לעיתים קרובות אנשים מתמודדים עם הצורך לכתוב מכתבים עסקיים, לעבודה ולמטרות אישיות. בשל העובדה שהסיבות לכתיבת מכתבים עסקיים מגוונות מאוד, ישנם מספר סוגים שלהם. אז, ישנם מכתבי כיסוי ותודה, מכתבי הצעה, מכתבי הזמנה, מכתבי תזכורת ועוד רבים אחרים. מאמר זה ידון במה זה מכתב בקשה, כיצד לחבר אותו נכון, וכן בתכונות של כתיבתו באנגלית.
מכתבי בקשה נערכים בדרך כלל במקרים שבהם השולח רוצה לקבל מידע מסוים על מוצר מסוים, לברר אם הוא זמין, או להבהיר כמה שאלות הקשורות לפעולתו. כמו כן, מכתב כזה נשלח על מנת להבהיר את תנאי אספקת הסחורה, תנאים ודרכי אספקה וכדומה. בעזרתו תוכלו לבקש מחירון ורשימת סחורות. איך כותבים מכתבבקשה?
כלל מס' 1. היה קצר וענייני
יש צורך לחשוב על המכתב לפרטים הקטנים ביותר: לעשות אותו קצר, מובן, תמציתי, המכיל רק את המידע הדרוש. חשוב שעובדי החברה המקבלת יבינו במהירות מה הם רוצים מהם ויתנו מענה מהיר.
כלל מס' 2: עקוב אחר המבנה של מכתב הבקשה שלך
בתחילתו של מכתב עסקי מסוג זה, עליך לספק את השם והכתובת של החברה ששולחת את הבקשה. אחריו שם החברה המקבלת. לאחר מכן נכתבת פנייה רשמית להנהלת החברה ועצם תוכן המכתב. הקפידו לכלול את מקור המידע על המוצר בו אתם מעוניינים, סיכום הבקשה למידע מסוים, שאלות נוספות, מידע על החברה שלכם ויתרונות שיתוף הפעולה. בסוף - החתימה.
כלל מס' 3: מכתב הבקשה חייב להיות מוצג
כדי שהחברה שאליה אתה פונה תיקח את בקשתך ברצינות ותקבל החלטה חיובית לגבי שיתוף פעולה, המכתב חייב להיראות הגון. ככלל, הוא מודפס על נייר מכתבים מיוחד, שיכיל לא רק את טקסט הבקשה, אלא גם פרטי קשר.
מכתב חקירה באנגלית (כמו, עקרונית, בכל שפה אחרת) נכתב לא רק בהתאם לכללים שלעיל, אלא גם תוך שימוש בביטויי חותמות וקלישאות מסוימות. השימוש בצורות מקוצרות של מילים אוביטויים, קיצורים, הפניות ל"אתה" וסימנים אחרים של סגנון דיבור. בחו"ל, כתיבת מכתבים עסקיים מטופלים באחריות רבה, כפי שמעידה קיומם של מספר עצום של הנחיות וכללים לכתיבתם. כמו כן, חשוב להשתמש במילים המעידות על כבודך ואדיבותך: הראה עד כמה שיתוף הפעולה עם המוען אומר עבורך. מכתב הפנייה מסתיים בהבעת רצון לקבל תשובה בהקדם האפשרי ואיחולי כל הטוב.
מכתב בירור, שדוגמה לכך ניתן למצוא בקלות ברשת, פופולרי מאוד כיום, שכן בעולם המודרני עולה יותר ויותר הצורך להשיג מידע על מוצר מסוים.
