בתחומי פעילות שונים של יחידים וישויות משפטיות, נעשה שימוש במערכת סיווג המסמכים המאושרת בשטח הפדרציה הרוסית. האוסף, האחסון, ההפצה והשימוש בניירות מתבצעים על ידי דיסציפלינה כמו עבודה משרדית. במאמר זה נלמד את כל היבטיו. שקול את הרעיון והסיווג של מסמכים, הפונקציונליות שלהם והיבטים אחרים של הנושא.
עבודה משרדית: הוראות כלליות
מלכתחילה, יש לציין כי תמיכה בתיעוד היא תחום פעילות מיוחד, המורכב מעיצוב, יצירה, אחסון ועיבוד של ניירות. דווקא במראה המסמך ובמידע שבו, כיצד מיושם ארגון העבודה עמו, תלויים במידה רבה הזמנים והנכונות של קבלת החלטה ניהולית כזו או אחרת, שיש לה מידה מסוימת של חשיבות. ניירות לוקחים בחשבון ומשקפים את הפעילויות של ארגונים, חברות, חברות. בקשר הזהשמירה על רישום משמשת כמרשם חוק. בתהליך הביקורות, קודם כל, אותם מסמכים המתעדים את פעילות החברה כפופים לעדכון.
מסגרת חקיקה
לפני ניתוח סוגי המסמכים וסיווגם, רצוי להכיר את המסגרת החקיקתית. לפיכך, החוק הפדרלי, המסדיר מידע והגנתו, קובע את החובה לתעד מידע ומגדיר מספר הגדרות בסיסיות. המעשה הנורמטיבי ששמו נועד גם להסדיר את היחסים הנוצרים בפיתוח ובשימוש לאחר מכן בטכנולוגיות מידע. יש לציין כי התיעוד המחייב נקבע על פי חוקים אחרים. בפרט, הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית קובע את המסגרת המשפטית לפעילויות ואת ההליך המקביל לעבודה משרדית. קוד המס של הפדרציה הרוסית קובע מסמכי מס סטנדרטיים, המהווים גם את אחד הסיווגים של מסמכים. באמצעותם ניתנת הנהלת חשבונות לעבודה מסחרית של יחידים וארגונים וכן עמידה בזמנים של ניכויים של תשלומי מיסים ואגרות לתקציב המדינה.
מלבד זה, החוק הנוכחי מגדיר דוגמאות של ניירות. לפיכך, הקוד האזרחי של הפדרציה הרוסית מספק דרישות לתוכן ולהרכב של חוזים, הסכמים, אמנות וכן הלאה. התקנות קובעות את הטפסים של אותם מסמכים שיש לשלוח בשיטות השונות הנהוגות כיום.
סיווג של מסמכי RF
ראוי לציין שהמערכת הניהולית של העבודה המשרדית של הפדרציה הרוסית כוללת סיווג בעל אופי רב-שכבתי. רצוי לשקול זאת ביתר פירוט. הסיווג העיקרי של מסמכים מניח את נוכחותם של הרכיבים הבאים:
- מסמכים ארגוניים ומנהליים. רצוי לכלול כאן החלטות, פרוטוקולים, הוראות, אמנות, צווים, הוראות.
- ניירות עזר ומידע הכלולים בסיווג מסמכים בעלי אופי כללי. אנחנו מדברים על תעודות, תזכירים, מעשים, מברקים, מכתבים וכן הלאה.
- לפי הצוות. חשוב לציין שסיווג זה של מסמכים כולל הצהרות, ספרי עבודה, מאפיינים, חוזים, הזמנות וכו'.
נהוג לייחד צורות כאלה של מסמכים כפרט, תבנית וסטנדרט. הדוגמאות המוצגות מרכיבות את סיווג המסמכים לפי מטרה.
סוגים אחרים של מסמכים
כדאי לדעת שמסמכים יכולים להיות פשוטים או מורכבים בתוכן. סיווג המסמכים החשבונאיים במקום הקבלה מרמז על נוכחותם של מסמכים חיצוניים ופנימיים. אם לשפוט לפי מוצא, הם מבחינים בין מסמכים אישיים לרשמיים. לפי חיי המדף, נהוג לסווג ניירות ערך לניירות ערך קבועים, וכן יותר או פחות מ-10 שנים. בהתאם לאות הפרסום, אומץ סיווג מיוחד של מסמכים רגולטוריים, המרמז על קיומם של מסמכים סודיים ולא סודיים. יש להוסיף כי הקבוצה הראשונה כוללת חסוי ומוחלטמסמכים סודיים. לפי שיטת ההקלטה נהוג להבחין בין חומרי סאונד, כתב יד, אלקטרוניים, גרפיים, צילום וסרטים וכדומה. הקיבוץ האחרון נקרא גם סיווג מסמכים לפי תכונות.
מסמכים דחופים ולא דחופים
ניתן לסווג ניירות ערך דחופים ולא דחופים. לפי השלבים נהוג להבחין בטיוטות, תמציות, מקורות (כלומר מקוריים) וכן עותקים. מסמכים בעלי אופי ממלכתי נכללים בקטגוריה נפרדת. בהתאם לחקיקה הנוכחית, מבנים מורשים מוציאים הוראות, צווים, הוראות, צווים, החלטות, גזירות והחלטות.
תיעוד ראשי
מומלץ לשקול בנפרד קטגוריה עשירה למדי של מסמכים ראשיים. זה כולל מאמרים עם מידע רקע שהושג בתהליך של מחקר, פיתוח, תצפית ופעילויות חברתיות אחרות. יצוין כי התיעוד העיקרי במחלקת הנהלת החשבונות נוצר במהלך ביצוע פעולות בעלות חשיבות כלכלית. היא פועלת כראיה או ראיה לעובדות מסוימות שכבר מומשו. קבוצת מסמכי המקור כוללת, למשל, תעודות, מעשים, חשבוניות, צווים וכדומה. לרובם מאושרים טפסים מאוחדים מיוחדים. לדוגמה, עד היום הוקמו צורות מיוחדות של מסמכים להנהלת חשבונות עבור פעולות סחר, רכוש קבוע, סילוק מזומנים ועבודה.
פרטי המסמך
אם אין טופס מאוחד לעיתון מסוים, נוצר טופס פנימי בחברה. עם זאת, בכל מקרה, פרטים מסוימים חייבים להיות שם:
- שם המסמך.
- תאריך הידור.
- שם הארגון.
- מהות הפעולה בעלת החשיבות הכלכלית.
- מכשירי מדידה.
- רשימת העובדים הפועלים כאחראים.
- חתימות אישיות של עובדים מורשים.
עבודה משרדית פנימית
בהתאם להנחיות הנהלת המבנה וביוזמת ראשי מחלקות עצמאיות רלוונטיות פיתוח הוראות שונות. קיבוץ מאמרים זה כולל מעשים סטנדרטיים ואינדיווידואלים. יצוין כי תוכנם של האחרון מתייחס בעיקר ליחידות ניהול, מחלקות, סדנאות המהווים חלק מהמבנה הארגוני של החברה. תיעוד אופייני, ככלל, נוגע לבתי המלאכה של ההפקה הראשית.
עליך לדעת שטיוטת התקנה נוצרת על ידי הקבלן, ולאחר מכן היא מוסכם עם המחלקה המשפטית של החברה. אם עולות התנגדויות או הערות, הן מופיעות בעיתון נפרד או בעותק שני של המסמך הנוכחי. פעולת המפתח בעלת אופי אדמיניסטרטיבי במפעל היא פקודת המנהל. בעזרת מסמך זה ניתן לגבש את נוהל פעילות המבנה, החלטות והנחיות, אירועים מסוגים שונים, תוצאות עבודה או תוצאות ביקורת.
דוח, הסבר והערת שירות
תזכיר הוא מסמך המציין עובדה או סוגיה מסוימת, מסקנה או הצעה. כדאי לדעת שניתן לשלוח אותו להנהלת הארגון או למבנה גבוה יותר. יש להבין מזכר כסוג של מכתב, אחת מצורות הסוג הפנימי של התכתבות בחברה. ככלל, הוא נשלח מחטיבות מבניות לכל נמען של החברה. היוצא מן הכלל כאן הוא הדרכה ישירה. יש לזכור כי תזכיר יכול להישלח גם על ידי פקיד ספציפי בחברה. ניתן להגדיר את המסמך בעל השם כאינפורמטיבי, פרואקטיבי או כדיווח.
יש להתייחס להערת הסבר כמאמר המשמש כהסבר לתוכן הוראות מסוימות של האקט הראשי (תכנית, דוח, תכנית). בנוסף, היא יכולה להסביר את הסיבות לאי מילוי הוראות מההנהגה או להפרת משמעת.
הוראות
ההוראות כרגע מסווגות לשתי קבוצות. מסמכים הנכללים בקטגוריה הראשונה מסדירים את הליך ביצוע תהליך מסוים במפעל בו לוקחים חלק פקידים, חטיבות וכדומה. יצוין כי תיאורי התפקיד (הקבוצה השנייה) הם הקובעים את הזכויות, החובות, האחריות והתפקוד של עובדים ספציפיים. ניירות אלו יכולים לשמש הסבר לנוהל לפיו יש לבצע את הוראות הצווים והחוקים (גזירות, צווים וכו'). יש להוסיף כי תיאורי תפקידיםיכול להיות משך קבוע או קבוע. עם זאת, ניירות ערך תמידיים נבדקים ונבדקים בכל 3-5 שנים בכל מקרה.
מסקנה
לכן, שקלנו את הרעיון, את הסיווגים העיקריים של ניירות ערך והיבטים אחרים של הנושא. לסיכום, יש לציין שכיום עבודה משרדית בשטח הפדרציה הרוסית היא קטגוריה מפותחת למדי. בשלב הנוכחי של חיי האדם, פעילות זו כוללת הבטחת היווצרות המוסמכת ובזמן של המסמכים הדרושים, כמו גם ארגון עבודה עם מעשים (כלומר, קבלה, שידור, עיבוד, הכנה, בקרה, אחסון, רישום, שיטתיות, הכנה עבור אחסון והשמדה). הסדרת הטכנולוגיה המשרדית מיושמת בהתאם למספר תחומים. רצוי לכלול תקינה, רגולציה חקיקתית, וכן היווצרות פעולות משפטיות ורגולטוריות ומתודולוגיות בעלות חשיבות לאומית.
כך או אחרת, הארגון ושמירת הרישומים לאחר מכן דורשים נוכחות חובה של מיומנויות מיוחדות וידע מקצועי. לכן, ליישום עבודה זו בחברות, נוצרות מחלקות או שירותים מתאימות. ראוי לציין כי בחברות קטנות, מזכירות עוסקות בעבודה משרדית, ועובדים המוסמכים על ידי ראש אחראים על מצב המסמכים של המיזם. בכל מקרה, לכל קיבוץ מסמכים חייב להיות מקומו. בדרך כלל הם מאוחסנים בארונות מיוחדים חסיני אש. ולבסוף, עובדים עשויים להיות כפופים לדין משמעתי בגין שמירת רישום לא נאותה. יש לזכור זאת בעת יישום ידע בפועל.
