הדחיפות בתכנון גוברת בתנאי שוק כתוצאה מחיפוש אחר דרכים רציונליות ויעילות לחברה לשרוד בתנאים של חוסר יציבות. זהו המרכיב העיקרי בפעילות של חברה מכל צורה ארגונית ומשפטית. התכנון מכסה את כל ההיבטים של תפקוד החברה, ולכן יש הרבה צורות וסוגים שלו.
מהות המושגים
תוכנית היא מסמך המהווה תוכנית לעתיד שהחברה רוצה לראות בפרק זמן מסוים (כתוצאה מכך), המכיל אמצעים יעילים ליישומו. המאפיין העיקרי של התכנית הוא תכליתיותה, שכן היא מתוכננת באופן שיבטיח יישום יעיל של המטרה. זה צריך לספק אילו פעולות יובילו ליעד המיועד.
התכונה החשובה השניה של התהליך: היא הבסיס לכל שאר פונקציות הניהול, כי ללא תהליך כזה אין ארגון מוצלח, ניהול אנושימשאבים ושליטה.
תכונה חשובה נוספת של התהליך היא השלמות שלו. המשמעות היא שהתהליך צריך להיות פונקציה של כל מנהל בכל רמת ניהול, ואז הוא הופך לכלי שימושי להשגת יעדים. תוכניות שנוצרו ברמות שונות של קבלת החלטות בארגון צריכות להיות משולבות זו בזו כדי לסייע בקבלת החלטות טובות, להשיג יעדים ולנטר אותן באופן שוטף.
הכלל האחרון הוא שתוכניות חייבות להיות יעילות ביישום. זה קורה כאשר היישום שלהם משיג את המטרה במינימום השלכות בלתי רצויות ועם תוצאות העולות על העלויות.
התוכנית צריכה לספק רציונל שעליו ניתן לבסס את החלטת ההנהלה להקצות כספים להוצאות הכרחיות מבלי להיכנס לפרטים. התוכנית צריכה להיות קצרה ככל האפשר - לא יותר מ-6-8 עמודים (לא כולל דיאגרמות ומצגות אחרות). יותר מדי פרטים מסתירים את התמונה הגדולה.
אם, למשל, תוכנית מוצר אמורה להיות מוצגת בעל פה בפגישה או בפגישה, מנהל המוצר חייב להיות זמין לענות על כל שאלה. עבור חברי ההנהלה הבכירה, אין דבר מתסכל יותר מאשר להאריך או אפילו לדחות פגישה כי המנהל לא היה מוכן לכך.
הגרסה הכתובה של התוכנית צריכה לכלול תוצאות היסטוריות, מידע על סיכונים והזדמנויות שזוהו, תחזיות מכירות, יעדים שנקבעו, השפעת המכירות על חשבון רווח והפסד, שיווקיעדים שנקבעו למוצר או לקו שלו, כמו גם אסטרטגיות מדויקות להשגת המטרות. זה צריך לכלול תרשימים (דוחות פיננסיים) שיאפשרו לך להעריך במהירות את התוכנית, כמו גם את השפעתה על המצב בחברה.
פריט
נושא התכנון הוא היעדים (סופיים וביניים, מצב העניינים הרצוי), אליהם יש לחברה משימות, דרכים להשגת יעדים אלו, המשאבים הדרושים (אישיים, חומריים, כספיים, מידעיים).
באופן כללי, התהליך עצמו כולל צורות של חיזוי, צורות של תכנון עבודה.
תחזית מבוססת על מחקר מדעי של תופעות ותהליכים עתידיים, מכיוון שנתוני תהליך הם מידע על הצורה הסבירה ביותר של העתיד. התוכנית כמערכת של החלטות מרמזת על פיתוח אקטיבי של החברה.
תכנות הוא מערך של פעילויות שמטרתן לבסס תיאור רשמי של מטרות הארגון ולקבוע את הדרכים הטובות ביותר ליישם אותן. יצירת תוכנית כוללת גם עיצוב הפעילות העתידית של החברה. זה שונה מתכנות בעיקר בכך שפותחות מספר תוכניות (אפשרויות), והתוכנית היא אחת.
מסמך זה הוא חובה בארגונים בזמן שהתחזית היא הנחה.
תוכנית היא קבוצה של החלטות שהתקבלו, בעוד שתחזית מציינת כיוונים ודרכים להשגת יעדים.
סיווג מיניםוטפסים
יש הרבה סיווגים לפי סוגים וצורות תכנון שונות. חלוקת התכניות לפי קריטריון סובייקטיבי נוגעת לאותן אפשרויות המוכנות על ידי המיזם עצמו. נוצרות תוכניות לצרכי יחידה ארגונית (לדוגמה, מחלקת שיווק, מחלקת כספים), מיזם (לדוגמה, סניף של חברה), או ארגון שלם (חברה).
על פי קריטריון הסיווג בקנה מידה, יש להבחין בין הצורות הבאות: פיצול ותוכניות בעיה.
הראשון שבהם מכסה תחום צר של בעיות או תחום אחד (לדוגמה, מסמך המקדם שירותי חברה).
תוכניות בעייתיות מכסות נושאים נוספים ולוקחות בחשבון את כל הנתונים הקובעים את הצלחת המטרה העיקרית של החברה (למשל, תחזית פעילויות הפרסום, תוך התחשבות בתקציב הכספים שהוקצו למטרה זו, ופוטנציאל הנחיות לפיתוח היקף השירותים הניתנים על ידי החברה).
תכנון בחברה קובע מראש את מערך הכלים, הטפסים והשיטות שלה. בין השיטות העיקריות ניתן לפרט: איזון, ניסוי-סטטיסטי, נורמטיבי, כלכלי-מתמטי. ניתן ליישם שיטות אלה על צורות שונות של מסמכים.
הסוגים העיקריים וצורות התכנון הם: אסטרטגי, טקטי, תפעולי, שיווקי, פיננסי, תכנון עסקי.
מאפייני תכנון פיננסי
הנקודות העיקריות הקובעות את ערך התכנון כתהליך הן כספים. סוג זה של מסמך מבוסס על הדברים הבאיםמפרטים:
- משאבים פיננסיים של החברה;
- סכומים וסוגי ביקוש כספיים;
- מבנה השקעות - לטווח ארוך ולטווח קצר;
- כמויות של אספקת כסף ותנאי השקעה הדרושים;
- ערבויות אשראי נדרשות;
- מאזן החברה, רווח צפוי ותזרים מזומנים מתוכנן (כולל עלויות הקמה, הוצאות תפעול ורווחיות);
- פרויקט החזר הלוואות;
- ההכנסה והמסים של השנה שעברה (בהתאם לדרישות הבנק);
- תחזית פיננסית עתידית לחברה - מ-3 עד 5 שנים;
- מאזן החברה, כלומר נכסים והתחייבויות.
מאפייני תכנון שיווק
צורת התכנון והחיזוי השיווקי כוללת מסמך כתוב בו נקבעים יעדים, נבחרים אמצעים להשגתם, היקף אחריות העובדים קבוע, נקבעים דרכי התקציב ודרכי הבקרה. מדובר בעיקר במסמך המתמקד בנושאים אקטואליים ותפעוליים. עם זאת, יש לזכור כי יש לקשר אותו לאסטרטגיית הפיתוח ארוכת הטווח של המיזם.
תכנון השיווק מאפשר לחברה לארגן את פעילותה, לקשר אותן ליעדים ולמדוד יעילות ויעילות. ככלל, מסמך כזה נוצר לשנה אחת עקב הצורך לחשב את ההשלכות במפעלים.
כללים ליצירת מסמך שיווק:
- ניתוח המצב;
- הגדרת המטרה;
- בחירת כלים ליישום משימות;
- budgeting;
- קביעת לוח הזמנים של אירועים ומשימות;
- בקרת ביצוע.
מאפיינים של תכנון אסטרטגי
התוכנית האסטרטגית היא מרכזית בין מינים וצורות. ניתן להגדיר זאת כמערכת של החלטות לגבי המטרות העיקריות והמכוונות של המיזם, המשאבים והשיטות הדרושים להשגתן.
תכנון אסטרטגי עוסק בהחלטות שיש להן השלכות ארוכות טווח שלא ניתן לשנות. בכל הנוגע לנושא ההחלטה, הם משקפים בעיקר את תחומי הפעילות בהם המיזם רוצה לפעול ואת תפיסות (אסטרטגיות) התחרות בתחומים מסוימים.
תחום העסקים פירושו השוק וסוגי המוצרים, בעוד הבחירה במושג התחרות עוסקת בקביעת העמדה האסטרטגית או השיטה של האדם להשגת יתרון תחרותי בתחומי פעילות מסוימים. יש צורך לקבוע, למשל, האם להפוך לספק מוביל בשוק למוצרים סטנדרטיים בשל מחיר נמוך (תחרותי). זו האסטרטגיה של מוביל העלות. או שאתה יכול ליצור מוצר משלך עם כמה מאפיינים מיוחדים, שזו אסטרטגיית הבידול.
לתכנון אסטרטגי יש חשיבות רבה לחברה, שכן הוא הדרך העיקרית לקבוע את הכיוון, היקף ומבנה ההתפתחות של החברה. הוא מבוצע בעיקר על ידי הגופים הגבוהים ביותר בחברה ומתבצע בתדירות גבוהה יחסית.
מאפייני תכנון טקטי
תוכנית טקטית בין טיפוסים וצורות היא אוסף של החלטות שמגדירות יעדים הקשורים בעקיפין למשימות שנוסחו במסמך אסטרטגי. התכנית כוללת גם צעדים בנוגע לכללי הקצאת משאבים בהתאם למשימות הקיימות והגדרת כללים לשימוש יעיל בהם בביצוע משימות אלו.
תכונות של תכנון תפעולי
אפשרות תפעולית כצורה של תכנון ארגון היא אוסף של החלטות המגדירות משימות ופעולות ספציפיות הנחוצות לביצוען הנכון בזמן ובתנאים שנקבעו בקפדנות שיש להקפיד עליהם בעת מימוש מטרות ופעילויות אינדיבידואליות (טכנולוגיות, כלכליות), ארגוני), כמו גם תנאים חיצוניים (כגון הגנת הסביבה).
נושא התכנון התפעולי הינן כולן החלטות שיש לקבל באופן שוטף בתחומי פעילות החברה השונים על מנת ליישם את האסטרטגיה בזמן ואפקטיבי ולהבטיח את הישרדות והתפתחות החברה.
תכונות של תכנון עסקי
תחזית עסקית היא צורה ושיטה מיוחדת לתכנון פיתוח חברה. תוכנית עסקית היא מסמך תחזית למימוש האינטרסים של החברה. ניתן לסווג כך: חיצוני ופנימי.
התוכנית העסקית החיצונית משמשת לגיוס כספים ביישום הן של תחזית אסטרטגית (לדוגמה, מסמך פיתוח) והןמסמך הפעלה (לדוגמה, תוכנית פיצויים). הוא פונה לגורמים חיצוניים שונים (לקוחות, רשויות, דעת קהל), שם עליו ליצור תדמית הולמת של החברה וסיכויי הפיתוח שלה.
התוכנית העסקית הפנימית משמשת ישירות לניהול או לשיפור הניהול והיא נוגעת ליחידות בודדות, לא לכל הפעילויות.
תוכנית עסקית טובה צריכה להכיל את המרכיבים הבאים:
- תקציר מנהלים;
- ניתוח שוק ותחרות;
- תיאור החברה ופעילותה;
- פורמט ההצעה ושיטת היישום שלה (תיאור האסטרטגיה השיווקית);
- פרופיל ארגוני של חברה;
- פרופיל טכני;
- מסמך פיננסי;
- הנחות וסיכונים, כלומר, ניתוח החולשות של העסק הזה (ניתוח SWOT);
- לוח זמנים לעבודה.
צורות בסיסיות של תכנון זמן
בהקשר לאופק התכנון, ניתן להבחין בין סוגי התהליכים הבאים: לטווח ארוך (פרספקטיבה), לטווח קצר (נוכחי) ולטווח בינוני (לטווח ארוך - 2-3-5 שנים).
תוכניות ארוכות טווח עוסקות בפעילויות פיתוח, כיצד החברה תשיג עמדה תחרותית, תחזק את מעמדה בשוק, תגדיל את ערך הנכסים, תפתח פרופיל, אופי הפעילות וכו'. תוכניות אלו מוכנות למספר או עשורים ב- לְקַדֵם. לפיכך, יש להוסיף להם תוכניות לטווח קצר ובינוני. בתוכניות כאלה קל יותר לקחת בחשבון את כיוון השינויים בסביבה, את היעדים התפעוליים של החברה,תנועות תחרותיות או דרישות שוק המוצרים.
מאפיינים של סוגי תכנון אחרים
בנוסף לצורות העיקריות: טקטיות, אסטרטגיות ומבצעיות, יש גם פיתוח של טפסי תכנון בכיוון של חיזוי אקראי (מצבי).
תוכניות אקראיות הן בדרך כלל תוכניות בעייתיות, שהמשימה העיקרית שלהן היא לפתור בעיה או מצב ספציפי ולשפר אזורים מסוימים בחברה.
תכנון תקופתי מתרחש לרוב בארגונים שנמצאים בדעיכה וצריכים להתחדש (לארגן מחדש) או לבצע משימות רציניות יותר של פיתוח טפסי תחזית. לרוב הם עוסקים בפיתוח תוכניות ארגון מחדש (כולל מתקנות) ובסיכויים לפיתוח (כולל מה שנקרא תחזיות עסקיות).
תכניות ארגון מחדש משמשות לעתים קרובות במפעלים בבעלות ממשלתית המנהלים הליכי ארגון מחדש עבור חברות בקשיים פיננסיים, ובארגונים המופקדים על ניהול חוזים.
תכניות פיתוח קיימות עבור ארגונים המבקשים הלוואה בנקאית למטרות השקעה, ולארגונים המיישמים פרויקטי פיתוח גדולים (תוכניות השקעה הדורשות גיוס הון).
תכונות בחינוך
מערכת החינוך מספקת צורות מיוחדות של תכנון בהתאם לתקן החינוך של המדינה הפדרלית. ביניהם:
- complex-thematic, whichמורכב ממערכת של שיטות בהתאם לתוכנית החינוך שנקבעה על פי התקן;
- מבטיח היא קביעה מוקדמת של סדר ורצף שלבי התהליך החינוכי לשנת הלימודים;
- ציקלוגרם - תחזית ארגון הפעילויות החינוכיות לפי קבוצות גיל;
- לוח שנה-נושא - קביעה מוקדמת של סדר העבודה החינוכית, תוך ציון השיטות, התאריכים, התקנים והאמצעים הנדרשים.
לכן, תפקיד התכנון על צורותיו וסוגיו השונים עבור ארגונים מודרניים הוא גדול.
