המשאבים העומדים לרשות הארגון (חומריים, זמניים ואחרים) הם סט של כספים שיכולים לשמש בתהליך של ייצור סחורות, מתן שירותים או ביצוע עבודה. במילים אחרות, אלו היתרונות שהארגון משתמש בהם כדי ליצור יתרונות אחרים. לכן בספרות הם נקראים משאבי ייצור. הטבות אלו משמשות ארגונים מסחריים ולא מסחריים שונים, כמו גם יזמים, בעלי משקי בית.
אם ניקח בחשבון משאבים כלכליים מנקודת המבט של ישות כלכלית שפעילותה מכוונת ליצירת קבוצה מסוימת של סחורות, אז הם מכירים במקורות כאלה הנחוצים לעשיית עסקים ולפתרון בעיות ייצור. מאפיין כזה מבוסס על מאפיינים כמותיים של משאבים ספציפיים.
Classification
קבוצות המשאבים הבאות נחשבות לסוגים העיקריים:
- Human.
- זמני.
- Technological.
- אינפורמטיבי.
- פיננסי.
- חומר.
- Energy.
כולם חשובים ביותר לארגון.
סיכום משאבים
משאבי אנוש נמצאים בראש הרשימה. האנשים - מומחים, מנהלים, אחזקה ואנשי צוות אחרים - הם הכוח המניע של המיזם. היעילות של החברה, התחרותיות שלה תלויה ברמת ההכשרה שלהם.
משאבי אנרגיה וחומר חשובים לא פחות עבור המיזם. בלי אנרגיה אי אפשר להתחיל בייצור. הבסיס של כל מוצר הוא חומרי גלם, מוצרים מוגמרים למחצה ומשאבים חומריים אחרים.
העתודות הזמניות של המיזם מוגבלות מאוד. המשאב הזה הוא ייחודי: לא ניתן לצבור אותו. אי אפשר לבזבז חלקית או למתוח את תקופת השימוש בו. הזמן הוא בלתי הפיך. הרציונליות של השימוש במשאבי מרחב-זמן קובעת ישירות את היעילות של ניהול המיזם.
חשובה לא פחות היא רמת הארגון של איסוף נתונים, עיבוד, חיפוש, אחסון והעברת נתונים. על המיזם להיות בעל משאבי מידע מספיקים לביצוע פעילויות. מנהלי חברות צריכים לדעת את המוזרויות של תנאי השוק, את הפרטים של המתחרים, את הדינמיקה של היצע וביקוש. יחד עם זאת, מקורות הנתונים באינטרנט חייבים להיות אמינים ורשמיים, כדי שהמשאבים המבוקשים לא יתבררו כבלתי זמינים באופן זמני. במידת האפשר, יש להשתמש במספר מקורות מידע. שׁוֹנִיםמשאבי אינטרנט יספקו מידע מלא יותר. ואם משאב אחד אינו זמין באופן זמני, אתה יכול להשתמש במשאב אחר.
מיזם שאין לו מספיק משאבים פיננסיים עלול להישאר מחוץ לשוק. מזומן חשוב ביותר לעבודה: הוא משמש לרכישת ציוד, תשלום לצוות. זמן ומשאבים כספיים קשורים זה לזה באופן הדוק. לעתים קרובות, מיזם משתמש בכספים שאולים לצורך פיתוח, אותם יהיה צורך להחזיר. כדי לעמוד בהתחייבויותיך כראוי, עליך לארגן כראוי את זרימת העבודה. משאבים זמניים וכספיים, יחד עם עבודה, נותרו כיום אמצעי הייצור החשובים ביותר.
בעולם המודרני, מיזם שמכניס טכנולוגיות מתקדמות לפעילותו נחשב לתחרותי. הם מאפשרים לך להגדיל את הפרודוקטיביות, להשיק מוצרים חדשים עם איכויות צרכניות גבוהות בשוק.
ניהול זמן
מערכת ניהול משאבי הזמן של חברה זו כוללת מספר אלמנטים, שהשימוש בהם בשילוב יכול לייעל משמעותית את תהליך הייצור. זה מושג על ידי צמצום משך הזמן של פעולות טכנולוגיות ואחרות. בניהול, משאבים זמניים נחשבים לחוליה מרכזית בעסק. הוא מורכב מ:
- ניתוח של שימוש בזמן.
- הגדרת יעדים שההנהלה מצפה להשיג.
- תכנון ייצורזמן.
- פיתוח שיטות להילחם בבזבוז משאבי זמן.
מאפיינים של אלמנטים
באמצעות ניתוח, מנהלים יכולים לזהות את העובדות של שימוש לא רציונלי במשאבי הזמן של הארגון והגורמים להם. יחד עם זאת, בין כל הנסיבות, נקבעות העיקריות, הלא טובות ביותר.
מרכיב הכרחי במערכת ניהול הזמן הוא הגדרת יעדים. מנהלים חייבים להבין בבירור מדוע ניהול זמן נחוץ לארגון. גיבוש היעדים מאפשר לנווט בשיטות של ניהול זמן בעתיד.
במהלך התכנון נערכת רשימת משימות, שלפתרונן מוקצבת תקופה מסוימת. ליישום נכון של פונקציות, על המנהל להבין בבירור כמה משאבי זמן יש לו.
תכונות ניתוח
השלב הראשון באופטימיזציה של משאבי הזמן של הארגון צריך להיות הערכת השימוש הנוכחי בהם. זה מאפשר לך לזהות הפסדים, חולשות וחוזקות של משטר העבודה. ניתוח כזה נחוץ במיוחד כאשר הארגון מוציא משאבי זמן משמעותיים, וההשפעה של זה היא מינימלית. חשוב גם במקרים בהם המנהל אינו יודע כמה זמן לוקח להשלים פעולות ייצור מסוימות, אילו גורמים יכולים לעורר או להגביל את פריון העבודה.
כדי לבצע את הניתוח, יש צורך לארגן מערכת של חשבונאות אמינה של משאבי הזמן של המיזם. השיטה היעילה ביותר כיום נחשבת לניהול רישומים ביומנים מיוחדים אובמחשבים. במקרה האחרון, אתה יכול להשתמש במגוון תוכניות כדי לייעל את החשבונאות. צריכת משאבי זמן יכולה לבוא לידי ביטוי גם בטבלאות. הם חייבים לכלול את המידע הבא:
- סוג הפעילות.
- משך העסקאות שבוצעו.
כדאי לשמור תיעוד בזמן העבודה.
שאלות לניתוח
כדי לקבוע את החוזקות והחולשות של הוצאת משאבי זמן, עליך להגדיר:
- האם העבודה שנעשתה הכרחית עבור החברה? אם יתברר שיותר מ-10% מהזמן נוצל לפעילות שגויה, אז למפעל יש בעיה עם סדר העדיפויות הנכון.
- האם השקעת משאבי זמן הייתה מוצדקת? אם יותר מ-10% מהמקרים לא היו שווים את הזמן, אז יש להבין ולנתח את הסיבות לכך ולקחת בחשבון את התוצאות בעתיד.
- האם המרווח ליישום יעדי הייצור נקבע באופן סביר? אם יותר מ-10% מהזמן הושקע במשימות, שהמרווח עבורן נקבע באופן ספונטני, אזי ארגון תכנון הזמן מאורגן בצורה גרועה בארגון.
ניתוח זה מאפשר לך לזהות את "גנבי הזמן", כדי לקבוע שגיאות שונות בהוצאת משאבי זמן, הגורמים להן. בהתבסס על התוצאות שהתקבלו, מפותחות שיטות לייעל את כל תהליך הייצור והפעולות המבוצעות על ידי עובדים ספציפיים.
עקרונות תכנון בסיסיים
איךבפועל מראה כי כדאי יותר לתכנן רק חלק מהעבודה (60%). תהליכים שקשה לחזות, לא ניתן לתכנן את הסחות הדעת במלואן. זה נובע מהפרטים של פעילות המנהל. העובדה היא שרוב הזמן המנהל אינו מבלה ישירות במקום העבודה, שכן יש צורך באינטראקציה עם קבלנים ונושאים אחרים, כדי להחליף מידע.
יש צורך להשאיר פרק זמן מסוים כעתודה. תזדקק לזה כדי לעבוד עם לקוחות בלתי צפויים, שיחות טלפון, כוח עליון.
כדי שתהיה לך תוכנית יעילה, עליך להיות בעל חזון ברור לגבי היעדים הבאים שלך. רצוי להבדיל אותם לטווח ארוך, בינוני וקצר, כדי לזהות סדרי עדיפויות.
יש לעבוד על כל תוכנית באופן עקבי, שיטתי וקבוע. יש להביא תמיד עסק שהתחיל למסקנה ההגיונית שלו.
יש צורך לתכנן רשימה כזו של משימות שהחברה באמת יכולה להתמודד איתן, תוך התחשבות בנכסי הייצור הפוטנציאליים שלה (כולל חומרי וכסף).
המושג של משאבים זמניים הוא תוכנית לפיה ארגון יכול לייעל את עבודתו ללא הפסד גדול. כאחת מפעילויות החובה, היא כוללת תיקון תוצאות, לא פעולות. תוכניות צריכות לשקף יעדים או תוצאות, לא פעולות. זה הכרחי כדי שמאמצי החברה יתמקדו באופן מיידי בהשגת יעדים, שימוש רציונלי במשאבי הזמן של הפרויקט. זה יאפשראירועים לא מתוכננים של ארגון.
השלמה של הפסדים זמניים עדיף לבצע באופן מיידי. לדוגמה, עדיף לעבוד יותר פעם אחת מאשר לסיים משהו למחרת.
כפי שהתרגול מראה, העבודה לוקחת כמה זמן שהיא זמינה. בהקשר זה, יש צורך לקבוע נורמות מדויקות, לספק בתכנית תנאים הכרחיים באמת.
מומלץ לבדוק מחדש ולעבד מחדש את התוכנית מעת לעת, להעריך את האפשרות להשלמת משימות מלאה.
חשוב כשמתכננים לתאם את מצבי העבודה של עובדים שונים.
ניואנסים
התכנון צריך להיות ממוקד בהשגת יעדים ארוכי טווח. הם, בתורם, חייבים להיות מפורקים לחלקים תפעוליים. התכנון מחזק את ההתקדמות ההדרגתית, את הפירוק של המשימה העיקרית למשימה פרטית. זה מאפשר לך להפיץ פעולות שונות בזמן.
לפני פיתוח שיטות לחיסול הגורמים לאובדן זמן, יש צורך לזהות ולנתח אותם. יש להבין כי עבור גורמים טיפוסיים, ישנן שיטות אופייניות לשליטה. עם זאת, כל מקרה לגופו שונה, ולכן יהיה צורך בגישה מתאימה.
בידול משימות ספציפי
כפי שצוין לעיל, בתכנון חשוב לחלק את המטרות והיעדים לקבוצות:
- לטווח ארוך. קטגוריה זו כוללת משימות ויעדים, אשר יישומם מתבצע בשלבים. במילים אחרות, להשיג לטווח ארוךיעדים צריכים להשלים משימות ביניים.
- אמצע קדנציה. הם נקראים גם טקטיים. משימות כאלה אמורות להיות מיושמות בהקדם, אך לא בדחיפות.
- לטווח קצר (נוכחי או תפעולי).
הבחנה בין יעדים בפעם הראשונה היא קשה מספיק. אבל אם תתרגל כל הזמן הפרדה, אז מאוחר יותר ניתן יהיה לייחד משימות ויעדים קצרים וממושכים, לזהות את השיטות הרציונליות ביותר להשגה.
שגרה יומית
לוח זמנים עבודה מתוכנן היטב יעזור להשיג לא רק יעדים לטווח בינוני, אלא גם לטווח ארוך. בנוסף לאופטימיזציה של השימוש במשאבי הזמן של הפרויקט, השגרה היומיומית הנכונה מאפשרת לשמור על המצב הנפשי של הצוות תקין. הרי אם לכל עובד תהיה תוכנית ברורה ועקבית, הוא ירגיש בטוח יותר. לא תהיה הרגשה שאין לו זמן למשהו, שמשהו מסיח את דעתו וכו'.
הכיוונים העיקריים לייעול השימוש בזמן הם:
- הבטחת עומס עבודה שווה לעובד.
- ציוד של מקום העבודה עם הפריטים והציוד הדרושים.
- הבטחת זרימת עבודה חלקה.
- הצדקת עבודה.
- שיפור שיטות וטכניקות ייצור.
- שיתוף עובדים בפעילויות בהתאם לכישוריהם.
- קביעת שכר הולם.
מלאי זמן
זה כרוך בחשבון כמותי של משך הזמן של שונהפעילויות. בדרך כלל מלאי מתבצע במהלך תקופה מסוימת ובמרווחים מסוימים. בהתאם לתוצאות המתקבלות מתבצע ניתוח עלויות הזמן. השיטה הפשוטה ביותר היא לחשב הוצאה מוחלטת או יחסית לפי פעילות. בניתוח מורכב יותר, ניתן להשתמש במקדמים שרירותיים, המשקפים את האינדיקטורים האיכותיים של הוצאות זמן. עם כמות גדולה של מידע, נעשה שימוש בשיטות מתמטיות וסטטיסטיות.
רוב הטכניקות האנליטיות משמשות במלאי, אך מאוחר יותר הן יכולות לשמש ככלים לתכנון זמן תפעולי ואסטרטגי, מעקב אחר ביצוע המשימות.
אלגוריתם מלאי
במונחים כלליים, ניתן לייצג אותו באופן הבא:
- הכנה להליך.
- לקיחת מלאי.
- ניתוח.
- התאמה של אסטרטגיית ניהול.
שלב ההכנה
זה מורכב מהשלבים הבאים:
- הגדרה של סוגי עלויות הזמן, הניסוח הברור שלהן בצורה של קטגוריות עצמאיות לחשבונאות ותצפית.
- הגדרה של פרמטרים נוספים להערכה איכותית.
- תכנון ארגון תהליך המלאי. יש צורך לקבוע את משך הזמן הכולל, התדירות, כמות המשאבים. כדאי גם לשקול מערכת לשיקוף כמותי של תוצאות, קידוד אינדיקטורים והכנת טפסי חשבונאות.
מלאי ביצוע
ההליך מתבצעגם בכמה שלבים:
- בתקופת הזמן שנקבעה, העלויות נרשמות בטפסים מוכנים.
- הנתונים שהתקבלו מקובצים באופן ראשוני ומוכנים לניתוח נוסף. בפרט, פרמטרים איכותיים מוערכים ומחושבים אינדיקטורים כמותיים.
מעבד נתונים שהתקבלו
ניתן לבצע ניתוח עלויות זמן בכיוונים שונים. לדוגמה, מתבצעת אומדן של הוצאת משאבים על:
- פעילות עיקרית. האינדיקטורים נקבעים בהתאם לפעולות, משימות וכו'.
- פעילויות מחוץ לעבודה.
- התערבות בעבודה.
כרכים וכיווני ניתוח שהמנהל יכול לבחור באופן שרירותי בהתאם לקנה המידה של היעדים שנקבעו במהלך המלאי.
תוצאת הניתוח מנוסחת על בסיס מטרות המחקר. אלה יכולים להיות פשוט תיאורים של הזמן המושקע, הדפוסים שלהם, תחזית של שינויים במערכת ניהול הזמן בעת חשיפה לכל אחד מהמרכיבים שלה, וכו'.
תוצאה אופיינית של המחקר היא ביסוס דפוסים הקשורים ליעילות (או חוסר היעילות) של השימוש במשאבי זמן.
בהתאם לאינדיקטורים שהושגו, מפותחים דרכים ואמצעים להתמודדות עם הפסדים זמניים.
שינוי באסטרטגיה
דרך חדשה לניהול זמן פותחה על בסיס ניתוח של דרכים ואמצעים להתמודדות עם הפסדי זמן, שיטות נוספותשימוש יעיל במשאב בשלב גיבוש היעדים והתכנון. על המנהל ליישר את היעדים והיעדים הצפויים להגיע ליישום האסטרטגיה עם התוכנית ליישום יעדי הייצור העיקריים. יש לבטל את כל אי ההתאמות שזוהו. במידת הצורך, האסטרטגיה של החברה נבדקת.
קונספט של ערך זמן של משאבי כסף
הכותב שלו הוא I. Fischer, נציג בית הספר הכלכלי הניאו-קלאסי.
כפי שאתה יודע, לאותו סכום בזמנים שונים יכולים להיות ערכים שונים. היום, למשל, זה יכול להיות יקר יותר מאשר בעוד 3 שנים. ישנן מספר סיבות שקובעות את הערך הלא שוויוני של כסף המגיע בתקופות זמן שונות. ביניהם, העיקריים שבהם:
- אינפלציה.
- סיכון לאי קבלת סכומים צפויים.
- מחזור נכסים, המובן כיכולת של כסף לייצר הכנסה בשיעור מקובל עבור משקיע.
למשאבים פיננסיים המבוססים על כסף יש ערך זמן. זה נחשב בשני היבטים:
- כוח קנייה. זה משתנה בהתאם לתקופה, לאינטרסים של הצרכן ולנסיבות אחרות.
- מחזור ההון והפקת הכנסה מכך. מטרת הכסף היא להביא כסף. יחד עם זאת, הקבלות הקרובות יהיו בעלות פחות ערך מאשר הקבלות האמיתיות.
מהר
לעתים קרובות מאוד זה מוביל לאובדן זמן. חיפזון הוא מצב שבו לראש המיזם אין הזדמנות לחשוב עליו זמן רבלהחליט. כתוצאה מכך, הוא בוחר את הטריק הראשון שעולה על דעתו. לעתים קרובות אפשרות זו רחוקה מלהיות היעילה והמועילה ביותר.
בהיותו במצב כזה, קשה לאדם להעריך כראוי מה קורה, לעשות עבודה איכותית. בחיפזון מתרחשות שגיאות שונות שמתחילות לעצבן, הופכות לגורמים למצב רוח רע. כתוצאה מכך, אדם יכול בדרך כלל לאבד את העשתונות שלו, לעזוב את העסק מבלי להביא אותו לסיומו.
אומרים שהמהר נובע מכך שאין תוכנית להיום. אדם פשוט לא יודע מה לעשות היום, מחר. ישנם מצבים שבהם חלק מהמשימות מופיעות באופן בלתי צפוי, והעובד שואף לעשות הכל ביום אחד. כתוצאה מכך, פריון העבודה, איכות העבודה מופחתת משמעותית, אתה צריך להשקיע יותר זמן בתיקון טעויות.
כדי למנוע את כל הבעיות האלה, עליך לתכנן כל יום של פעילות עבודה.
שיפורי הבית
הצורך לקחת את העבודה הביתה הוא תוצאה של הארגון האנאלפביתי של תהליך העבודה והסיבה לירידה בפריון. מצב זה עלול להיווצר עקב סדר עדיפויות שגוי: פתרון משימות עדיפות נדחה למועד מאוחר יותר, ובמקומן מתבצעות פעולות לא כל כך חשובות, אך לטענת האדם הן מהירות. כתוצאה מכך, אני צריך לסיים את העבודה בבית.
בינתיים, הבית הוא מקום מנוחה. שיפורים מתמידים מביאים לירידה בזמן המוקצב לתקשורת עם המשפחה. לאדם אין זמן לנוח טוב, אשר, בשלותור מוביל לירידה בפריון העבודה. בגלל זה, במקום העבודה, הוא זקוק ליותר זמן כדי לבצע משימות, והוא שוב צריך לקחת את העבודה הביתה. זה רק יגדל עם הזמן.
מסקנה
היכולת לתכנן בבירור את היום, לנתח עלויות זמן, לקבוע סדרי עדיפויות היא האיכות החשובה ביותר של כל מנהיג. מערכת ניהול הזמן מבטיחה אופטימיזציה של פעילות העבודה, מאפשרת לשמור על אווירה נוחה בצוות ושימוש רציונלי במשאבי זמן.
אף מיזם אחד לא יכול להישאר תחרותי, גם כאשר משתמשים בטכנולוגיות חדשניות, המושכות מומחים מוסמכים ביותר, אם תהליך הייצור אינו מאורגן כראוי. המשימה של המנהל היא לזהות בזמן עלויות זמן בלתי סבירות ולחסל את הסיבות שלהן.
