עיצוב מבנים ארגוניים היא מתודולוגיה שלב אחר שלב המזהה היבטים לא מתפקדים של זרימת עבודה, נהלים ומערכות, מיישרת אותם מחדש למציאות ולמטרות העסקיות הנוכחיות, ולאחר מכן מפתחת תוכניות ליישום שינויים חדשים. התהליך נועד לשפר את ההיבטים הטכניים והאישיים של העסק כאחד.
עבור רוב החברות, תהליך העיצוב מביא לשיפור גדול יותר בארגון, בתוצאות (רווחיות, שירות לקוחות, תפעול פנימי) ובעובדים בעלי עוצמה ומחויבות לעסק.
סימן ההיכר של תהליך העיצוב הוא גישה מקיפה והוליסטית לשיפור ארגוני המשפיעה על כל ההיבטים של החיים הארגוניים, כך שתוכל להשיג את היתרונות הבאים בעת פיתוח המתודולוגיה הנכונה:
- שירות לקוחות מעולה.
- הגדל את הרווחיות.
- ירידה בפעילותהוצאות.
- שיפור היעילות וזמן המחזור.
- תרבות של עובדים מסורים ומעורבים.
- אסטרטגיה ברורה לניהול והגדלת העסק שלך.
עיצוב מתייחס לשילוב של אנשים עם תהליכי ליבה עסקיים, טכנולוגיות ומערכות. ארגון מעוצב מבטיח שצורת החברה תואמת את מטרתה או האסטרטגיה שלה, עומדת באתגרים הקשורים למציאות העסק, ומגדילה מאוד את הסבירות שהמאמצים הקולקטיביים של אנשים יצליחו.
ככל שחברות צומחות והאתגרים בסביבה החיצונית הופכים מורכבים יותר, התהליכים העסקיים, המבנים והמערכות שעבדו פעם הופכים לחסומים ליעילות, לשירות לקוחות, למורל העובדים ולרווחיות הפיננסית.
ארגונים שאינם מתעדכנים מעת לעת סובלים מתסמינים כגון:
- זרימת עבודה לא יעילה ללא פירוט ושלבים של ערך מוסף.
- מאמץ יתר ("אין לנו זמן לעשות את זה נכון, אבל יש לנו זמן לעשות את זה שוב")
- עבודה מפוצלת עם מעט תשומת לב לטוב הגדול יותר.
- חוסר ידע והתמצאות בלקוח.
- חוסר אחריות ("זה לא התפקיד שלי").
- לכסות ולהאשים במקום לזהות ולפתור בעיות.
- עיכובים בקבלת החלטות.
- לאנשים אין את המידע או הסמכות לפתור בעיות.
- ההנהלה, לא הקו הקדמי, אחראית לפתרון בעיות כשדברים משתבשים.
- זה דורש הרבההגיע הזמן לעשות משהו.
- מערכות מוגדרות בצורה גרועה או מחזקות התנהגות שגויה.
- אי-אמון בין עובדים להנהלה.
שיטות בשימוש
חשוב לקחת בחשבון שמעורבות מערכות שונות של אינטראקציה. בעוד שתהליך עיצוב מבנים ארגוניים ניתן להתאמה לגודל, למורכבות ולצרכים של כל פירמה, הוא אינו מוגבל לדרישות הפנימיות של ההנהלה העליונה. כל נתיב פתרון מעובד בנפרד. המערכת עצמה מבוססת על השיטות הבאות, שיפורטו להלן.
1. אמנת תהליך התכנון
כמנהלים בכירים, התכנסתם כדי לדון בתוצאות העסקיות העדכניות, במצב הפירמה, בדרישות הסביבתיות ובצורך להתחיל בתהליך כזה. מהן הפעולות הבאות? אתה קובע אמנה לתהליך העיצוב הארגוני. הוא כולל את "הסיבה לשינוי", התוצאות הרצויות, היקף, הקצאת משאבים, תזמון, השתתפות, אסטרטגיית תקשורת ופרמטרים נוספים שינחו את הפרויקט.
מעת לעת, ההנהלה עשויה לעבור תהליך תכנון אסטרטגי או תהליך פיתוח צוות לפני תחילת יוזמה לשינוי פרויקט, תלוי עד כמה ברור הם מבינים את האסטרטגיה שלהם ועד כמה הם עובדים יחד כצוות.
2. פיתוח מדיניות חדשה
צוות ההנהלה (או אחרים שהוזמנו להשתתף בתהליך) מסתכלים קדימה ומעצבים ארגוניםמבנים הכוללים המלצות ל"עתיד אידיאלי". ברמה זו, השלבים בתהליך זה כוללים:
- קבע את עיקרון הארגון העיקרי שלך.
- אופטימיזציה של תהליכי ליבה עסקיים שמביאים להכנסה או לתוצאות עבור לקוחות.
- תיעוד וסטנדרטיזציה של נהלים.
- ארגון אנשים סביב תהליכי ליבה. קביעת מספר כוח האדם הנדרש לעבודה העיקרית.
- הגדר משימות, פונקציות ומיומנויות. מהם מדדי הביצועים עבור כל תפקיד בצוות? איך הם נשפטים ומקבלים דין וחשבון?
- זהה צורכי ציוד, פריסה ואיוש עבור צוותים ומחלקות שונות ברחבי הארגון.
- הגדר משאבי תמיכה (כספים, מכירות, כוח אדם), משימה, כוח אדם והיכן הם צריכים להיות ממוקמים.
- הגדר מבנה ממשל המספק תמיכה אסטרטגית, מתאמת ותפעולית.
- שיפור מערכות התיאום והפיתוח (גיוס עובדים, הכשרה, תגמול, שיתוף מידע, הגדרת יעדים).
בשלב מסוים, תהליך התכנון הופך לתכנון מעבר כאשר מועדי יישום קריטיים נקבעים ויצירת תוכניות פעולה ספציפיות ליישום הפרויקט החדש.
וחלק מרכזי בצעד זה הוא העברת התקדמות לחברים אחרים בארגון. פותחה תוכנית תקשורת שמחנכת אנשים על המתרחש. חינוך מביא למודעות ולהכלהמכל אחד - לתחילת ההתחייבויות.
3. יישום פרויקט
עכשיו המשימה היא להחיות את הפרויקט. שיטות לתכנון מבנים ארגוניים צריכות לכלול תמיד אלמנטים של יישום. בלעדיהם, משימות לא יפעלו. אנשים מאורגנים בקבוצות עבודה טבעיות שלומדים את התוכנית החדשה, כישורי צוות וגיבוש קבוצות יוזמה. תפקידי עבודה חדשים נחקרים וקשרים חדשים נוצרים בתוך היחידה ומחוצה לה.
הציוד והאמצעים הטכניים מסודרים מחדש. שונו והותאמו מערכות תגמול, מערכות שיפור ביצועים, חילופי מידע, קבלת החלטות וניהול. חלק מזה יכול להיעשות במהירות. חברות מסוימות עשויות לדרוש פרטים נוספים ויושמו על פני תקופה ארוכה יותר.
הנחיות
שיטות עיצוב ארגוניות מבצעות פונקציות עסקיות שונות. הם נועדו לספק מניעים ספציפיים. כמו כן יש לעשות מאמצים להתאים את המבנה הארגוני לצרכים המשתנים. מערכת טובה לא רק מקלה על תקשורת, אלא גם מביאה ליעילות במקטעים שונים. לכן, בעת הפיתוח, חשוב לשים לב לעקרונות.
1. עידוד יעילות
עיצוב המבנה הארגוני של מיזם כולל כמה אלמנטים חיוביים לעובדים. בתגובה תוכלו לקבל תגובה חיובית מהעובדים. המטרה העיקרית של המבנה הארגוני היא להביא יעילות לפונקציות השונות.עבודה שיטתית לא תשאיר דבר ליד המקרה, וכל פעולה תתואם לביצועה עד המקסימום.
חברי ארגון שואפים למקסם את התפוקה של סחורות ושירותים ממשאבים נתונים. נעשים מאמצים למאמץ שיטתי, רציונלי ומתואם לבקרת פסולת והפסדים שונים. מודלים ארגוניים שונים פותחו על מנת להבטיח את יעילות התפעול. הם נחושים להשיג את מטרותיהם.
2. תקשורת
עיצוב המבנה הארגוני של מיזם כולל את הרגע של יצירת קשרים בכל המחלקות. תקשורת היא הבעיה מספר אחת בכל ארגון. מבנה טוב מספק ערוץ תקשורת נכון בין אנשים העובדים בארגון. גם קשרי הדיווח שנקבעו, וההיררכיה של המדווחים, מצוינים במבנה טוב. יש צורך בתהליך תקשורת אופקי, אנכי ולרוחב, וזה נעשה על ידי מבנה מתוכנן היטב.
3. שימוש אופטימלי במשאבים
הקצאה נכונה של משאבים גם עוזרת בשימוש האופטימלי שלהם. עיצוב המבנה הארגוני של הארגון מקצה מקום חשוב יותר לפעילויות להשגת מטרות משותפות. אירועים ממוקמים על פי חשיבותם במערכת, ומתקבלות המלצות מתאימות להקצאת משאבים. הקצאת נכסים אופטימלית חיונית לצמיחת העסק.
4. שביעות רצון בעבודה
טובעיצוב המבנה הארגוני של ארגון מבטיח שהחובות והאחריות של האנשים השונים העובדים בעסק מוקצים בצורה ברורה. המשרות מתחלקות לפי הידע, הניסיון וההתמחות שלהן. אנשים מקבלים הזדמנות להסביר את עבודתם. כשאנשים יכולים לעבוד בגבולות, תהיה שביעות רצון בעבודה.
5. חשיבה יצירתית
עקרונות עיצוב מבנים ארגוניים עשויים לכלול את הפריט לתכנן ולבצע את עבודתם באופן חופשי. זה מאפשר לאדם לחשוב ולפתח דרכים חדשות וטובות יותר לביצוע המשימות העומדות על הפרק. המבנה הארגוני מנסה למקם אנשים במקומות שבהם הם הכי מתאימים. אנשים רבים תרמו לפיתוח החשיבה הניהולית באמצעות היצירתיות שלהם בחלק מסוים של החברה.
6. קלות ניהול
העקרונות של עיצוב מבנים ארגוניים מבוססים גם על אופטימיזציה של תהליך זה. יש הרבה אנשים שעובדים בעסק. יש להגדיר את תפקידם ולהקצות תחומי אחריות בהתאם לדרישות הארגון. מבנה טוב יעזור ליצור קשרים בין אנשים העובדים בתפקידים שונים. המערכת הארגונית היא המנגנון שבאמצעותו ההנהלה מכוונת, מרכזת ובקרה על פעילותם של אנשים שונים.
מבנה מחושב היטב יעזור הן לניהול והן לניהול העסק. מובטח ששום פעילות לא תישאר ללא השגחה והעבודה מחולקת פנימהלפי היכולות של המבצעים אותו. שלבי עיצוב ארגוניים מחושבים היטב הם כלי עזר נהדר לניהול תקין. שקול אותם.
שלבי עיצוב
המערכת שנוצרת חייבת לעמוד בדרישות העסק. זה אמור להבטיח שימוש מיטבי בכוח העבודה ויש לבצע את הפונקציות השונות כראוי. יש צורך ביחסים הרמוניים בין אנשים בתפקידים שונים. עיצוב מבני הוא משימה חשובה שיש לשקול היטב. להלן יפורטו הנקודות העיקריות שעליהן מפותח תכנון מלא.
שלב 1: הגדרת פעילויות
יש להגדיר את הפעולות שיש לנקוט כדי להשיג את יעדי המשרד. כמו כן נדרש להגדיר את הפונקציות שיש לבצע להשגת מטרות שונות, ואת הפעולות הקשורות לפונקציות אלו. ללא שלב זה של עיצוב המבנה הארגוני, מנהלים לא יוכלו להגיע לתוצאה הרצויה.
הפעילויות העיקריות מחולקות למספר תתי סוגים של כל ענף. כאשר מגדירים מינים, יש לזכור שאף אחד מהם לא חמק מכפילות פעילויות, והתפקידים השונים מבוצעים בצורה מתואמת.
שלב 2: פעילויות קיבוץ
פעילויות דומות ודומות מקובצות למחלקות ותעשיות. תיאום בין פעילויות ניתן להשיג רק באמצעות צבירה נכונה. תצוגות מקובצותניתן להקצות פעילויות לתפקידים שונים. מתן הנחיות ליחידים יוצר סמכות ואחריות. גורם זה בעיצוב מבנים ארגוניים מאפשר לך להגביר את החשיבות של עובד מסוים. הסמכויות מואצלות לדרגים הנמוכים של מחלקות שונות ונקבעות אחריות.
שלב 3: האצלת סמכות
האצלה היא תהליך ניהולי שבו אנשים עושים משהו שונה על ידי הפיכתם לאחריות. כאשר נוצרות משרות שונות בארגון, אנשים אלה מקבלים משרה. כדי לבצע את העבודה, אתה צריך סמכות. הסמכויות מואצלות לאנשים שונים בהתאם לחלוקת האחריות. השלב האחרון של עיצוב מבנה הניהול הארגוני צריך לשקף זאת בבירור. בתהליך הקצאת המשימות נוצרת סמכות בארגון, מערכת הקובעת מי יקיים אינטראקציה פורמלית עם מי.
תכונות של מערכת טובה
עיצוב מבנה ארגוני מצביע על כך שהמכשיר שנוצר חייב לענות על הצרכים והדרישות השונות של החברה. יש לקחת בחשבון שלכל חברה יש את צורת הניהול הייחודית שלה. אם נשקול את התכונות כמכלול, לסיכום, הן ייראו כמו הבאות.
1. קו סמכות ברור
היסודות של עיצוב מבני ממשל ארגוניים מתחילים ביצירת היררכיה בסיסית. חייב להיות קו סמכות ברור מלמעלה למטה. העברת הסמכויות צריכה להתבצע בשלבים ובהתאם לאופי העבודה המוקצה. הכל פנימהארגונים חייבים להיות בעלי הבנה מלאה של העבודה והסמכויות המואצלות לאדם מסוים. בהעדר בהירות זו, יהיו בלבול, מחלוקות וסכסוכים.
2. האצלת סמכויות נאותה
משימות עיצוב מבנים ארגוניים כוללות בנוסף חלוקה מוסמכת של אחריות. האצלת סמכויות חייבת להיות עקבית לאחריות שנקבעה.
אם אין מספיק כוח לקבל את המשימה שהוקצתה, העבודה לא תושלם. לפעמים מנהלים מחלקים משימות לכפופים מבלי לתת להם סמכות ראויה, מה שמעיד על חוסר קבלת החלטות מצידם. הקצאות לא מספקות יגרמו לבעיות עבור הכפופים כי ייתכן שהם לא יוכלו לעמוד בדרישה שנקבעה.
3. פחות רמות ניהול
אלמנטים עיצוביים של מבנה ארגוני צריכים להימנע מדפוסים מורכבים. ככל שניתן, יש צורך לצמצם, אך בגבולות הסביר, את רמות הניהול. ככל שמספר הרמות הללו גדול יותר, כך גדל העיכוב בגישה. העברת ההחלטות מלמעלה למטה תימשך זמן רב יותר.
בדומה, למידע מרמות נמוכות ייקח הרבה זמן להגיע לפסגה. מספר דרגות הניהול תלוי באופי ובהיקף הפעולות. לא ניתן לציין מספר ספציפי של מבנים לכל בעיה, אך יש לעשות מאמצים לצמצם אותם למינימום. אופטימיזציה זו תפחית עלויותזמן.
4. טווח בקרה
תהליך עיצוב מבני ממשל ארגוניים צריך לכלול גם פונקציות פיקוח. מידת הפיקוח מתייחסת למספר האנשים שמנהל יכול לפקח ישירות. אדם צריך לעקוב רק אחר מספר הכפופים איתם הוא יכול לתקשר ישירות.
לא ניתן להגדיר באופן אוניברסלי את מספר האנשים שיש לפקח עליהם כי זה יהיה תלוי באופי העבודה. יש לעשות מאמצים לשמור על קבוצה מנוהלת היטב תחת מעקב, אחרת תהיה חוסר יעילות וביצועים גרועים.
5. פשטות וגמישות
גישות לתכנון מבנים ארגוניים לא צריכות להסתבך. אתה לא צריך להוסיף רמות שליטה מיותרות. מבנה טוב צריך למנוע אי בהירות ובלבול. המערכת חייבת גם להיות גמישה כדי להתאים לצרכים המשתנים.
עלולה להתרחש הרחבה או גיוון, מה שידרוש סיווג מחדש של חובות ואחריות. המבנה הארגוני חייב להיות מסוגל לשלב שינויים חדשים מבלי להתאים את מרכיבי הליבה. זה יאפשר לך לא לשנות את כל ההוראות שהוזנו קודם לכן.
אלמנטים בסיסיים
ניתוח העיצוב הארגוני צריך להראות את אסטרטגיית פריסת הכישרונות של החברה. האם פריסה זו משיגה את המטרה העסקית תלויה בין השאר בחוזקה של המערכת הפנימית הכוללת. עיצוב ארגוני יוצר קשרי עבודה בין אנשים, קובע גבולות של אחריות וקובע מי אחראי למי.
ישנן מספר דרכים לבנות חברה. העקרונות הנכונים לתכנון מבני ניהול ארגוניים נובעים מהצרכים והשאיפות של המשרד. על סמך זה, הם מקדמים את האנשים הנכונים.
1. אסטרטגיה
הגישה הטובה ביותר לעיצוב ארגוני לוקחת בחשבון את התוכניות האסטרטגיות של החברה. פעילויות כאלה נובעות בינתיים מחזון החברה. שליחות - הסיבה לקיומו של עסק - מטרתו.
Vision הוא ההישג הגבוה ביותר של החברה, יישום המשימות שנקבעו. כל האסטרטגיה מנסה לממש את החזון, והמבנה הארגוני חייב לתמוך במאמצים אלו. לדוגמה, חברה שהחליטה להתרחב לשווקים זרים עשויה להתאחד לחטיבות גיאוגרפיות. שינויים באסטרטגיה דורשים עיצוב מבני מעודכן
2. גורמים סביבתיים
מעצבים ארגוניים אינם יכולים להתעלם מהסביבה העסקית שבה עובדים עובדים. מערכת בלתי צפויה, המשתנה במהירות, דורשת גמישות, הסתגלות ושיתוף פעולה בין-משרדי.
במצב כזה, עיצוב המבנה הארגוני של הנהלת מפעל מסוג מכני ירסן את המיומנות וההיענות של הצוות. במקום זאת, מפתחים יכולים לבנות מערכת אורגנית ואופקית שמפלסת את רמות הממשל ומבזרת את קבלת ההחלטות. יחד עם זאת, סביבה יציבה מאפשרת שימוש בבקרות, משימות מוגדרות היטב וסמכות ריכוזית במבנה מכניסטי.עם רמות הכוח האנכיות שלו.
3. גודל חברה
עסקים קטנים עם מעט אנשים ממלאים לעתים קרובות תפקידים שונים, הם לא רשמיים ואינם כותבים כללים רבים. מכיוון שהחברה מתהווה באופן אורגני, תהיה זו טעות לנסות לכפות עליה מבנה רשמי ומכניסטי. התכנון של המבנה והמערכת הארגונית במקרה זה לא צריך לכלול אלמנטים הכרחיים ושמרניים של ניהול פעילויות פנימיות.
זו תהיה פעולה חסרת תועלת. בנוסף, בירוקרטיה מיותרת עלולה להפריע לתפעול. ארגונים גדולים זקוקים ליותר שליטה ופיקוח. מבנה מכניסטי יוצר אחריות ואחריות ברורה ולכן מתאים לחברות עם מספר גדול של עובדים.
4. גיל החברה
בתחילת חייה של חברה, גודלה הקטן מספק איכויות מבניות אורגניות המקדמות גמישות וזריזות. ככל שהמשרד מתפתח ומתרחב, הוא מתחיל:
- מכונן על ידי הוספת כללים, מדיניות ונהלים;
- קבע יעדים מוגדרים בבירור;
- להטמיע מערכות בקרה פנימיות נרחבות ושרשרות פיקוד.
בקיצור, בגרות מולידה בירוקרטיה. ככל שהחברה מבוגרת יותר, כך גדל הסיכוי שהמערכת הפנימית תהפוך למסורבלת, ותיצור מחסום לחדשנות, להסתגלות ולתגובות מהירות. תהליך התכנון הארגוני חייב לקחת בחשבון את המידה שבה החברה הוותיקה צריכה לבצע מבנה מחדש כדי לצמצם אותהמערכת ממוכנת. אחרת, עלולות להיווצר בעיות ניהוליות וכוחניות חמורות.
פרויקטים מבניים
לעיצובים מבניים יש את היתרונות והחסרונות שלהם, ולכן על מעצבים לשקול היטב כל שלב. שני נושאים נפוצים כאן הם חלוקות פונקציונליות וחטיבות. המבנה הפונקציונלי יוצר מחלקות לפי פעילויות כמו ייצור, שיווק וכספים.
פעילויות מקובצות מגדילות את היעילות אך יכולות ליצור מחסומים בין המחלקות. מבנה החטיבה מקבץ אנשים לפי מוצר, לקוח או מיקום גיאוגרפי, ולמעשה יוצר חברות קטנות עם יכולות שיווק, פיננסיות וייצור משלהן. זה שומר על מחלקות ממוקדות ומגוונות, אך משכפל את הפעילות העסקית בין המחלקות ובתוך החברה כולה.
סכימת סוג בקרה
התרשים הארגוני הוא ייצוג חזותי של סוג עיצוב רשמי. התוכנית מציגה את מבנה הארגון, מערכות היחסים ורמות התפקידים היחסיות בכל ענף. זה עוזר לארגן את מקום העבודה על ידי התווית כיוון השליטה עבור הכפופים.
אפילו עסק קטן של אדם אחד יכול להשתמש באיזשהו תרשים ארגוני כדי לראות אילו פונקציות צריך לעשות. תכנון וחזון כאלה מבנים את העבודה ועוזרים לממש את כל המשימות ולפתור בעיות תקשורת מתעוררות.בעיות.
תרשימי ארגון מציעים את היתרונות הבאים:
- תקשר ביעילות מידע ארגוני, שירות וארגוני.
- אפשר למנהלים לקבל החלטות משאבים, לספק בסיס לניהול שינויים ולתקשר מידע תפעולי בכל הארגון.
- כל מה שקשור לעסק צריך לקרות בצורה שקופה וצפויה.
- מספק תחליף מהיר להיררכיות עסקיות רשמיות.
- מספר לכל אחד בארגון מי אחראי למה ומי מדווח למי.
יש, כמובן, כמה הגבלות על תצוגות עיצוב ארגוניות:
- הם סטטיים ובלתי גמישים, לעתים קרובות מיושנים כאשר חברות משתנות ועוברות שלבי צמיחה.
- הם לא עוזרים להבין מה באמת קורה בארגון לא פורמלי. המציאות היא שארגונים הם לרוב די כאוטיים.
- הם לא יכולים להתמודד עם שינוי גבולות החברה עקב מיקור חוץ, טכנולוגיית מידע, בריתות אסטרטגיות וכלכלת הרשת.
בשלבים הראשונים, עסק עשוי להחליט שלא להקים מבנה ארגוני רשמי. עם זאת, המשרד חייב להתקיים גם ללא תוכנית מוגדרת בבירור כדי שמהלך הפיתוח יצליח. רוב העסקים הקטנים מוצאים את התרשימים הארגוניים שימושיים שכן הם עוזרים לבעלים או למנהל לעקוב אחר צמיחה ושינוי בכל ענף וכיוון.
מסקנה
גישה עיצובית זו מובילה לשיפורים משמעותיים באיכות, בשירות לקוחות,זמן מחזור, הפחתת תחלופה והיעדרויות, הגברת הפריון מ-25 ל-50% לפחות. החדשות הטובות הן שניתן להשתמש בתוכנית כמעט לכל סוג וגודל של עסק. משך הזמן הנדרש להשלמת התכנון משתנה בהתאם לאופי, גודל ומשאבים של המשרד. פרויקטים גדולים ומורכבים יכולים להסתיים תוך ימים. חברות קטנות דורשות הרבה פחות זמן ומשאבים.
