בקרה וביקורת פנימיים צריכים להיות גאים בכל חברה שיש לה משאבים מוגבלים ואינה רוצה לפשוט רגל. במרחב העצום של רוסיה, היבט זה אינו מאבד את הרלוונטיות שלו הן במונחים חקיקתיים והן במונחים מוסדיים ומקצועיים. אז מהו ארגון ביקורת פנימית?
התמודדות עם מינוח
בואו נשים לב למושגים הבסיסיים וקודם כל ננתח מהי ביקורת פנימית. ביטוי זה משמש לציון פעילויות המוסדרות על ידי מסמכים פנימיים של הארגון לשליטה בהיבטים שונים של עבודת המבנה ויחידות הניהול, המתבצעת על ידי נציגי הגוף המוסמך במסגרת שנקבעה.
צרכן הקצה של מידע יכול להיות דירקטוריון, אסיפה כללית של בעלי מניות או חברי חברה, גוף ביצוע וכדומה.
המטרה שנשפתה היא לעזור לקישור ההנהלה לשלוט ביעילות על המרכיבים השונים של המערכת. המשימה העיקרית -לספק מידע אמין על נושאים שונים שמעניינים. מבקרים פנימיים מבצעים תפקידים כלליים:
- העריך את הלימותן של מערכות הבקרה. המשמעות היא ביצוע בדיקות של קישורים, מתן הצעות מנומקות והגיוניות שמטרתן לבטל את הליקויים שזוהו, וכן הכנת המלצות להגברת יעילות הניהול.
- הערכת ביצועים. זה מרמז על הצגת הערכות מומחים להיבטים שונים של תפקוד ארגונים, כמו גם מתן הצעות מנומקות במונחים של שיפורן.
מגוון המינים
מה יכולה להיות מערכת ביקורת פנימית? הדגשה:
- ביקורת פונקציונלית של מערכות הניהול. הוא מבוצע על מנת להעריך את הפריון והיעילות של כל קטע של פעילות כלכלית.
- ביקורת צולבת. מעריך את איכות הביצוע של משימות שונות, כמו גם את הקישוריות והאינטראקציה בארץ.
- ביקורת ארגונית וטכנולוגית של מערכות ניהול. זה מוצג בהפעלת שליטה על קישורים שונים. כל מה שקשור לניהול הוא עניין. תשומת לב מיוחדת מוקדשת לרציונליות טכנולוגית ו/או ארגונית.
- ביקורת פעילויות. זה כרוך בביצוע סקר אובייקטיבי וניתוח מקיף של כל תחומי העבודה והפרויקטים השוטפים על מנת לזהות הזדמנויות לשיפור. חוץ מזה,ניתן להפעיל אימות של האלמנטים המקשרים את הארגון לסביבה החיצונית. דוגמאות כוללות קשרים מקצועיים, תדמית וכדומה. כאן ניצבת בפני המבקרים השאלה של מציאת נקודות החוזק והחולשה של עבודת הארגון והערכת יציבות מיקומו במערכות מסדר גבוה וסיכויי התפתחות וצמיחה.
- אם מתבצעת ביקורת במקביל על ארבע הנקודות הקודמות, אזי היא מיועדת לביקורת מקיפה של מערכת הניהול של הארגון.
- בודק עמידה בתקנות. במקרה זה, נקבע האם נשמרים החוקים, התקנות וההנחיות של גופי הניהול של המבנה הארגוני.
- בודק התאמה. זה מרמז על הפעלת שליטה על פעילותם של פקידים במונחים של רציונליות, סבירות, כדאיות, שימושיות, תוקף החלטותיהם.
היבט תיאורטי של בניית מערכת
לכן שקלנו את הנקודות התיאורטיות. אבל איך מתגבש שירות הביקורת הפנימית? בתחילה, המינהל מפתח את המדיניות והנהלים הניתנים לביצוע של החברה. אבל הצוות לא תמיד יכול להבין אותם, לרוב הם פשוט מתעלמים מהם, ולעיתים אין למנהלים מספיק זמן לבדוק ולאתר ליקויים בזמן. לשם כך נוצר שירות הביקורת הפנימית. המשימה שלהם היא לעזור למנהלים בענייני בקרה, לספק הגנה מפני שימוש לרעה בתפקיד וטעויות, לזהות אזורי סיכון ועבודהעל ביטול המחסורים או הליקויים העתידיים. בנוסף, הם יכולים לסייע בזיהוי וביטול חולשות במערכות הניהול. על כל זה יש לדון עם הרשויות הגבוהות ביותר, עבורן נאסף מידע.
שלבי בניית מערכת
בוא נגיד שעלינו להבטיח ביקורת פנימית איכותית ומלאה בארגון. לשם כך, עליך לארגן תהליך רב-שלבי, הכולל את השלבים הבאים:
- ניתוח קריטי ואחריו השוואה של יעדים כלכליים שהוגדרו קודם לכן של תפקוד הארגון, האסטרטגיה והטקטיקות של המבנה, דרך הפעולה שאומצה, הזדמנויות.
- פיתוח ולאחר מכן תיעוד תפיסה עסקית משופרת המשקפת את כל הצרכים והצרכים. כמו כן, הוא צריך לדאוג למערכת של אמצעים שיאפשרו ליישם ולפתח אותו בהצלחה בעתיד. בנוסף, יש צורך לשים לב לנקודות החשובות ביותר. עבורם, ניתן להכין הוראות נפרדות המשפיעות על כוח אדם, חשבונאות, אספקה, שיווק, חדשנות, ייצור וטכנולוגיה, מדיניות פיננסית והשקעות. הם צריכים להתבסס על ניתוח מעמיק של כל אלמנט ולבחור את האפשרויות המתאימות ביותר לארגון.
- ניתוח היעילות של המבנה הנוכחי עם התאמה לאחר מכן. מתפתחת הוראה המשפיעה על המבנה הארגוני, בה יש צורך לתאר את כל הקישורים הארגוניים, תוך ציון האדמיניסטרטיבי, הפונקציונלי והמתודולוגי.כפיפות, תחומי פעילות, פונקציות שבוצעו, תקנות מערכות יחסים. נוצרת גם סכימת זרימת עבודה.
- הקמת יחידת ביקורת פנימית.
- פיתוח נהלים סטנדרטיים. מספק יצירת הוראות רשמיות לבקרה על עסקאות כלכליות ופיננסיות ספציפיות. הם נחוצים להערכת רמת האיכות (האמינות) של המידע, ניהול משאבים יעיל וייעול היחסים בין מומחים.
למה יש צורך בבקרה פנימית ובביקורת?
הכדאיות של החלטה כזו יכולה לבוא לידי ביטוי בתזות הבאות:
- מאפשר לגוף המבצע להבטיח שליטה יעילה על חטיבות בודדות של הארגון.
- בדיקות וניתוחים ממוקדים המבוצעים על ידי מבקרים מאפשרים לזהות עתודות ייצור ולהניח את הבסיס להגברת היעילות, כמו גם את תחומי הפיתוח המבטיחים ביותר.
- מומחים שהפעלת השליטה על כתפיהם מבצעים לעתים קרובות תפקידי ייעוץ ביחס לשירותים חשבונאיים ופיננסיים וכלכליים, וכן פקידי הארגון הראשי, סניפיו וחברות הבת שלו.
במקרים כאלה, ככלל, נעשה שימוש בתכנית כללית אחת כדי להבטיח כיסוי ויעילות מקסימלית. זה נראה בערך כך:
- הטווח הספציפי של נושאים שיטופלו על ידי מחלקת הביקורת הפנימית מזוהה ומוגדר בבירור. עבורם נוצרת מערכת של מטרות, מתאימותמדיניות החברה.
- הפונקציות העיקריות הנחוצות להשגת המטרות נקבעות.
- שילוב של אותו סוג של אינדיקטורים לקבוצות, ויצירת על בסיסם יחידות מבניות המתמחות בעיבוד, יישום והשגתם.
- פותחת תכנית יחסים המגדירה חובות, זכויות וחובות. יש לברר זאת עבור כל יחידה מבנית, תוך תיעוד התוצאה בתקנות ובתיאורי התפקיד.
- החיבור של כל מרכיבי המערכת למכלול אחד. קביעת סטטוס ארגוני.
- שילוב מחלקת הביקורת הפנימית בחלקים אחרים של מבנה הניהול הארגוני.
- פיתוח תקני עבודה פנימיים.
לאחר מכן, נוכל לדבר על ביצוע ביקורת פנימית.
על עקרונות ודרישות
מה צריך לעשות כדי לקבל מערכת יעילה? לשם כך, יש לוודא עמידה בנקודות הבאות:
- עקרון האחריות. הוא קובע שכאשר יש ביקורת פנימית, על האדם (קבוצת האנשים) שעורך את הביקורת לשאת באחריות משמעתית, מנהלית וכלכלית לביצוע לא תקין של תפקידו.
- עקרון האיזון. קשור קשר בל יינתק עם הקודם. הוא קובע כי לא ניתן לתת למבקר פונקציות בקרה מבלי לספק את האמצעים לביצוען. כמו כן, אין להוציא שום דבר נוסף שלא ישמש בפעילות העבודה.
- עקרון הדיווח בזמן של חריגות. לדבריו, כל מידע נוסף שנחשף במהלך התקופה בה מתבצעת ביקורת פנימית צריך לעבור לקשר ההנהלה בהקדם האפשרי. אם דרישה זו לא מתקיימת והסטיות הבלתי רצויות מחריפות, אזי עצם המשמעות של השליטה אובדת.
- עקרון התכתבות בין מערכות מנוהלות ומנהלות. הוא קובע שמערכת הבקרה צריכה להיות גמישה מספיק כדי לאפשר אימות נתונים יעיל והולם.
- עקרון המורכבות. הוא אומר שבקרה וביקורת פנימית מן המניין צריכות לכסות אובייקטים מסוגים שונים.
- עקרון הפרדת התפקידים. הוא קובע חלוקת תפקידים בין מומחים בצורה כזו שהם ממזערים את ניצול הכוח לרעה ולא יאפשרו ליחידים להסתיר עובדות בעייתיות.
- עקרון האישור וההרשאה. הוא קובע כי יש להבטיח תיאום פורמלי של כל הפעולות הפיננסיות והכלכליות השוטפות על ידי הפקידים הרלוונטיים במסגרת סמכויותיהם.
דרישות בסיסיות להצלחה
סיקרנו את הביקורת הפנימית די טוב כבר. התכונות הדרושות להגברת רמת היעילות הן:
- תביעת הפרה. מספק את הצורך ביצירת תנאים ספציפיים המעמידים את הארגון או את עובדו (הקבוצה שלהם) בעמדת נחיתות וממריצים את ביטול הסטיות.
- הימנעות מריכוז רב מדי של בקרות ראשוניות באדם אחד שעלול להוביל לדיווח מוטעה ו/או להתעללות.
- מחייב את האינטרס של הממשל. יש להבטיח שיתוף פעולה הוגן והדדי של פקידי בקרה וניהול.
- דרישה להתאמת (מקבילות) מתודולוגיית הבקרה הפנימית. מספק שהמטרות והיעדים חייבים להיות רציונליים ומתאימים, כמו גם חלוקת הפונקציות שבוצעו.
- הדרישה לשיפור ופיתוח מתמשכים. עם הזמן, גם השיטות המתקדמות ביותר מתיישנות. לכן, המערכת חייבת להיות גמישה ומותאמת למשימות חדשות, גם עם התאמות.
- דרישת עדיפות. שליטה על פעולות קטנות לא אמורה להסיח את הדעת מהמשימות החשובות באמת.
- אי הכללה של שלבי בקרה מיותרים. יש צורך לארגן פעילויות בצורה רציונלית, מבלי להוציא כספים נוספים ועבודה.
- דרישת אחריות יחידה. הדרישה לפעולה והתבוננות חייבת להיות ממרכז יחיד (יחיד או קבוצה ספציפית).
- דרישת הרגולציה. האפקטיביות של מערכת הפיקוח הפנימי תלויה באופן ישיר באילו ובכמה בעיות צפו בתיעוד הרגולטורי.
- דרישה להחלפה פונקציונלית אפשרית. אם ישות בקרה פנימית אחת פרשה באופן זמני מתהליך הבדיקה, הדבר לא אמור להשפיע לרעה על נהלים או להפריע לפעילויות.
על יעילות ואפקטיביות
כאשר משווים בין ביקורת חיצונית ופנימית, נוצרים שני מחנות משמעותיים, שלכל אחד מהם חזון משלו מה הכי מתאים. הם מגבים את עמדותיהם בטיעונים כבדי משקל למדי. כך, ביקורת פנימית טובה יכולה להתבסס על הכרת המנגנונים הפנימיים בארגון ולזהות נקודות רבות שעלולות להיות מסוכנות או מבטיחות, בעוד שמעורבות של מומחים חיצוניים מאפשרת למזער אהדה אישית והבטחת חוסר משוא פנים של הביקורת. באופן כללי, כל ארגון, בהתאם לנסיבות, מקבל החלטה עצמאית לגבי השירותים של מי להשתמש, אך בידי המנהלים לשפר את התוצאה של עבודתם.
איך לשפר את ביצועי הבקרה הפנימית?
כולנו רוצים יותר עם פחות משאבים. האם ניתן לשקול את תהליך הביקורת הפנימית ולהגביר את האפקטיביות שלו? דַי. מה צריך לעשות בשביל זה? האפשרות הפשוטה ביותר היא לפתח נורמות אתיות וסטנדרטים מקצועיים. אם הם מתאימים, אזי שמירה על מצוותם תאפשר להשיג איכות עבודה גבוהה.
בנוסף, ההנהלה הבכירה צריכה לבקר מעת לעת את מערכת הבקרה הפנימית. מה צריכים הפקחים לעשות? מהו הדיוקן האידיאלי שלהם? מכון המבקרים הפנימיים פועל בארצות הברית מאז 1941. בפדרציה הרוסית, המבנה הזה רק מתחיל לצוץ, אז אנחנו משתמשים בניסיון של עמיתים זרים. מכון המבקרים הפנימייםהוציא מספר מסמכי המלצה, שבהם ההימור העיקרי הוא על:
- עצמאות. ביצוע חסר משוא פנים של תפקידיהם והבעת שיפוטים אובייקטיביים משתמעים. יחד עם זאת, אינך צריך להסתמך על שיפוטיהם של עמיתים.
- אובייקטיביות. נקודה זו נובעת ישירות מהקודמת. אובייקטיביות מחייבת שהעבודה תיעשה במיומנות ויושרה. בעת עריכת דו"ח, על המומחה להפריד בבירור בין עובדות לספקולציות.
- נאמנות. זה מרמז שמבקרים פנימיים לא צריכים לעסוק ביודעין בפעילויות בלתי הולמות או בלתי חוקיות שעלולות לגרום להכפשת התוצאות.
- אחריות. ההנחה היא כי על המומחה לבצע את העבודה אך ורק במסגרת יכולותיו וכשירותו המקצועית. הוא גם חייב להיות אחראי על מעשיו.
- פרטיות. יש לנקוט זהירות בשימוש במידע שאליו ניתן לגשת במהלך השירות.
דוגמה סופית
זה סוף המאמר. כבר בדקנו מה זה ביקורות פנימיות. דוגמה תגבש את הידע שנצבר. נניח שיש לנו מבנה מסחרי. פתאום מתחילה להירשם ירידה בהכנסות, למרות שהעומס והמחזור לא השתנו. כדי לברר את הסיבה, מתחילה ביקורת פיננסית פנימית. בתחילה יש היכרות עם התיעוד המתאר את תנועת הכספים,פעולות וכדומה. נכונות העיצוב והיעדר סימני זיוף נחקרים. אם במקרה זה לא נמצא דבר חשוד, אזי הביקורת הפיננסית הפנימית ממשיכה לשלב של התאמה בין המצב האמיתי לבין המצב המוצג בתיעוד. כדוגמה, הוא בודק במחסן האם החומרים המצוינים, החסר, חלקי הציוד אכן קיימים. תשומת לב מופנית גם לחומרים מתכלים. אז אם מכונית אחת נוסעת 100 קילומטרים ביום ובמקביל מצליחה להוציא 50 ליטר בנזין, זה אמור להיות חשוד. יש צורך ללמוד היטב את כל ההיבטים האפשריים של התרחשות מחסור, פסולת וגניבה. עם השלמת ביקורת פנימית, יש להגיש תיעוד מיידית להנהלה הבכירה כדי למנוע החמרה של בעיות שזוהו וכדי להקל על אימוץ פעולות תיקון מיידיות נאותות.
