הבטחת תפעול יעיל של כל ארגון קשורה לארגון נכון של זרימת המסמכים. חשיבות לא קטנה היא הבקרה על המועדים לביצוע מסמכים. העובדה היא שגם עובדים רגילים וגם ראשי מחלקות נושאים באחריות לפתרון בזמן ונכון של הבעיות הכלולות במסמכים. לאחר מכן, שקול מה הם המועדים לביצוע מסמכים.
מידע כללי
המועדים לביצוע מסמכים נקבעים בתקנות, החלטות או מסמכים ארגוניים ומנהליים.
זמינות של מערכת מידע והתייחסות בארגון מספקת חיפוש מהיר של מסמכים רשומים לפי כל סימן. בפרט, במהלך הרישום, מוזנים הפרטים הבסיסיים של מסמכים למאגר הנתונים: מספרים נכנסים/יוצאים, מידע על השולח והנמען, תאריך יעד וכדומה.
Classification
ישנם תנאים אישיים וסטנדרטייםביצוע מסמכים. האחרונים נקבעים בחוק. אלה כוללים, במיוחד, את המועדים למילוי הוראות מהממשלה, ראשי מבנים פדרליים ביצועיים, חקירות פרלמנטריות, ערעורים אזרחיים, החלטות/החלטות של גופי ניהול של ארגונים מסחריים וכן הלאה.
מועדים פרטניים לביצוע מסמכים נקבעים, ככלל, ישירות בטקסטים שלהם או בהחלטה. אינדיקציות כאלה קיימות, במיוחד, במסמכים רגולטוריים ומנהליים, בדוחות סטטיסטיים ואחרים.
המועדים לביצוע מסמכים יכולים להיקבע על ידי ראש בעל פה.
Regulations
בהוראות תקנון זה, המועדים לביצוע מסמכים משתנים בהתאם לסוגיהם.
לדוגמה, הוראות המסומנות "דחיפות" חייבות להתבצע תוך שלושה ימים מתאריך החתימה. שימו לב שהספירה לאחור לא מתחילה מתאריך קבלת הנייר, אלא מתאריך החתימה.
אם יש אינדיקציה "באופן מיידי", אזי לא מוקצים יותר מ-10 ימים לביצוע המסמך.
אם לא צוין, תקופת ביצוע ההזמנה היא לא יותר מחודש.
שינויי תאריך
בפועל, לעיתים קרובות נוצרים מצבים שבהם מסיבות אובייקטיביות אי אפשר לבצע מסמך בזמן. לעניין זה על המיזם לאשר את הליך שינוי התקופה לביצוע פעולות מסוימות. יצוין כי הגשת בקשההכללים נחוצים, אם אפשר, רק במקרים חריגים.
ההחלטה על שינוי המועד לביצוע מסמך יכולה להתקבל רק על ידי העובד שקבע אותו במקור. הכללים העסקיים הנוכחיים אינם מגדירים גבולות מינימום ומקסימום העברה. לפיכך, על הנהלת המיזם להקים אותם באופן עצמאי בהתבסס על דרישות הסבירות והתוקף.
בהתאם לכללים הכלליים שננקטו בפועל, מותרת הגדלת התקופה ב-3 ימים לכל היותר. במקרה זה, היוזמה צריכה לבוא מהעובד שהופקד על המשימה. עליו לנמק ולהסכים עם ההנהלה על שינוי המועד לביצוע המסמך.
הזמנת העברה
כל פעולה הקשורה לשינוי המועד לביצוע מסמך חייבת להירשם במעשים הרלוונטיים.
יש להצדיק את העברת התקופה. לשם כך, המתעניין יכול להציע אחת מההצעות הבאות:
- על דחיית המועד עם נימוק הסיבות לכך שלא ניתן לבצע את המסמך בתוך התקופה שצוינה.
- על מעורבות של שותפים לביצוע אם לאדם אין מספיק סמכות ליישם את הצו.
- על מינוי שחקנים אחרים.
יש לומר שהמבצע צריך לפעול במהירות. אין לפנות להנהלה 2-3 ימים לפני תום המועד.
פעולות בקרה
ניטור עמידה בזמניםהמשימות כוללות:
- תיקון במהלך רישום כל המסמכים והפקודות של הנהלת החברה.
- בדיקת מסירת המשימות למבצעים בזמן.
- תזכורת לעובדים וראשי המחלקות לגבי מועדים קרובים או תפוגה שלהם.
- הכנסת לטפסי הרישום מידע על העברת פקודות ממבצע אחד למשנהו, שינוי התקופה המוקצבת לביצוע המשימות.
- הודעה למנהלים על תהליך ביצוע המסמכים.
- הזנת מידע על הזמנות שהושלמו לטפסי רישום, הסרת משימות מהשליטה.
- יצירת הפניות אנליטיות ודוחות על בקרת תזמון.
ניואנסים
יש לשלוט בכל המעשים הדורשים ביצוע ותגובה. בניירות מנהליים, החלטות הן נושא למעקב. במקביל, כל פריט הכלול בהם (כלומר, כל משימה, מטלה) תחת שליטה.
מזכיר הראש צריך לשלוט בביצוע הפקודות המילוליות של הראש.
מערכת ניטור אוטומטית
לאחרונה, ארגונים רבים משתמשים בתוכנות מחשב ובמאגרי מידע בעבודתם. מערכות אוטומטיות מקלות מאוד על הפעילות של ארגונים, חוסכות זמן לעובדים.
בעת רישום מסמכים, הבקרה מתבצעת באופן אוטומטי בעת מילוי העמודה "תאריך יעד". במקביל על עצמיהמסמך עשוי להיות מוטבע על קבלתו לשליטה. הנוכחות שלו נחוצה יותר עבור המבצע.
כדי להבטיח בקרה שוטפת, העובדים האחראים מדי יום, בדרך כלל בתחילת היום, בודקים את רשימת המסמכים שזמן הביצוע שלהם יפוג באותו יום. בארגונים המשתמשים במערכת דואר אלקטרוני פנימית, אזהרות על תקופות שפג תוקפן נשלחות למחשב האישי של המבצע באופן אוטומטי. אתה יכול גם להגדיר את התוכנה להדפיס אוטומטית את הניירות המתאימים.
השלמת משימות לטווח ארוך
הבקרה בביצוע מסמכים המכילים הוראות מורכבות מתבצעת בשלבים. הוא כולל ניטור עדכני, מניעה ומעקב.
השליטה הנוכחית כבר נדונה למעלה. ניטור מונע מתבצע על מסמכים, שהמועד האחרון עבורם יפוג בעוד 2-3 ימים. בהתאם, לעובד עדיין יש זמן להשלים את המשימה.
ההזמנה מוסרת מהשליטה לאחר ביצועה. זה יכול להתבטא בהרכבה ושליחת תגובה, קבלת אישור מתועד וכדומה. תוצאת הביצוע נרשמת בכרטיס הרישום. זה גם מציין את תאריך ההוצאה להורג, את מספר התיק שבו מוגש העיתון.
שליטה סופית
זה מסופק, ככלל, במפעלים גדולים. המעקב הסופי מתבצע על ידי עובדים האחראים למעקב אחר ביצוע ההוראות, או מזכירות.
בדרך כלל, החברה קובעת את תדירות הניטור. ניתן לבצע ניטור כל חודש, רבעון או שבוע. למעשה, הבקרה הסופית היא הערכה של משמעת הביצועים בארגון ובחטיבות המבניות שלו.
FZ № 229
אחת הצורות להגנה על האינטרסים של נתינים היא הליכים משפטיים. בפועל, התביעות הנפוצות ביותר נחשבות להצהרות הדורשות מתן פיצויים בגין הפרות מסוימות של זכויות. הליכים כאלה מסתיימים בהליכי אכיפה.
לאחר כניסת ההחלטה בתיק לתוקף, מונפקים למבקש מסמכי ביצוע. המועד האחרון למילוי הדרישות עבורם נקבע על ידי עובדי ה-FSSP (ביו ם).
בחלק 1 30 של סעיף FZ מס' 229, נקבע כי הבסיס לפתיחת הליכים הוא מסמך הביצוע והצהרת התובע. ניירות אלה מוצגים במקום החלת אמצעי כפייה הקבועים בחוק, שנקבעו בהתאם להוראות האמנות. 33 לאקט הנורמטיבי האמור.
המועד האחרון להגשת מסמך לביצוע הוא 3 ימים ממועד ההגשה לאגף FSSP. IL (צו ביצוע) המכיל דרישה להחזרת ילד שהועבר או הוחזק שלא כדין בפדרציה הרוסית, למימוש זכויות גישה ביחס אליו בהתאם לאמנה בינלאומית, וכן בקשה לחיפושו, מועבר לעורך הדין לא יאוחר מיום המחרת לאחר הכניסה ל-FSSP.
פתיחת הליכים או סירוב לעשות זאתשהוצא בצו. הוא מונפק תוך 3 ימים ממועד קבלת החומרים על ידי פקיד בית הדין.
אם יש לבצע את ה-IL מיד, לאחר קבלתו ליחידת ה-FSSP, הוא מועבר לעובד שסמכותו מגיעה למקום הביצוע. אם הוא נעדר, אזי פקיד אחר מקבל את החומרים. במקרה זה, ההחלטה לפתוח את ההפקה או לסרב לה חייבת להתקבל לא יאוחר מיום אחד לאחר הכניסה לשירות.
אם כתב ההוצאה לפועל נכנס לראשונה ל-FSSP, עורך הדין קובע את התקופה לביצוע מרצון של כתב ההוצאה לפועל. התקופה הרלוונטית מצוינת בהחלטה על פתיחת הליכים. יחד עם זאת, חלה חובה על עורך הדין להזהיר את החייב על האפשרות להפעיל אמצעי כפייה לאחר תום התקופה שנקצבה לביצוע מרצון. כמו כן, החייב מקבל הודעה כי הוא יחויב בעלויות ביצוע הפעולות הקבועות בסעיפים 112 ו-116 לחוק הפדרלי מס' 229, וכן בדמי ביצוע.
המונח לביצוע מרצון של מסמך הביצוע, בהתאם לחלק 12 של אמנות. 30 שווה לחמישה ימים. החישוב מתחיל מיום קבלת ההחלטה על ידי החייב. במקרה של התחמקות ממילוי הדרישות, מודיעים לחייב על תחילת הליך האכיפה. החקיקה קובעת, למשל, אמצעים כגון תפיסת רכוש עם מכירתו לאחר מכן.
