הערת ההסבר לפרויקט נחשבת לאחד המסמכים הבסיסיים בקורס או בתזה. כאן נאסף כל המידע הדרוש על ההצדקה של התכנון הנבחר, תיאורו, היקפו, מאפיינים טכניים, כל החישובים הדרושים.
כדי לפתח נכון ומוכשר מסמך זה, יש צורך ללמוד לעומק את הספרות החינוכית, הרגולטורית והמחזורית המיוחדת. הערת ההסבר לפרויקט צריכה להדגיש את כל הנושאים העיקריים של הנושא. מסמך זה צריך להכיל גם ניתוח של הספרות וגם תוצאות של מחקר או ניסויים עצמאיים, יש לקחת בחשבון את כל המאפיינים המובנים של התכנון או החלק, יש לבצע חישוב מתמטי מורכב של כל המרכיבים העיקריים.
כל פרויקט, בין אם זה עבודת גמר לסטודנטים על פיתוח יחידה או חלק מכונה חדש, הכנסת ציוד חדש בייצור או פיתוח עיצובי, תכנון אדריכלי של בנייןאו מבנים, חייבים בהכרח להיות מורכבים משני חלקים: עיצוב ומסביר. אם אין הערת הסבר לפרוייקט האדריכלי, התזה או עבודת הקודש או שהוא מבוצע בצורה שגויה, החלק הגרפי ייחשב לפיתוחים תיאורטיים בלבד.
חלק הטקסט של העבודה חייב להיות ערוך בהתאם לתקני ESKD החלים (Unified Design Documentation System) ולדרישות תקני SPDS (Project Documentation System for Construction) עבור מסמכי עיצוב. גיליונות עם טקסט חייבים להיות בעלי הטופס המתאים וכיתוב הכותרת, כולם (למעט הכותרת) ממוספרים ומתויקים בתיקייה מיוחדת.
בהערת ההסבר לפרויקט הגמר חייבת לכלול בהכרח את הסעיפים הבאים:
1. עמוד שער עם שם נושא הפרויקט.
2. תוכן העבודה - הסעיפים ותתי הסעיפים הרלוונטיים, רשימת שרטוטים ותרשימים מצורפים.
3. מבוא המורכב מסקירת המקורות שבהם נעשה שימוש, חלקים אנליטיים ותיאורטיים.
4. החלק הכלכלי, המבסס את האינדיקטורים הטכניים והכלכליים של התכנון המפותח.
5. חלק עם חישובי בטיחות לתפעול המבנה והגנה על העבודה.
6. החלק האחרון מכיל מסקנות לגבי הפרויקט, המשמעות והרציונל לבחירה.
7. רשימה של ספרות ומקורות בשימוש.
8. יישומים (דיאגרמות, טבלאות ושרטוטי עיצוב).
הערת הסבר להפרויקט צריך להיות בעל מבנה ברור וקו הצגה עקבי. טיעונים משכנעים וחישובים מדויקים, ניסוחים תמציתיים וברורים הם הדרישות העיקריות בעת הידור של חלק הטקסט.
הערת הסבר לפרויקט נעשית על נייר A4. ניתן לכתוב את הטקסט ביד בכתב יד ברור ומובן או לעשות בטכנולוגיית הדפסה. בעת שימוש בציוד משרדי, הטקסט צריך להיות ברווח כפול.
