ביחסים בין אישיים חשובה לא רק שיחה, אלא גם התכתבות, מכיוון שקל יותר לתפוס מידע המוצג בצורת טקסט, ניתן לשמור אותו ולגשת אליו פעמים רבות. בעולם המודרני מאמינים שכתיבת מכתבים היא עיסוק מיושן ולא רלוונטי. למעשה, בחיי היומיום, אנשים פונים לעתים קרובות מאוד לז'אנר הכתבים. לכן חשוב מאוד להבין סגנונות כתיבה ולהיות בעלי כישורים לכתוב אותם.
מה זה "סגנון"
למה הכוונה בסגנון בבלשנות? סגנון הדיבור, הטקסט, הכתיבה הוא אוסף של אמצעי שפה מסוימים שבהם אדם מבטא את מחשבותיו בעל פה או בכתב. ישנם חמישה סגנונות פונקציונליים עיקריים של דיבור ברוסית:
- דיבור;
- artistic;
- journalistic;
- scientific;
- עסק פורמלי.
יש בלשנים שמבחינים בשני סגנונות נוספים: וידוי וכתבי פרסום. את האחרון כדאי לתאר ביתר פירוט.
סוגי אותיות
סגנון אפיסטולרי הוא קבוצה של טכניקות שפה המשמשות בכתיבת מכתבים. שמה בא מהמילה היוונית epistola, שניתן לתרגם כ"הודעה כתובה". במצב כזה או אחר, סגנון זה שואל את המאפיינים של סגנונות הדיבור העיקריים.
בהתאם לנמען ומטרת ההודעה, ההתכתבות מחולקת למספר סוגים, או סגנונות כתיבה:
- לא רשמי.
- רשמי (עסקי).
אם מטרת המכתב היא החלפת מידע מדעי כלשהו, אז התכתבות כזו מכילה מאפיינים של סגנון מדעי. הסגנון הכתבי משמש לעתים קרובות מאוד גם בעיתונאות, כאשר המחבר במכתבו יכול לפנות הן לאדם ספציפי והן לציבור כולו, וקורא לפעולה.
תכונות של אותיות
המאפיינים של כל סגנון כתיבה שונים, אבל יש מאפיינים מסוימים שמאחדים ביניהם. בחיבור כל הודעה, חשוב מאוד לעקוב אחר מבנה מסוים. יש צורך לייחד את המוען ואת המוען, כדי לקבוע את תפקידם החברתי. ציין את מהות המסר בצורה מדויקת ותמציתית ככל האפשר בעזרת כלי שפה שנבחרו נכון למצב זה.
בהתאם למטרה, כותב המכתבים יכול להשתמש בביטויים שונים ובביטויים מוגדרים. התכתבות חושפת בדרך כלל את אישיותו ואישיותו של הנמען. במידה רבה יותר, הדבר מתבטא בסגנון הכתיבה הבלתי פורמלי, כאשר למחבר יש יותר הזדמנויות להשתמש בשפת המקורתורות או אמצעים אחרים להעברת מחשבותיו ורגשותיו לנמען. מכתב הוא לא רק מונולוג כתוב, לפעמים יש בו אלמנטים של דיאלוג, למשל כשהכותב פונה לנמען. הסגנון האפיסולירי מאופיין גם בשילוב של דיבור בדיבור ובכתב.
סגנונות כתיבה שונים מייצגים דפוסי כתיבה שונים ומשתמשים בקלישאות שונות. כדי להשיג את התוצאה הטובה ביותר ואת תוכן המידע של ההודעה, כדאי להכיר את ההרכב וכללי הכתיבה שלה.
מבנה אימייל
התכונה המגדירה של סגנון הכתב היא קומפוזיציה. אנשים הולכים לאיבוד במגוון סוגי ההתכתבות, מה שמעלה את השאלה איך כותבים מכתב. ניתן לצמצם את המבנה הכללי של כל האותיות למרכיבים הבאים:
- כתובת התחלה, מכובדת לנמען.
- החלק העיקרי, חושף את מהות ההודעה.
- הסוף, או המסקנה, שמסכם את כל מה שנכתב.
- חתימת המחבר ותאריך הכתיבה.
- במקרים מסוימים, פוסט-כתב (P. S) המכיל מידע נוסף.
מכתב פרטי
סגנון הכתיבה האישית הוא המעניין והמגוון ביותר. מסרים כאלה הם מעין דף יומן שבו מבטא המחבר את מחשבותיו וחוויותיו הפנימיות ביותר. מידת חשיפתם תלויה בסמיכות היחסים בין השולח לנמען.
הנמענים של מכתבים אישיים הם בדרך כלל בני משפחה, קרובי משפחה, חברים. אופייה של התכתבות כזו הוא אינטימי וחסוי לחלוטין;המחבר נמצא בבירור לאורך הסיפור או הווידוי. זה יכול להיות סיפור על אירועי עבר, הרהורים על נושאים שונים, תצפיות או עצות. היצירתיות כאן גדולה להפליא, כי לשולח יש ארסנל עצום של אמצעים אמנותיים ואקספרסיביים. הם עוזרים לשקף בצורה ברורה יותר את הרגשות והתחושות של המחבר באירוע מסוים, בדרך כלשהי הם מבצעים את הפונקציה של הבעות פנים בתקשורת חיה. אז, מכתבים אישיים הם מאוד רגשיים ומלאי הבעה, מכיוון שלעתים קרובות המחבר אינו מהסס בהבעות חזקות, לפעמים אפילו תוך שימוש בלשון הרע.
להודעה פרטית אין חוקי איות קפדניים, מלבד אלה הבסיסיים המשותפים לכל סגנונות הכתיבה הכתבית. כאן מעודדים את חופש המחשבה של המחבר, קלות וטבעיות.
מכתבים בפעילות מדעית
מכתבים בתחום המדעי נערכים לצורך החלפת מידע מדעי בין מדענים. זהו מעין דו ח מדעי המופנה לאדם ספציפי. סגנון הכתיבה המדעי מאופיין בדיוק ועקביות של הצגה. פרשנות מעורפלת למידע זה או אחר אינה מקובלת כאן, יש להבין את החומר באופן חד משמעי. השימוש בתזות ובמונחים עוזר להשיג מטרה זו. מידע מדעי חייב להיות נתמך גם בעובדות שאין עליהן עוררין, המאשרות את האותנטיות שלו.
המטרות שלשמן נוצרת כתיבה מדעית דורשות מונוטוניות ויובש בהצגה. כמובן שמסר כזה נטול כושר הבעה,האובייקטיביות משחקת בה תפקיד מכריע. לרוב, הצגת החומר בכתיבה מדעית מתרחשת בצורה של מונולוג. תחילתו של המחבר במכתב כזה מצטמצם למינימום. חשוב כאן להתמקד בתוכן המכתב, ולא בנקודת המבט של מי שכתב אותו. עם זאת, דעתו האישית של השולח עדיין מוצגת במידה מסוימת, אם כי במרומז.
סגנון אפיסטולרי בעיתונות
המטרה העיקרית של יצירות עיתונאיות היא להשפיע על הקורא בעזרת נאום מובנה היטב, לעורר בו מחשבה או רעיון כלשהו. כדי להשיג מטרה זו פונים עיתונאים רבים לצורת מכתב שהם מפרסמים בתקשורת. הודעות כאלה יכולות להיות משני סוגים: עם ובלי נמען. מכתב ללא נמען ספציפי מיועד למגוון רחב של אנשים. בהם נושאים או אירועים אקטואליים מובאים לידיעת הציבור. ישנם מכתבים בעיתונות המופנים לאדם ספציפי, כגון ראשי מדינות או אנשי תקשורת אחרים. המשימה שלהם היא לגרום לנמענים בעלי השפעה לפתור בעיות דוחקות, לדרוש פעולה מיידית.
בניגוד לכתיבה מדעית, סגנון הכתיבה העיתונאי סובייקטיבי יותר ושנוי במחלוקת. כדי לכסות ולהעריך אירועים אקטואליים, הפובליציסט מתמרן במיומנות אמצעי הבעה שונים.
תכונות איות
עיתונאים בוחרים בקפידה אירוע בעל חשיבות חברתית ומנתחים אותו באופן מקיף מנקודת מבטו של כותב המכתב או הלקוח שלו. יתרה מכך, נעשה שיקול דעת מסוים ומוצעים פתרונות.הבעיה המתוארת. בחיבור מכתב כזה חשובים מאוד כישורי שכנוע, כמו גם ידע בפסיכולוגיה אנושית. על ידי מימושם הלכה למעשה, פובליציסטים מכוונים את הדיון לכיוון שהם צריכים, ובכך משאירים חופש בחירה מועט עד לא לקוראים.
מכתב רשמי
במערכת סיווג האותיות, סגנון הכתיבה הפורמלי תופס מקום מיוחד. הוא משמש בהתכתבות עסקית, הוא ערוץ תקשורת בין תאגידי. לכתיבה פורמלית יש סוגים רבים המבצעים פונקציות שונות. יש לה גם מבנה ברור וכללים נוקשים שאין לסטות מהם. מכתב עסקי עושה שימוש באמצעים הטמונים בסגנון הדיבור העסקי הרשמי. ברוב המקרים, להודעה כזו יש נמען ספציפי, למשל, ישות משפטית או אדם פרטי.
הספציפיות של סגנון הכתיבה העסקי נעוצה בשפתו היבשה, הצורנית והמונוטונית. הוא משתמש בכמות עצומה של כלי כתיבה, חותמות, קלישאות וסיבובים סטנדרטיים, כמו גם סוגים שונים של קיצורים. המידע מוצג באמצעות משפטים נפוצים פשוטים. הטון של המכתבים הרשמיים הוא ניטרלי, הצגת המידע הגיונית ועקבית ככל האפשר. כל זה תורם לפתרון המשימה העיקרית של התכתבות עסקית: להעביר בצורה מדויקת, תמציתית ואובייקטיבית מסר ספציפי, תוך מניעת צביעה רגשית וסובייקטיביות.
סוגי מכתבים רשמיים
בהתאם לתוכן, מכתבים עסקיים מחולקים לסוגים רבים. בדרך כלל, נושא אחד מועלה בכל מכתב רשמי. אם יש צורך לפתור מיד שניים או יותרבעיות, מספר סוגים מתאימים להודעה אחת.
ניתן להבחין בין הסוגים הבאים של מכתבים עסקיים:
- שער - מכתב עם הנחיות לשליחת מסמכים.
- אחריות - אישור ואיחוד של תנאים מסוימים.
- חג ההודיה - הבעת תודה ורצון להמשך שיתוף פעולה.
- הזמנות - הזמנה רשמית להשתתף באירוע.
- מזל טוב.
- אינפורמטיבי.
- קידום מכירות, או הצעות לשיתוף פעולה.
- בקשות.
- התראות.
- בקשות.
- מכתב תשובה.
כתיבת מכתב עסקי
איך לכתוב מכתב רשמי בצורה נכונה? חשוב להכיר וליישם נכון את חוקי ההרכב של הודעות כאלה. קודם כל צריך להחליט על נושא המכתב וסוגו. כאן אתה צריך לקחת בחשבון את כל המידע שהמוען כבר יודע עליו, ולהתחיל מכאן לשקול היטב את התוכן והטיעונים המוצגים. המכתב צריך להיות אינפורמטיבי והגיוני ככל האפשר, ללא סטיות מיותרות ומים.
ישנן שתי קבוצות של אותיות עסקיות: חד-ממדיות ורב-ממדיות, או פשוטות ומורכבות. מסרים חד מימדיים הם תמציתיים ומתייחסים רק לנושא אחד. הם בדרך כלל לא דורשים תגובה. אותיות רב-ממדיות מעוררות מספר סוגיות, ולכן הן מורכבות יותר במבנהן. יש לשקול בפירוט את הרכבם.
הטקסט של מכתב מורכב מורכב מכמה חלקים. בְּהחלק הראשון מציין את המניעים שהניעו את המחבר לכתוב את ההודעה, מספק את הטיעונים הדרושים. כאן יש להשיב על שאלת המטרה שלשמה נוצר מכתב זה. בחלק השני, המחבר מסיק מסקנות, מציע הצעות, פתרונות לבעיה שהועלתה ובקשות.
מבנים של כמה סוגים של אותיות רשמיות
מכתב בקשה:
- הסיבה מאחורי הבקשה.
- הבקשה עצמה.
- התוצאה הרצויה, הבעת תודה ונכונות לשתף פעולה אם הבקשה תתקבל.
מכתב בקשה:
- סיבה לחשיבות הבקשה.
- הבקשה עצמה.
- תוצאה אם הבקשה מתמלאת.
מכתב כיסוי
- הודעת חומר.
- מידע על חומר.
מכתב תשובה הדוחה את הבקשה
- כפול של בקשה קודמת.
- סיבה לדחייה.
- הצהרה על עובדת הסירוב או הדחייה.
לפעמים מכתב התגובה מספק דרכים חלופיות לפתרון הבעיה שהועלתה.
עבודה משרדית מודרנית משתמשת בעיקר באותיות רשמיות חד-ממדיות.
עיצוב מכתב
התכתבות עסקית מתבצעת על נייר מכתבים למכתבים רשמיים. עליהם לעמוד בתקנים ממשלתיים ולהכיל את המרכיבים הבאים:
- לוגו של ישות משפטית.
- שם הישות המשפטית (מחבר המכתב).
- אנשי קשר (כתובת, מספרטלפון, אימייל, אתר אינטרנט).
- תאריך המכתב.
- מספר הרישום של המכתב.
- הפניה לתאריך ומספר ההודעה הנכנסת (אם מדובר במכתב תשובה, למשל).
בסוף המכתב, השולח מציין את המידע הבא:
- תפקיד ושם משפחה עם ראשי תיבות של החותם על המכתב.
- מיקום ושם משפחה עם ראשי התיבות של המהדר (אם הוא לא שם את חתימתו).
- רשימת יישומים (אם זמינים).
בנוסף לשמירה על הכללים הפורמליים, לנייר יש תפקיד חשוב בעיצוב (אם המכתב נשלח בדואר רגיל). זה ישתנה בהתאם לסוג ההודעה העסקית. לדוגמה, נייר לבן רגיל מתאים למכתב רשמי רגיל. למכתבי הזמנה, מזל טוב, תודה, עדיף לבחור נייר עבה או מובלט. מכתבי מכירה נראים טוב על נייר צבעוני.
קלישאות וביטויים מוגדרים
כללי סגנון כתיבה פורמליים מחייבים שימוש בנוסחאות שפה מוכנות. ניתן להשתמש בקונסטרוקציות הבאות במצבים שונים:
בעת ביסוס סיבות ומניעים:
- עקב חוסר סיוע פיננסי…
- עקב המצב הכלכלי הקשה…
- כדי לעבוד ביחד…
- לפי מכתבך…
- לפי הפרוטוקול…
- בתגובה לבקשתך…
- לאישור ההסכם שלנו…
- כדי להגביר אחריות…
- לבקשתך…
בעת כתיבת מכתב בקשה:
- אנא עזרו…
- אנא שלח לכתובת שלנו…
- אנא השתתף…
- נא לפעול…
- שים לב…
- נא ליידע…
- נא לחסל את החוב…
לכניסה במכתבים נלווים:
- שולח מידע…
- חומרי עזר חוזרים…
- אנחנו שולחים את החוזה שנחתם מהצד שלנו…
- שליחת ספרות עיון… וכו'
אימייל אישור מתחיל כך:
- מאשר…
- תודה בהכרת תודה…
בעת כתיבת מכתב תגובה (לא מספק בקשה):
- הצעתך נדחתה מהסיבות הבאות…
- טיוטת תוכנית הפעולה המשותפת שנשלחה אלינו נבדקה. אנו רואים בכך לא מקובל מהסיבות הבאות…
- אנו שוקלים את בקשתך לעבודה משותפת…
המילים האחרונות של הטקסט של המכתב יכולות להיות הבאות:
- אנו מבקשים ממך לשלוח לנו את המידע.
- אנו מבקשים ממך לא לעכב את תשובתך.
- סליחה על העיכוב בתשובה.
- אנו מקווים שבקשתנו תתקבל.
בעת ניסוח מכתבי הזמנה:
- ברוכים הבאים להשתתף…
- אנא שלח נציג…
בעת עריכת כתב ערבות:
- תשלום מובטח…
- איכות מוצר מובטחת…
- מועדים מובטחים…
החסרים האלה יעזרו לךעשה את זה נכון.
