כשדנים בתכנון בחברה, יש צורך לשים לב לקישורים ולהבדלים בין תכנון לחיזוי. תוכנית היא דרך פעולה, תוכנית ותחזית היא חיזוי של תהליכים שאינם תלויים בנו. לכן, התוכנית מיושמת על אותם תהליכים ומרכיבים שמהם נוכל לבחור - לקבל החלטה, והתחזית רק קובעת את מצבם העתידי של תהליכים או תופעות כלכליות ללא כל התערבות במצב זה באמצעות החלטות ופעולות מתוכננות.
התוכנית מוערכת במונחים של האפקטיביות וההשפעה של פעילויות אלה. התחזית מוערכת רק מבחינת תקפותה. חיזוי ותכנון קשורים זה בזה בתהליך הניהול, אך אין לזהות אותם זה עם זה.
קונספט
תכנון אסטרטגי כפונקציה של ניהול אסטרטגי מספק את הבסיס לקבלת החלטות מרכזיות בניהול המשרד. התהליך הדינמי עצמו בנוי על פונקציות ניהוליות ויוצר את הבסיס לניהול החברה.
כפונקציה של ניהול, תכנון האסטרטגיה מתמקד בבחירת יעדי הארגון וכיצד להשיגם. במצב כזה, התפיסה היא לצפות שינויים בסביבה החיצונית והפנימית ולהתאים את החברה אליהם.
הפונקציות של תכנון אסטרטגי ותפעולי שונים זה מזה. בתכנון האסטרטגיה מוקצה תפקיד משמעותי לניתוח כיוונים מבטיחים להתפתחות החברה, זיהוי המגמות הנוכחיות, הסכנות, הסיכונים ומגבשים הזדמנויות. זה לא אינדיקטור של זמן שנלקח בחשבון, אלא כיוון ההתפתחות של החברה. ניתן ליישם את האסטרטגיה עצמה באמצעות מערכת של תוכניות מבצעיות המתייחסות לטקטיקות הנוכחיות של הארגון.
הגדרת המושג
תכנון אסטרטגי הוא תהליך רשמי של יצירת טקטיקות ארוכות טווח שמטרתן להגדיר ולהשיג את היעדים הסופיים של הארגון. הם מפותחים בדרך כלל לתקופה של יותר מ-5 שנים. הפונקציה של תכנון אסטרטגי בארגון מאופיינת בתכונות הבאות:
- תכנון אסטרטגי מספק תשובות לשאלות כגון: "מה אנחנו עושים ומה עלינו לעשות", "מי הם ומי הלקוחות שלנו צריכים להיות?";
- יוצר את הבסיס לתכנון טקטי ומבצעי ולהחלטות יומיומיות. בהתחשב בצורך בהחלטה כזו, המנהל עשוי לשאול: "איזה מהכיוונים והפעולות האפשריות יתאים ביותר לאסטרטגיה שלנו?"
- קשור לתקופה ארוכה יותר מאשר סוגי תכנון אחרים;
- מקל על מיקוד האנרגיה והמשאבים של הארגון בפעילויות החשובות ביותר;
- מייצג את רמת הפעילות הגבוהה ביותר במובן זה שההנהלה הבכירה צריכה להיות מעורבת בה באופן פעיל, שכן רק להן משאבי ידע וניסיון מספיקים כדי לקחת בחשבון את כל ההיבטים של תפקוד הארגון. השתתפותו נחוצה גם כדי ליזום ולתחזק אינטראקציה ברמות נמוכות יותר.
תפקיד ומשמעות
תכנון אסטרטגי צריך להיות חלק בלתי נפרד מניהול העסק, ולכן עליו לקחת בחשבון אילוצים כגון ניגוד אינטרסים של קבוצות המשפיעות על תפקוד הארגון, חסמים פיננסיים, אילוצי משאבים, חוסר מידע, אסטרטגיות פוטנציאל, חוסר יכולת, שינויים צפויים בסביבה, פעילויות תחרותיות.
מהות התהליך
תהליך התכנון האסטרטגי מורכב משלושה שלבים עיקריים:
- ניתוח אסטרטגי מבוסס על פעילויות אבחון, שמטרתן להראות את החוזקות ותחומי הפיתוח הנוכחיים והעתידיים של הארגון, הפוטנציאל והאיומים שבו. הוא גם מגדיר את הסביבה בה נמצא הארגון. שלב זה חייב להתבצע בצורה מהימנה, כי ניתוח טוב שנותן תמונה מדויקת של המצב הוא הבסיס ליצירת תוכנית טובה.
- אסטרטגיהתכנון שוקל את האפשרויות השונות שארגון יכול לקחת וכיצד ניתן ליישם אותן. שלב התכנון צריך להסתיים בפיתוח תוכנית אסטרטגית, בדרך כלל מכילה מספר תרחישים עתידיים עם דרגות שונות של אופטימיות והחלטה על אסטרטגיה ספציפית ליישום.
- יישום אסטרטגי: שלב זה עוקב אחר בחירת תוכנית ספציפית וכולל שורה של פעילויות הקשורות ליישום שלה. פעילויות אלו משולבות בתכנון תפעולי, שהוא ספציפי יותר מחיזוי אסטרטגי ומאופיין בתקופה קצרה יותר. בשלב זה, הארגון מתמודד פעמים רבות עם אתגרי יישום רבים, כגון ירידה במעורבות העובדים וחוסר הזדהות עם יעדי החברה, היעדר משאבים פיננסיים וסביבה משתנה המאלצת את התוכנית להיות דינמית.
תכונות תהליך
סוג זה של תכנון אסטרטגי מתבטא בתכונות המיוחדות הבאות:
- מייצג גישה משולבת, המורכבת משילוב של תהליך קבלת ההחלטות הקשור למשימות מפתח ונושאים קריטיים של החברה, עם ההיבט האנליטי וההשלכתי של פונקציות;
- מגוון רחב של תהליכים מורכב מאלמנטים: תכנות (אסטרטגיות בסיסיות ברמה הארגונית, אסטרטגיות ניהול, אסטרטגיות פונקציונליות), פיתוח תוכניות עסקיות;
- מגשמת ומשלים את יעדי החברה,בעיקר בשל מפרט המוצרים (שירותים), תמחור, פונקציות שיווק, עלויות, איכות, תקני תהליך ייצור, פרמטרי תהליך וכו';
- משלב יצירתיות, חדשנות והתאמה לשינויים סביבתיים;
- מייצג אוריינטציה "חוצה", המוגדרת הן על ידי עמידה בצרכים והציפיות של הלקוחות (החברה) והן על ידי מיקומה של החברה בסביבה התחרותית;
- הוא גורם לשילוב (תיאום) של תוכניות ותוכניות פונקציונליות.
פונקציות
בין הפונקציות העיקריות, ניתן להבחין ברשימה למטה.
- פונקציית תכנון אסטרטגי: הקצאת משאבים. כל המשאבים הקיימים בחברה: חומריים, כספיים, עבודה חייבים להיות בשימוש יעיל על ידי הנהלת החברה על בסיס חלוקתם הרציונלית בתהליך התפקוד. יש צורך לבנות שילובים כאלה של משאבים שבהם התשואה על הייצור תהיה מקסימלית.
- התאמה לסביבה החיצונית היא התפקיד העיקרי של תכנון אסטרטגי. זה מובן כיכולת של החברה להסתגל לסביבה החיצונית ולדינמיקה שלה, מה שייצור יתרונות תחרותיים לחברה.
- פונקציית תכנון אסטרטגי: תיאום ורגולציה. זה מובן כיצירת פעולות מתואמות של חטיבות החברה להשגת היעדים שנקבעו.
- שינויים ארגוניים. במסגרת פונקציה זו,מבנה ארגוני של החברה כדי להבטיח עבודה יציבה של הצוות. במסגרתו מתרחשים גם שינויים ארגוניים להשגת יעילות מירבית של החברה בעתיד.
- פונקציית ניידות. המשמעות היא שיש לגייס בתוכה את כל משאבי החברה בתהליך תכנון אסטרטגיה על מנת להשיג את התוכניות המתוכננות.
חזון המיזם כמרכיב הראשוני של מהות התכנון האסטרטגי
החזון של מיזם מזוהה לעתים קרובות עם הייעוד המנוסח של פעילותו. שליחות היא רעיון מצוין ביחס לפילוסופיה או האסטרטגיה של החברה. היא קובעת את כיוון הפעילות העיקרית של הארגון והשילוב סביבו של פתרונות לבעיות צצות. משימה שנוסחה נכון עומדת בדרישות הבאות:
- צריך להיות מזוהה בקלות;
- יש ליצור לטובת הלקוח מרוצה מהמוצרים והשירותים הניתנים בשוק;
- נכתב בצורה מדויקת ובלתי ניתנת לטעות בתגובה לשאלות.
קבלת החלטות
מהות ותפקידיו של תכנון אסטרטגי קשורות קשר הדוק לקבלת החלטות בתהליך הניהול. קשרים אלו קיימים כבר בשלב גיבוש יעדי החברה (ובמקרה של ניהול אסטרטגי: ייעודה וחזונה), וכן בשלב אימוץ האופציות לאסטרטגיות (תוכניות) ותכניות שונות, ולבסוף, ב. עוקב אחר יישומם.
האינטראקציה בין הפונקציות הללו חזקה מאוד, עם זאת, כאשרתכנון, המובן במובן של חשבונאות, נשלט על ידי פעילויות עיבוד מקדים, כמו גם זיהוי בעיות קבלת החלטות. למשל חלוקת משאבים כספיים בין תחומי ניהול ספציפיים, קביעת מבנה המבחר והיקף הייצור, קביעת היקף הגיוון, גיבוש אסטרטגיית תמחור וכו'
תיעוד אנליטי מורכב מנתוני מקור ונתוני השוואה, כמו גם חוות דעת של מומחים, המשמשים בהכנת התוכנית. תיעוד תכנון כולל תכניות ותוכניות ארוכות טווח וכן תקציבים (פרויקטים לטווח קצר). ברמת הניהול האסטרטגי, תיעוד זה הוא רשימה של משימות טיפוסיות בעלות חשיבות מרכזית, יחד עם המאפיינים שלהן, וכן תיאור של הפוטנציאל האסטרטגי הקובע את יישום הפרויקטים המוצעים.
תכנון אסטרטגי מתפקד כמערכת
תכנון אסטרטגי הוא מערכת עצומה, שהמבנה שלה נוצר על ידי סוגים שונים של אסטרטגיות (תוכניות) ותוכניות. הם מפותחים ברמת תאגידים כמו גם מוסדות או מחלקות. רמת הפירוט והדיוק של הכנתן עולה ככל שהן עוברות לדרגות ניהול נמוכות יותר, והתוכניות הן לרוב ארוכות טווח באופיים.
אסטרטגיות ותוכניות פונקציונליות העוסקות בנושאים ספציפיים כמו שיפור המבנה הארגוני של החברה, מחקר ופיתוח טכנולוגיות ייצור, נפחוסוג ההשקעה, פיתוח צוות עובדים, שיפור פרודוקטיביות, ניהול איכות משולב, חיוניים. במחקר מסוג זה משולב החלק האבחוני עם תחזיות הקובעות את עתיד החברה. אם הם אופטימיים, בפרקטיקה הכלכלית הם נקראים אסטרטגיות או תוכניות פיתוח.
בעיות בפונקציות תכנון אסטרטגיה
בין הבעיות העיקריות הקשורות לתפקוד התכנון של תהליך התכנון האסטרטגי הן:
- ההליכים לקישור אסטרטגיות איכות לפרויקטים עממיים הם מורכבים מאוד;
- אין גמישות והתאמה במודלים של תכנון אסטרטגיה;
- המיקוד העיקרי של האסטרטגיה הוא לנצל את העסק. אופייני במיוחד לתנאי רוסיה.
מסקנה
לפיכך, יש להבין את התכנון האסטרטגי כפונקציה ניהולית, שהיא תהליך בחירת מטרות הארגון וההזדמנויות להשגתן. היא מבטיחה את יישום רוב החלטות ההנהלה לגבי עתיד החברה. התהליך עצמו רלוונטי בתנאים הרוסיים המודרניים של תחרות עזה בשוק. זוהי מערכת של פונקציות ניהול המחלקות את משאבי החברה, מתאימה אותן לסביבה החיצונית ויוצרות תיאום פנימי. תהליך התכנון האסטרטגי עצמו מבצע את הפונקציה של הבנת הפעילות הנוכחית של החברה ותכנון תחזיות עתידיות על סמך המידע הזמין.
לעיקרפונקציות התכנון האסטרטגי כוללות הקצאת משאבים, התאמה לסביבה החיצונית, תיאום ורגולציה פנימיים, שינויים ארגוניים.
