כל תהליך, כל מיזם וכל ארגון מתגבר על שלבים שונים במהלך העבודה, שתוצאתם הסופית, כך או אחרת, היא השגת המטרה העיקרית. מתוך רצונם להשיג את סדרי העדיפויות העיקריים שלהם, שהיו במקור נחלתו של המתחם כולו (ייצור, מסחר, חינוך, לוגיסטיקה וכו'), מנהלים מחפשים את האפשרויות המבטיחות והעדיפות ביותר למימוש משימותיהם. מערכת הניהול הקיימת מאבדת במוקדם או במאוחר את רמת הכשירות שלה על רקע התפתחויות חדשות, יישומים חדשים, שינויים חדשניים בהתפתחות של ענף מסוים. זו הסיבה שראשי ארגונים וארגונים מודעים היטב לחשיבות ולמשמעות של הצורך לעמוד בזמנים ולהתעדכן בפרטים של תהליך הפיתוח המשתנה והמשתפר כל הזמן של פלח מסוים.פעילויות. בין אם מדובר במסחר, ייצור, תעשייה, חינוך, לוגיסטיקה - בכל מקרה, במוקדם או במאוחר, יש צורך לפנות לאופטימיזציה ארגונית או טכנולוגית של תהליכי הניהול במפעל מסוים.
קונספט
אופטימיזציה של כל תהליך היא מכלול של שיטות ודרכים אפקטיביות לשיפור הזרימה של תהליך זה בדיוק על מנת להשיג תוצאה מהירה, אופטימלית וטובה יותר. כלומר, אופטימיזציה היא מושג שמשמעותו עלייה ביעילות, מילה נרדפת למילה "שיפור". כדי להבהיר את המשמעות של הגדרה זו, יש צורך להתחקות אחר תכונות האופטימיזציה בדוגמה ספציפית.
בוא נגיד שעובדי מחלקת מפעלי הבגדים עובדים יחד באתר שלהם, הולכים למשמרת שישה ימים בשבוע ועובדים תשע שעות. תפוקת העבודה שלהם יורדת בצורה ניכרת בשעות אחר הצהריים המאוחרות וביצועיהם הופכים פחות פרודוקטיביים לקראת סוף השבוע, כאשר היכולות הפיזיות של העובדים מתייבשות. בהתאם לכך, היקף העבודה שנעשה על ידם פוחת, איכות ביצועיה מחמירה, וכתוצאה מכך הביקוש למוצרים מיוצרים יורד ולאחריו רמת ההכנסה הכוללת של מפעל הבגדים. מנהל בעל חשיבה רציונלית שמפקח ישירות על העובדים הללו, לאחר שהבחין במגמה שלילית כזו, צריך לנקוט מיד באמצעים לייעול תהליך הייצור. לשם כך הוא צריך לגבש תוכנית לשיפור יעילות העבודה באתר הייצור הזה ולהקפיד לקחת בחשבון את כל הניואנסים הנלווים לתהליך. ללמשל, יש לחשב מה יהיו העלויות של המיזם אם יילקח אדם שלישי לעזרת העובדים או אם יציעו לבנות לעבוד במשמרות עם עלייה בשעות היום וירידה במספר יציאות לחודש. אז, הכנסת אדם שלישי לתופרות עוזרות, ניתן יהיה להשיג עלייה במהירות ובנפח העבודה שנעשתה בשליש. ואם תחסכו בשכר של עובד שלישי ותוציאו שתי בנות במשמרות כל יומיים, בסוף השבוע תהיה להן הזדמנות להתחזק ולעבוד הרבה יותר קשה ומהר בימי העבודה.
וכך זה בכל פלח תעשייה - בעיות מתעוררות בתהליך התפקוד של כל מיזם דורשות ביטול החובה שלהן על ידי עריכת תוכנית פעולה ספציפית שמטרתה לייעל את זרימת העבודה בכללותה.
יעדים ויעדים
כמו כל הליך שמיושם על ידי הנהלת מיזם או ארגון במהלך הפעילות הישירה שלהם (בין אם זה מוסד תקציבי חינוכי, חברת מסחר מסחרית או מתחם תעשייתי), תוכנית להגדלת כושר הייצור היא מכוון בהכרח להשגת יעדים ויעדים ספציפיים. אופטימיזציה של תהליכים במפעל של כל תחום פעילות מגזרי מאופיינת בנקודות המפתח העיקריות:
- הגדלת פרודוקטיביות החברה;
- שיפור איכות השירות ללקוחות ולמבקרים פוטנציאליים;
- שיפור התחרותיות בשוקשירותים ניתנים;
- מודרניזציה של תהליכי היסוד של מחזור הייצור;
- הגדלת הרווחיות של החברה;
- הערכת היחס בין כוח העבודה והמשאבים הפיזיים הקיימים לבין עלות התחזוקה שלהם;
- הרחבת עסקים (במידת הצורך).
כמובן, המטרה העיקרית והמחייבת של כל חברה הפועלת על בסיס מסחרי תהיה רווח. בהתאם לכך, המשימות והיעדים של אופטימיזציה של תהליכי ניהול פעילויות עסקיות סחר יהיו מכוונות אך ורק להגברת היעילות של יכולות הייצור ולהגדלת המכירות.
בכל הנוגע למבנה התקציב, כאן הדגש הוא על שיפור איכות העבודה של העובדים בתוך הארגון עצמו. לדוגמה, ייעול התהליך החינוכי או ייעול המכלול החינוכי (גן ילדים, בית ספר, אוניברסיטה) בכללותו צריך להיות מכוון לשיפור שיטות ההוראה, למשוך רק מומחים ומורים בעלי כישורים גבוהים, לשנות את מבנה תכנית הלימודים של האוניברסיטה. פרטים ספציפיים של הוראה על מנת למקסם את התשואה על התלמידים. כאן, הנקודה היא להפוך את תהליך הלמידה לקל יותר, פשוט יותר, ברור יותר עבור התלמידים, אך יחד עם זאת, גורם היעילות צריך להישאר באותה רמה או אפילו לעלות.
שיטות
מובן מאליו שכדי להשיג את המטרות והיעדים שנקבעו, יש צורך קודם כל לפתח מערך פעילויות רלוונטיותיתרום ישירות להשגת התוצאה הרצויה בסופו של דבר. לשם כך מפתחים שיטות מתאימות לייעול תהליכים ברמות שונות. במילים אחרות, כדי להשיג את מה שאתה רוצה, אתה צריך לחשוב על דרכים שבהן ניתן להשיג את הרצוי הזה.
באופן טבעי, בהתאם לכיוון הפעילות של מיזם או ארגון מסוים, שיטות האופטימיזציה של תהליכי העבודה בכל חברה מסוימת שונות. אבל באופן כללי, דרכים שונות לשפר את היעילות בתפקוד של חברות מבני תעשייה שונים עדיין מכוונות לאותם אזורי עדיפות בפיתוח.
- שיטת ההדרה - מספקת ביטול של אותם גורמי רבייה חיצוניים ופנימיים הפועלים כמכשולים ומכשולים ומונעים מהחברה להגדיל את הרווחיות שלה.
- שיטת הפשטות - כוללת הפחתת רמת המורכבות במבנה תהליך הייצור (מכירות, חינוך, לוגיסטיקה) על ידי פיזור כמות העבודה העיקרית למקטעים וקטעים נפרדים.
- שיטת סטנדרטיזציה - מאופיינת בהכנסת תוכניות חדשות, טכנולוגיות חדשניות, טכניקות, מוצרים, רכיבים ושלבים שונים מהותית בקידום זרימת העבודה.
- שיטת ההפחתה נובעת מהצורך לצמצם את הייצור, המשאבים, העבודה, החילוף והעלויות הכספיות.
- שיטת האצה - מספקת את הצורך בצמצום הפסדי זמן, כמו גם הכנסת מקבילההנדסה, סימולציה, עיצוב דגימות מהיר ואוטומציה של זרימת עבודה.
- שיטת השינוי - יש להחליף את התחומים הכושלים ביותר שמאטים את תהליך הייצור בתחומים חדשים, יעילים ויעילים ביסודו. יש להחליף חומרים באיכות ירודה במוצר טוב, טכניקה לא יעילה צריכה להיות מוחלפת במנגנון תפעולי יעיל וכו'.
- שיטת אינטראקציה - כל העבודה במיזם צריכה להתבצע בצוות מתואם היטב המאוחד על ידי מטרה ורעיון אחד. האינטראקציה של עובדים ברמות שונות של כפיפות היררכית ועבודה יצרנית משותפת תסייע למימוש המטרות והיעדים שנקבעו לצוות בכללותו.
כדי להבין כיצד ניתן להשיג אופטימיזציה של מערכות ותהליכים בתחומי הפעילות העדיפים ביותר, יש צורך להתעכב על כל אחד מהם ביתר פירוט.
בשליטה
קבלת החלטות היא המרכיב החשוב ביותר במכלול הניהול בכל מיזם, בין אם זה ייצור, מסחר או תקציבי. כל ייעול של תהליכים בארגון כרוך איכשהו במעורבות של הגורם האנושי. כיצד ייבנה תהליך העבודה, וכיצד משאבי אנוש יתקשרו בתהליך זה, קובעים את התפוקה של החברה כולה. ניהול מתוכנן היטב ויכולת ליישם שיטות תפקוד יעילות בתהליך הניהול בכללותו לא רק ייעלומבנה היחסים בין העובדים, אך גם להגביר את הרווחיות של המיזם בכללותו.
אז, באילו שיטות אפשר להשתמש כדי להשיג את הפרודוקטיביות של הניהול ככלי העיקרי לניהול מיזם?
- הבטחת יכולת ניהול קלה - ככל שמבנה האינטראקציה והכפיפות ההיררכית של חלק מהעובדים לאחרים נוצר פשוט יותר, כך כל התהליכים יתנהלו בצורה מהירה יותר ופורה יותר כמכלול.
- הצגת הצעות חדשות להגדלת מדדי האיכות של מוצרים מיוצרים במערכת ניהול קיימת.
- סיוע בהפחתת אינדיקטור כמו התלות של המיזם במרכיב האנושי - כלומר המעבר למערכות עבודה אוטומטיות.
- ביסוס חובה של שליטה על תוצאות המיזם, כמו גם ניתוח שלאחר מכן של רווחיותו, בהתבסס על הערכת גורמים ספציפיים.
- צמצום עלויות והוצאות בקטעים שבהם זה הכי רציונלי.
- חלוקה מתוכננת והגיונית של אחריות וסמכויות בהתאמה בין המחלקות הפונקציונליות של החברה.
- ביצוע בדיקה כוללת של חזרה על אותן משימות שבוצעו על ידי מחלקות שונות על מנת למנוע חלוקה לא הגיונית של זמן העבודה והאחריות התפקודית.
מהי המטרה העיקרית של ייעול תהליכי ניהול? העובדה כי תוכנית פעולה להכנסת שיטות פרודוקטיביות וביטול פעילויות לא יעילות מאפשר לך להפחית את העלויות של החברה כולה, מבלי לפגוע באינטרסים של העובדים.
בהפקה
הכלל הבסיסי של מפעל רווחי וייצור יעיל הוא להגדיל את ההפרש בין עלות ייצור המוצר לבין מחיר המכירה שלו. כלומר, אם מדברים ספציפית על מפעל יצרני, אז כל העניין של העבודה כאן הוא להבטיח שמחיר המוצר הסופי מצדיק את העלויות הכרוכות בייצור שלו. וככל שההבדל בין עלויות לעלות גדול יותר, כך נחשב ייצור רווחי ופרודוקטיבי יותר (כמובן, במקרה שמחיר יחידה אחת של המוצר המוגמר גבוה מהעלויות הנדרשות לייצורו).
איך אפשר לייעל את תהליכי הייצור? באילו שיטות משתמשים כדי להגביר את יעילותו?
- ארגון מחדש של מערכת חשבונאות העלויות הוא מרכיב בסיסי ועיקרי בתהליך האופטימיזציה. רק גישה מוכשרת ונכונה להכשרה מחדש וחלוקה מחדש של עלויות יכולה להביא את הייצור לרמה חדשה.
- חישוב וניתוח עלות הייצור הנוכחית - אנחנו מדברים על חישוב עלות חומרי הגלם, שכר עובדי המיזם, תשלום שירותי שירות, פחת ציוד וכו'.
- שינוי מחזור הייצור - זיהוי רגעים קריטיים במחזור הייצור וביטול גורמים המעכבים את התהליך.
- מודרניזציהציוד - החלפת ציוד עבודה ישן שהופחת במלואו בציוד טכני חדש יאפשר להגביר את היעילות בייצור פי כמה.
- הגדלת כושר הייצור - הרחבת הייצור משמשת בסיס להגדלת הרווחיות של המיזם על בסיס רכישת הזדמנויות חדשות.
- אוטומציה של זרימת עבודה - על ידי הפחתת עלות תשלום השכר לצוות נוסף שנשכר, להנהלת מפעל ייצור יש הזדמנות לחסוך סכום משמעותי של כסף.
- זיהוי הרשימה האופטימלית של חומרי גלם שנרכשו - ניתוח המלאים הנחוצים באמת, אשר נרכשים על ידי המיזם לייצור המוצר המוגמר, מסייע לזהות אך ורק אזורי עדיפות (האצות הנמכרות ביותר) ולהתמקד בהם.
- מזעור פסולת - כדי לייעל עלויות, יש צורך להשתמש בחומרים הניתנים למחזור, להשתמש במתקני מחזור, לא לזרוק פסולת שדי מתאימה למיחזור ולשימוש חוזר.
- בניית תחנת משנה חשמלית משלהם - ארגונים גדולים מוציאים סכומי כסף עצומים על אספקת חשמל לבתי מלאכה. בניית תחנת כוח חלוקה משלנו תאפשר להפחית את העלויות הללו למינימום. עם זאת, יש לציין שהזדמנויות כאלה טבועות רק ליצרנים גדולים.
במסחר
מפעלי סחר, כמו גם מפעלי ייצור, שואפים להגדיל את שלהםיעילות על מנת למשוך השקעות גדולות ולהגדיל את הרווח הנקי ממכירות. אופטימיזציה עסקית מסחרית באה לידי ביטוי בעיקר בשלבים המתודולוגיים הבאים:
- ארגון נכון של התכנון;
- חיזוי ומחקר שוק;
- כובש את הנישה הנכונה בשוק הסחורות והשירותים;
- זיהוי הצרכים של קונה פוטנציאלי;
- החלפת ספקים לא רווחיים עם ספקים בעלי עדיפות גבוהה יותר;
- רכישת מוצרים להחזר בלבד;
- גירוי ביקוש נוסף (פרסום);
- הרחבת מגוון המוצרים (רציונלי ביותר);
- תמחור נכון;
- שיפור השיווק ומכירות המוצרים.
מפעל מסחרי, שאין כמותו, מכוון בעיקר להרוויח כסף ולהרוויח. לכן, האופטימיזציה של תהליכי המכירה מכוונת ישירות להגדלת הרווחיות של חברה מסחרית.
בפדגוגיה
מוסדות חינוך וגני ילדים לגיל הרך, בהיותם מוסדות תקציביים, סובלים משיטות שמרניות של ניהול תהליך חינוכי לא פחות חזק ממבנים שאינם ממלכתיים. כאן, המורים צריכים לעבוד לא עם תוצרים חומריים של ייצור סופי, אלא עם הידע, הכישורים והיכולות שהם יכולים וצריכים להכניס לתודעת הדור הצעיר. רמת הידע שמערכת החינוך הפדגוגית הנוכחית מספקת כיום מוסדרת באופן טבעיGOSTs קיימים וכללים שנקבעו. אבל כמה יעילה ההוראה של היום? ובמה תלויה העלייה ביעילות התהליך הפדגוגי?
אופטימיזציה של פעילויות חינוכיות מכוונת לרוב ל:
- הפעלת ערוצי תפיסה - קבלת מידע ספציפי על ידי ילדים והטמעה אקטיבית שלו;
- פיתוח מערך אמצעים למשיכת תשומת לב מוגברת של ילדים לתהליך החינוכי ולמידת מיומנויות חדשות;
- הצגת שיטות החינוך העדכניות ביותר שמגבירות את מעורבותם של ילדים בתהליך החינוכי;
- שימוש בדוגמאות ויזואליות כדי לאחד במהירות את המידע שהתקבל ואת היכולת לחשוב באופן אסוציאטיבי;
- שימוש בבדיקות תפעוליות;
- ילדים שלוקחים חלק בהכנה ישירה של כמה היבטים של השיעור;
- ניהול זמן יעיל.
בין היתר, ייעול עבודתם של המחנכים בגני ילדים מושגת על ידי שיפור מתמיד של כישוריהם, השלמת הידע שלהם עם הרעיונות העדכניים ביותר ופרטי ההוראה במוסדות הגן. רק מורה מוכשר ומוסמך יכול להכניס מידע להתפתחות הילדים בצורה נכונה, מובנת ונכונה. וזו, בתורו, המטרה העיקרית של כל גן ילדים.
בחינוך
לא פחות גבוהות הדרישות לייעול התהליכים החינוכיים של בית הספר והחינוך שלאחר בית הספר. מורים של בתי ספר לחינוך כללי ופרופסורים באוניברסיטאות זקוקים להסמכה תכופה אף יותר מאשר מורים במוסדות לגיל הרך. מההאם ההיבטים הבסיסיים של ייעול הפעילות של מורים ומרצים בכיתה?
- לעבוד על הבטחת התפיסה הראשונית הנכונה של חומר חינוכי - על מנת שתלמידים (תלמידים) יתעניינו בחומר שמציג המורה, על האחרון לעבוד קשה ולחשוב כיצד לשפר את הצגתו של נושא חדש. הרי מידת המעורבות של התלמיד בתהליך העבודה היא שקובעת כיצד הוא ילמד את החומר בעתיד.
- הטמעת ידע נרכש - עצם היכולת להעביר את נושא השיעור לקהל ההרצאה לא מספיקה כדי שהידע ישרש בתודעת התלמידים. לכן, המורה (המורה) מחויב לבנות את תרגיליו המעשיים בהדגמה חובה של דוגמאות קלות, פשוטות ומובנות. זה מגדיל מאוד את היכולת של התלמידים לזכור את המידע החדש שהתקבל.
- יישום מיומנויות נרכשות - ביצוע כל מיני ניסויים בסדנאות או שיעורי בית בצורה של יישום יצירתי של ידע נרכש נחשב לטכניקה יעילה באופטימיזציה של שלב המקבע בשליטה בנושא.
המטרה העיקרית של ייעול התהליך החינוכי היא הצגה איכותית של החומר על ידי המורה וניצול מיטבי של יכולותיו להגברת יעילות הטמעת המידע החדש של התלמידים.
בלוגיסטיקה
מרכזים לוגיסטיים גדולים העוסקים בהובלה, הובלת מטענים ותקשורת עם קבלנים דורשים גם הם אמצעים מחייבים כדי לייעל את התהליכים הלוגיסטיים. מה היאבימוי?
- תכנון פעולות על בסיס היחס בין זמן ואינדיקטורים פיננסיים, תוך התמקדות במוטו "זמן זה כסף".
- שימוש פעיל בטכנולוגיות המידע העדכניות ביותר - שימוש במחשבים ניידים קומפקטיים וגאדג'טים אחרים כדי לתקשר עם מובילים, משלחים, לקוחות.
- חישוב שיטתי של משאבי כספים ועבודה להובלת סחורות מנקודה א' לנקודה ב', בהתבסס על הערכה של הרווחיות והרווחיות של הובלה כזו.
- מזעור סיכונים במהלך הובלת מטען, בניית מערכת הפחתת ערך במקרה של נזק למטען עקב אשמת המוביל או המשלח.
- צמצום הסיכון לנזק למטען עקב תנאי טמפרטורה או זמן (רכישת בתי קירור, שמירה על הכללים לאחסון מטען בצורה של סחורה מתכלה).
בארגון
אופטימיזציה של תהליכים טכנולוגיים קשורה קשר הדוק לעבודה מאורגנת כהלכה בארגון בכללותו. יעילות תפקודו תלויה באופן בנוי המבנה הארגוני של החברה. ובהתחשב בעובדה שמבנה החברה מבוסס כולו על העובדים והתפקידים שהם מבצעים, המשימה הארגונית החשובה ביותר של כל חברה היא ייעול כוח האדם. אלה כוללים:
- הפחתת העלות של המעסיק כדי להבטיח פעילות עבודה;
- הגדלת הכישורים בפועל של העובדים;
- אוטומציה של עבודה - החלפת עבודה פיזית במכונה;
- להיפטר מעובדים לא יעילים - צמצום;
- שיפור של מערכת ניהול כוח האדם.
הנה רק רשימה קצרה של אותן נקודות שהן בסיסיות בארגון מחדש של ניהול כוח אדם. אבל הם משקפים את ההיבטים המרכזיים שתורמים להשגת המטרה העיקרית של ייעול תהליכי הארגון בארגון - מזעור עלויות.
