מאז שנות ה-60, כמעט כל הארגונים החלו לפתח ולהוציא לפועל מבנה ארגוני חדש לגמרי וגמיש יותר. תהליך זה נועד לצמצם את הבירוקרטיה על מנת להסתגל במהירות לתנאים חיצוניים משתנים, לרבות טכנולוגיות מתקדמות חדשות. מבנים מסוג זה כונו מבני בקרה אדפטיביים. בקיצור, מבנים כאלה ניתנים לשינוי מהיר ובקלות על ידי "התאמה" לסביבה החיצונית המשתנה ולצרכים המשתנים של הארגון.
קונספט
ניהול אדפטיבי היא גישההמשתמשת במערך של מתודולוגיות שונות הידועות כזריזות וכלים המשמשים לניהול מערכות מורכבות וחדשניות.
מבני ניהול אדפטיביים גמישים מאופיינים בשיתוף פעולה מתמיד עם הלקוח, כך שהיקף היישום אינו מוגדר בקפדנות, והחברה עצמה מחולקת לחלקים קטנים יותר, מה שנקרא פונקציונליות (חטיבות). גם מנהלי חברות תורמים לעתים קרובותשינויים ותיקונים בהתאם לדרישות והערכת הלקוח תוך התמקדות בעבודה על המשימה שהופקדה עליו.
הסתגלות מהירה ופתיחות לשינויים בחברה היא הבסיס למתודולוגיית המבנה המותאם. שלב נפרד בתפקוד החברה אינו מובחן, כמו בניהול מסורתי.
יסודות הפעולה
סביבה דינמית כמו גם דרישות הלקוח המשתנות דורשות תכנון לטווח קצר ומחויבות צוות. בשל היעדר מבנה ארגוני ברור, צפויה מהעובדים רמה גבוהה של משמעת וכישורי תקשורת. מנהל החברה משמש כמנטור. הצוותים מוגבלים לכמה עשרות אנשים בלבד ומאופיינים בגמישות, רמות גבוהות של שיתוף פעולה ויעילות משמעותית.
אינדיבידואליזם הוא היבט נוסף שבולט בפרקטיקות זריזות. במקרה זה, הסטנדרטיזציה ננטשת. מאפיין אופייני למבנה הניהול האדפטיבי הוא הפחתה משמעותית במספר המסמכים. שיטות זריזות מספקות מספר דרכים המאפשרות להתחיל לתפקד ללא ודאות בהשגת מטרות. הם גם מציעים שיטות לארגון משימות בחברה כדי להבטיח שהצוות עושה את הדברים הנכונים בתהליך הניהול.
השיטות המוצעות כחלק ממבנה ניהול אדפטיבי אינן מתאימות לכל סוגי הארגונים, במיוחד גדולים מאוד, שעבורםנדרשות עלויות טכנולוגיות משמעותיות.
מאפיינים של מבנים
הבסיס לתפקוד של מבני בקרה אדפטיביים מאופיין ב:
- חוסר רגולציה בירוקרטית קפדנית של עבודה ניהולית;
- חוסר התמחות עמוקה;
- רמות ממשל מסוימות;
- מבנה ניהול גמיש;
- אופי מבוזר של תהליך קבלת ההחלטות.
ניתן להשוות את סוגי המבנים האלה עם אחרים במספר דרכים.
בואו נשווה בין מבני בקרה אדפטיביים לסוגי חטיבות. הראשון יהיה גמיש יותר וניתן להתאים אותו לדרישות תעשייתיות וסביבתיות משתנות.
כתוצאה מכך, הבסיס לתפקוד של מבני בקרה אדפטיביים מאופיין בתכונות הרלוונטיות הבאות:
- להתמקד ביישום מהיר של פרויקטים ותוכניות מורכבות;
- פתרון בעיות קשות;
- יכולת לשנות צורה בקלות יחסית וללא כאב;
- התאמה מהירה למחזור החיים המשתנה של הפירמה (כלומר, מבנים אדפטיביים נוצרים בדרך כלל באופן זמני כדי לפתור בעיות מסוימות, כדי לבצע תוכניות ופרויקטים שונים);
- הקמה של גופי שלטון על בסיס זמני.
יסודות העיצוב
להלן רשימה של המטרות והעקרונות העיקריים המנחים את השימוש במתודולוגיות אדפטיביות בניהול חברה:
- גמיש וניתן להתאמה לצרכי הלקוח ולציפיות המשתנות באופן דינמי (ומכאן המונח "זריז");
- יצירת פתרונות ערכיים וחדשניים הן לחברה והן לצרכנים בכל שלב בניהול;
- צמצם עלויות על ידי צמצום לוחות זמנים של ייצור;
- להתמקד בחברי ניהול וצוות ניהול;
- הגברת המוטיבציה בקרב עובדים ללא לחץ;
- שיתוף פעולה הדוק עם הלקוח;
- פשטות וארגון עצמי של צוות הניהול;
- שביעות רצון לקוחות באמצעות מהירות וקביעות תהליכים;
- מזעור סיכון.
חוזקות של מבנה אדפטיבי
היתרונות של מבנה ניהול ארגוני אדפטיבי כוללות את הגורמים הבאים:
- ניהול אדפטיבי הוא שיתוף פעולה הדוק מתמיד עם הלקוח, למרות היעדר דרך להשיג את יעדי החברה. כל זה מדגיש רמות גבוהות של שביעות רצון לקוחות ומטרתו לספק ערך עסקי מרבי.
- התאמה קלה ושינויי ניהול מהירים.
- בניגוד לניהול מסורתי, אין צורך לציין את כל מגוון המשימות במהלך התקופה הראשונית של תהליכי הניהול.
- רמת העצמאות של משתתפי התהליך שלוקחים אחריות על משימות שהושלמו הולכת וגדלה.
Weaknesses
בין החסרונות ניתן למצוא את הנקודות הבאות:
- חברות גדולות והפרויקטים שלהן עדיין מיושמים באמצעות מודלים ניהוליים מסורתיים, מכיוון שלא נדרשת גמישות בהתאמה לשינויים, ותנאי הפרויקט אינם כל כך תנודתיים.
- חוסר ריכוז בבקרת משימות.
- צוות ההנהלה חייב להיות בעל ניסיון רב, כישורים גבוהים ורמת מוטיבציה גבוהה, שלעתים קרובות קשה להשגה.
- עובד רק בצוותים קטנים.
- כל תשומת הלב של צוות ההנהלה מתמקדת בהשגת התוצאה הסופית. מתעלמים מהיבטים אחרים של ניהול, כגון חקר שוק, בחירת חברי צוות מתאימים והכשרה מיוחדת, ניהול סיכונים, היבטים משפטיים ופורמליים ואחרים המיושמים במתודולוגיה המסורתית.
זנים
בין המבנים הארגוניים האדפטיביים של הניהול, ניתן להבחין בין הסוגים הבאים:
- matrix;
- project;
- problem target;
- program-targeted;
- מבנים שנוצרים בגישה קבוצתית (חטיבה, פיקוד);
- network.
בואו נשקול את התכונות של כל אחד מהם.
מבני מטריקס שייכים למבני בקרה אדפטיביים. התכונה שלהם היא הפרדת הזכויות של מנהלים המנהלים מחלקות. הספציפיות של מבנה זה היא שלכל עובד יש שני מנהלים בו זמניתזכויות שוות. מנהל אחד הוא מנהל שירות תפקודי ישיר. יש לו את מכלול הסמכויות לנהל את המשימות המוטלות על החברה. המנהיג השני הוא מנהל פרויקטים. מערכת הכפיפות הכפולה של עובד במסגרת ניהול פונקציונלי ופרויקט מאפיינת את המאפיינים של מבנה זה.
בין סוגי מבני ניהול אדפטיביים, מצוינים מבני עיצוב. הם מייצגים את היכולת לנהל פעילויות מורכבות. במסגרת מבנים אלו נדרש תיאום ושילוב של השפעה ניהולית. המאפיינים הם הגבלות קפדניות על תנאים, עלויות ואיכות העבודה. השימוש במבנים אלו אפשרי בפיתוח ויישום של פרויקט ארגוני מורכב.
בין הסוגים האדפטיביים של מבני ניהול, מובחנת צורת חטיבה. עם צורת מבנה ארגונית זו, נוצרים בארגון צוותים של 10-15 אנשים, כולל מעצבים, טכנולוגים, כלכלנים, עובדים לביצוע משימה ספציפית וייצור מוצרים.
מבני ניהול אורגני מסתגלים כוללים מטרת בעיה. הוא נוצר על פי העקרונות הבאים:
- גישת יעד פירושה בניית מבנה לפי עץ היעד;
- עקרון המורכבות בחישוב מספר המנהלים;
- התמצאות בבעיות החברה, כלומר, הקמת מחלקות בהתאם לקשיים שזוהו;
- להתמקד במוצרים ספציפיים (שווקי מוצרים);
- ניידות והתאמה לשינוי.
מבנה כזהיכול להיווצר על בסיס מספר ועומק העקרונות והדרישות להיווצרות, על בסיס עץ המטרות של החברה.
בלוק עיצוב רב תכליתי נוצר בדרך כלל למטרה חדשה ספציפית, זמנית או קבועה. בלוק זה מאפשר לרכז את המאמצים של כל תחומי העבודה של חטיבות החברה בהשגת המטרה, תוכנית העבודה להשגת המשימה שצוינה.
המטרה העיקרית של מחלקות הפרויקט היא להציג קישורים רוחביים לאינטראקציה של מחלקות שונות בתהליך עבודתן כדי להגשים את התוכניות המיושמות על ידי מחלקות הפרויקט הללו. במקביל, מחלקות הקו מייצרות מספר פרויקטים בבת אחת בפיקוח טכני. הניהול האדמיניסטרטיבי מתבצע במקביל להכנסת מנהלי השורה העליונה.
זכותן של מחלקות העיצוב לקבל החלטות וליישם המלצות טכניות מבוססת על הענקת סמכויות מתאימות לגוף המנהל של החברה.
מבני ניהול מבוססי תוכנית, הודות לנוכחות של מנהלים טכניים לכל פרויקט, הם בעלי הפרודוקטיביות הגבוהה ביותר ויכולת ליישם משימות קשות.
התנאי העיקרי לפעילות מוצלחתמבני ניהול יעדים הם חלוקת הכוח המדויקת בין מחלקות התכנון והמחלקות.
יתרונות המבנה:
- אפשרות לשיפוץ מהיר בתנאים משתנים כחלק משינויים בפרויקט;
- אינטראקציה בין מחלקות שונות להשגת המטרה הטובה ביותר;
- ריכוזיות של פונקציות ניהול קו.
החסרונות כוללים:
- קבלת החלטות רב-שלבית;
- כפיפות שונה של מבצעי תוכנית;
- עוצמת משאבים גבוהה.
מבנה ארגוני רשת הוא פתרון היברידי המשלב מבנה ניהול חטיבתי ומטריצת.
דוגמאות נפוצות הן חנויות רשת עם סגנון תאגידי משותף, מבחר בסיסי, מערכת מידע אחת וכו'.
ניתן לחבר רשתות לפי מותג, זהות ארגונית, מערכת מידע, אנשי מכירות, מגוון מוצרים, תוכניות הכשרת צוות וכו'.
תנאי מוקדם לתפעול הרשת הוא ניהול ריכוזי, מחלקות מבניות רב-תכליתיות מרוכזות לנושאים העיקריים של העבודה.
Networking הוא פתרון המאפשר לקבל גרסה פרודוקטיבית של חלוקת הסמכויות והחיבורים, כמו גם אוטונומיה והריכוזיות הנדרשת. מבנים ארגוניים ברשת הינם פרודוקטיביים יותר בחברות מפוזרות גיאוגרפית עם זהות ארגונית אחת, מה שמבטיח את הנראות של הארגון, ללא קשר למקום שבו הוא נמצא.
השוואה עם מבנים מכאניסטיים
ההבדלים בין מבני ניהול ארגוני אדפטיבי ומכניססטי מוצגים להלן.
| סגנון רספונסיבי | סגנון מכני |
| התמקד באספקת פונקציונליות | הכוונה לחלוקת המשימות |
| תוכניות הן השערה, לא חיזוי | התוכניות הן תחזיות לעתיד |
| הצלחה מובנת כיכולת להסתגל לתנאים משתנים | הצלחה מובנת כעמידה בתוכנית שהוקמה בעבר |
| תוכנית בשלבים מוקדמים ברמת דיוק גבוהה | תוכנית מפורטת שפותחה עבור החברה כולה |
| הסיבות לסטיות מהתוכנית מנותחות ומספקות מידע לשינוי התוכנית לשלבים הבאים (ניהול אדפטיבי) | סטיות מהתוכנית מטופלות כשגיאות ניהול ודורשות שיפור קל (פעולה מתקנת) |
| ניהול שינויים הוא הכוח המניע מאחורי תהליכי החדשנות של ארגון | ניהול שינויים מתבטא לרוב בהליכים בירוקרטיים שחוסמים שינוי |
| מוקדש לבניית צוות ניהול מארגן בעצמו, ממושמע בעצמו | מכוון לפרוצדורות ולשיטותבקרה וניהול מיקרו של משימות הפרויקט |
השוואה עם מבנים ביורוקרטיים
כדי להשוות בין מבני ניהול בירוקרטיים וארגוניים אדפטיביים, השתמש בטבלה למטה.
| קריטריון | Bureaucratic | Adaptive |
| היררכיית בקרה | קשוח | מטושטש |
| פיתוח קישורים אנכיים ואופקיים | ענפים מאוד מפותחים | קווים אופקיים מאוד מפותחים |
| סוג בקרה | קבוע | מנהל אחד, הרבה פרויקטים |
| מדיניות ונהלים של ניהול | בפיקוח גבוה | פורמליזציה חלשה |
| פורמליזציה של יחסי העבודה של מנהלים | חובות צרים | אחריות רחבה |
| קבלת החלטות בניהול | Centralization | ביזור |
| חלוקת עבודה של מנהלים | התמחות צרה | התמחות רחבה |
מסקנה
מושג הסתגלות קשור לבעיית הבטחת גמישות מערכת הניהול תוך שמירה על פרמטרי היעילות של גוף עסקי.
במסגרת של רעיונות מודרניים לגבי מבני ניהול, מבנים אדפטיביים מובנים ככאלה שמתאימים יותר לתנאים הדינמיים של הסביבה החיצונית. במובן זה, הם נחשבים לתנודתיים יותר.
מאפיינים עיקריים של מבני ממשל אדפטיביים אורגניים:
- היכולת לשנות צורה בקלות ולהסתגל באופן מיידי לתנאים חיצוניים;
- יישום מהיר של פרויקטים ופתרון מהיר של משימות;
- מגבלת זמן;
- ממשלות עשויות להיות זמניות.
