המאמר מספק הסברים למושגים כגון תיעוד נכנס ויוצא, זרימת מסמכים ומבנהו, זרימת מסמכים, אופן ומחזוריותו, תיעוד פנימי וחיצוני. ניתנות הדרכים להדגשת המידע הדרוש ואחסונו בתיקים ובארכיונים שוטפים במהלך העבודה המשרדית.
סוגי זרימות מסמכים
בעידן המידע הזה, אי אפשר לדמיין את פעולתו של כל מבנה של ייצור, צריכה, רגולציה או הפצה ללא תיעוד. העבודה עם התיעוד בנייר המידע והבום האלקטרוני של היום הופכת מורכבת יותר ויותר. נושאי המידע משתנים, האנשים שמעבדים אותו משתנים, התחום המשפטי לשימוש במידע משתנה. גם הרעיון והמבנה של זרימת המסמכים כפופים לשינויים.
מסמך כיחידה של זרימת מסמכים
מסמך הוא מידע שנרשם בצורה של כל חפץ מהותי. מסמך יכול להיות תמונה, וידאו, הקלטת אודיו, שלא לדבר על זהמדיה וקבצים מנייר. אבל מסמך הופך למסמך רק אם יש לו מספר דרישות הכרחיות. דרישות אלו נקראות פרטים והן תכונות חובה שנקבעו בחוק או בתקנות עבור סוגים מסוימים של מסמכים. לרישום מסמכים ארגוניים ומנהליים, למשל, יש GOST R 7.0.97-2016. אחד הפרטים החשובים ביותר הוא תאריך המסמך (לפעמים אפילו השעה).
מהי זרימת מסמכים
זרימת מסמכים היא העברת מסמכים בין נקודות ליצירת מידע, נקודות עיבוד מידע, נקודות אחסון מידע ומשתמשים ישירים במידע. זרימות המסמכים שונות מאוד בסוג המסמכים ובתוכנם, מצבם ומחזוריותם, שיטות התנועה וכו'
זרימות מסמכים בארגון (כלומר גם ארגונים) מחולקות לפי כיוון לנכנסים ויוצאים. יש להפריד כל סוג של זרימה זה מזה כדי למנוע שגיאות ובלבול בעבודה עם מסמכים.
זרימת מסמכים נכנסת מורכבת ממסמכים המגיעים לארגון בדואר, בדואר אלקטרוני, המובאים בכוונה (באמצעות שליחים). יש למיין מסמכים בכניסה, מיותרים - להוציא לפח. יש לרשום את המסמכים הנחוצים או הנחוצים אולי ביומנים (נייר או אלקטרוני) המציינים את תאריך הקבלה, שם המסמך ופרטיו (תאריך המסמך, שם השולח וכד'), היחידה הארגונית אליה. המסמך נשלח.
זרימת מסמכים יוצאת מורכבת ממסמכים שנוצרו ושהונפקו או מעובדים על ידי הארגון. לכל המסמכים היוצאים יש להקצות מספר סידורי, הם נבדקים בקיומם של הפרטים הדרושים ונכונותם, יש לרשום אותם ביומנים המציינים את התאריך (ככלל, זהו תאריך החתימה על המסמך), המספר היוצא והקוד של המחלקה שהכינה את המסמך.
אם אי אפשר לעבד את זרימת המסמכים באופן מיידי (הגידול החד שלו), יש צורך להגדיל את מספר העובדים המעבדים מסמכים על מנת למנוע טעויות ועיכובים, אשר לרוב יקרים מאוד לארגון.
סוגי זרימת מסמכים יכולים להיות שונים מאוד, הכל תלוי בסוג הפעילות של הארגון ובשיטות העבודה שלו.
עבור ארגונים וארגונים גדולים, זרימת מסמכים מובנית כהלכה חשובה לא פחות מהזרימה של חומרים או מוצרים. עבור זרימות גדולות של מסמכים, אפילו תהליכים טכנולוגיים דוקומנטריים מפותחים ומיושמים.
המושג של זרימת מסמכים חיצונית ופנימית
בנוסף למידע נכנס ויוצא בארגון, פנימי, כלומר. מידע שנוצר ומשמש רק בתוך הארגון עצמו. מידע זה עשוי להיות בעל מידה מסוימת של סודיות ואינו זמין לציבור אפילו בתוך אותה מחלקה. חילופי מכתבים בין מחלקות של אותו ארגון לרוב אינם מתקבלים. לתקשורת תיעודית, נעשה שימוש במה שמכונה הערות שירות (דוחות, הערות הסבר, אישורים) החתומים על ידי ראשי המחלקות. בנוסף למזכרים בארגונים מפעילים הזמנות, הוראות, אישורים, תיעוד טכני ותיעוד אחר.
זרימת המסמכים הפנימית מסיבות אלו חייבת להיות מוסדרת בבירור כך שמידע סודי לא ייפול למקומות ציבוריים, אפילו בצורה של קטעים או חלקים. לכן, מידע פנים לא נועד לחרוג מהארגון, ולעיתים מעבר לגבולות יחידה אחת. במקרה זה, מידע כזה מועבר ממחלקה למחלקה רק באישור ראש המחלקה והוא נרשם בהכרח במהלך שידור (אפילו לארכיון הארגון) בכתבי עת מיוחדים המציינים את הנמען ומאשרים את סמכותו לקבל (הרשאה לעבוד עם מסמכים).
פרמטרים של זרימת מסמכים
זרימת מסמכים היא מערכת מורכבת המאופיינת בפרמטרים הבאים:
- תוכן (או אילו פונקציות הוא מבצע);
- structure;
- מצב ומחזוריות;
- direction;
- volume;
- אחר.
תוכן או פונקציונליות
פרמטר זרימת מסמכים זה הוא רשימה של המסמכים שבהם השתמש הארגון והרכב המידע הכלול במסמכים אלה. ערך זה קבוע עבור מספר קטן של ארגונים שפעילותם מאוד ספציפית וקבועה לאורך זמן (בדרך כלל מדובר בבתי משפט, ארכיונים, פנקסים וארגונים אחרים שאינם ייצור). עבור רוב הארגונים, במיוחד הייצוריים, זרימת המסמכים היא ערך לא קבוע שמשתנהבהתאם לשינויים שונים: סוג הפעילות, שותפים, טכנולוגיות, חומרים, חקיקה ודרישות אחרות של שינוי ייצור ושינויים זמניים.
מבנה זרימת מסמכים
ניתן לתאר את הרעיון והמבנה של זרימת העבודה לפי התכונות שבהן ניתן סיווג המסמכים והאינדקס שלהם, כל מערכת ההתמצאות נוצרת במנגנון ההתייחסות של מסמכי הארגון. בדרך כלל, מבנה כזה מתאים לסוג ומטרת זרימת המסמכים.
מצב ומחזורים
פרמטרים אלה קובעים את השינויים בעומס המידע הנכנס לאורך זמן. מדובר, למשל, בעלייה חדה בכמות העבודה עם תיקים אישיים של מועמדים למוסד לימודים במהלך מסע הקבלה או עם מסמכים של תלמידים במהלך המפגשים והסיום.
שינויים כאלה קשורים למקצבים הפנימיים של הארגון והם בדרך כלל די צפויים ומתוכננים.
שינויים בכיוון זרימת המסמכים
שינויים אלו קשורים לתוכן העבודה של יחידת עיבוד המידע. מדובר על הבדלים בדרכי רישום מסמכים, דרכי מעקב אחר מועדי ביצוע מסמכים, דרכי היכרות עימם ובעיקר אישור ותיאום מסמכים שונים. שינויים בכיוון זרימת המסמכים יושפעו גם משינויים פנימיים במבנה ובכיוון של ארגונים.
נפח זרימת מסמכים
נפח זרימת המסמכים הוא הכמותמסמכים (הן מקורות והן עותקים), שיכולים להתבטא הן במספר המסמכים עצמם והן במספר הגיליונות, התווים, מספר המבצעים והאנשים עימם מוסכם המסמך. לדוגמה, מספר הארגונים השותפים שעימם אתה צריך להסכים על חוזה, או שאתה צריך לחתום עליו.
זרימת העבודה של הארגון כוללת את המספר הכולל של מסמכים בכל הזרימות.
שיפור העבודה עם זרימות מסמכים בארגון
כדי לשפר עבודה זו, יש צורך ללמוד את כל תהליך הניירת, לקבוע המלצות ברורות שהופכות את התהליך למוכשר טכנולוגית: להסיר כפילות בעבודה עם מסמכים, לא לכלול אישור מסמכים על ידי מחלקות שאינן קשורות אליו. ככל שזרימת המסמכים גדולה יותר, כך המנגנון הניהולי של הארגון עמוס יותר, או לפחות רובו.
אחת הנקודות המרכזיות בשיפור עבודת כוח האדם במסמכים היא רמת הכשרתם המקצועית בכל שלבי זרימת המסמכים, עומס העבודה האופטימלי של כוח האדם, ויסות ברור של העבודה עם מסמך בכל מחלקה.
רגולציה וסטנדרטיזציה עם תזרימי מסמכים גדולים מאפשרים שימוש במיכון ואוטומציה משרדית, צמצום מספר העובדים העובדים עם מסמכים למספר האופטימלי.
למרבה הצער, מידע על היקף תזרימי המסמכים בדרך כלל אינו מוערך בשל שיטות חשבונאות לא מושלמות.
בסיסידרישות מודרניות לזרימת מסמכים
- סדירות. כל גודש או כשל בזרימת המידע בפעילות אנושית מביאים לשיבוש של המערכת כולה. יש לשקול ולתכנן גידול בהיקף המסמכים מראש.
- ניתן לשליטה. ניתן וצריך לנהל את זרימת המידע. מערכת המשרד חייבת להיות לא רק יציבה, אלא גם גמישה בתפעול; הצוות צריך לקבל הכשרה אוניברסלית בכל פעולות המשרד.
- שיפור מתמיד ביעילות זרימת העבודה באמצעות רציונליזציה, מיכון ואוטומציה של העבודה.
- איסוף ועדכון שוטף של מפות מסלול טכנולוגיות של תנועת מסמכים עם אינדיקציות של מועדים, מבצעים וכו'.
- סטנדרטיזציה של מסמכים, שיטות עיבודם, ארכיון נכון, קביעת מקומות אחסון לכל מסמך מזרז את החיפוש אחר מסמכים ועבודה איתם.
