אמנת האג מ-5 באוקטובר 1961 פשטה מאוד את זרימת המסמכים הבינלאומית. לאחר אשרור ההסכמות שהושגו בה, התחייבו המדינות שהצטרפו לאמנה להכיר במסמכים שנוצרו בשטחן של מדינות אחרות החתומות עליה, ללא הליכים נוספים וארוכים. זה הביא לחסכון משמעותי בזמן ובכספי. בואו נסתכל מקרוב על מה מורכב ההסכם הזה ונגלה מי היו המדינות המשתתפות באמנת האג משנת 1961.
סיבה להתקשרות לוועידה
אבל קודם כל, בואו נגדיר מה בדיוק גרם לקהילה הבינלאומית לחשוב על הצורך לפשט את זרימת המסמכים בין מדינות.
לפני 1961, זרימת המסמכים בין מדינות שונות הייתה לא נוחה. על מנת שיוכר במדינה אחרת, היה צורך לעבור הליך רב שלבי נוסף של לגליזציה קונסולרית. תלוי במדינה הספציפית, זה יכול אפילו לקחת כמה חודשים. קרה גם שבמהלך הזמן הזה המסמך כבר איבד את הרלוונטיות שלו.
היה צורך באישור נוטריוני, לתרגם אותו לשפה הרצויה. וגם חתימת המתרגם חייבה אישור נוטריוני. לאחר מכן נדרשה אישור ממשרד המשפטים והמחלקה הקונסולרית במשרד החוץ של המדינה השולחת את המסמך. בסופו של דבר, היה צורך להכשיר התכתבות בשגרירות המדינה שאליה היא נשלחה.
בנוסף, הצורך בלגליזציה מתמדת של מספר רב של עיתונים האט את עבודת המחלקות והקונסוליות בתחומי פעילות אחרים, הצריך הקצאת צוות נוסף, מה שהוביל לעלויות מהותיות.
תוכן ההסכמים
מהי מהות ההסכם שנחתם על ידי המדינות החברות באמנת האג משנת 1961? בוא נטפל בנושא הזה.
ההסכמים קבעו שכל המדינות שהצטרפו אליהם הכירו במסמכים רשמיים שהונפקו בשטחן של מדינות אחרות המשתתפות בהסכם כתקפים ללא לגליזציה קונסולרית מיוחדת.
ההגבלה היחידה הייתה שתיעוד זה, כדי לאשר את אותנטיות החתימה ואת סמכות החותם, היה צריך להיות מאושר על ידי אפוסטיל.
מהו אפוסטיל?
למה התכוונה אמנת האג בפעולה זו? אפוסטיל הוא חותמת מרובעת מיוחדת המכילה פרטים מסוימים של התבנית שנקבעה.
חותמת זו היא חובה, ללא קשר לארץ המילוי והמדינה שבה יסופק המסמך, בראש זה חייב להיות עם השםצרפתי "אפוסטיל (אמנת האג מ-5 באוקטובר 1961)". בין פרטי החובה שהיו צריכים להיות מצויים על האפוסטיל, ניתן לציין את הדברים הבאים:
- שם המדינה שהוציאה את האפוסטיל;
- שם האדם שחתם על המסמך;
- העמדה שלו;
- שם המוסד שממנו מקור התיעוד;
- התנחלות שבה הוחזק התעודה;
- תאריך מזהה;
- שם הסוכנות הממשלתית שמאשרת את התיעוד;
- מספר סידורי אפוסטיל;
- חותם של המוסד שמאשר את התיעוד;
- חתימת הפקיד שביצע את ההסמכה.
בנוסף, אמנת האג קבעה כי הגודל הסטנדרטי של אפוסטיל חייב להיות לפחות 9X9 ס מ. בפועל, לאפוסטיל לא תמיד יש צורה מרובעת, כפי שנאמר בעבר בהסכמים. לדוגמה, ברוסיה לעתים קרובות יש לו צורה של חותמת מלבנית. ברוב המקרים, הצד המקבל אינו מוצא פגם בצורת האפוסטיל הסטנדרטית, אך היו תקדימים כאשר הוא סירב לקבל תיעוד כזה.
הניואנסים של שימוש באפוסטיל
שפת האפוסטיל יכולה להיות אחת מהשפות הרשמיות של האמנה (צרפתית או אנגלית), או שפת המדינה שהוציאה אותה. ברוב המוחלט של המקרים נעשה שימוש בדו-לשוניות, כלומר גם בשפת המדינה שהוציאה את האפוסטיל וגם באחת השפות הרשמיות של האמנה.
ניתן להדביק את האפוסטיל הן ישירות על המסמך המאושר והן על פיסת נייר נפרדת המצורפת אליו.
כיום, מספר מדינות מפתחות גם את נושא השימוש באפוסטיל אלקטרוני. נושא זה הפך לרלוונטי מאוד בהקשר להתפשטות ההולכת וגוברת של ניהול מסמכים אלקטרוניים. בפרט, מדינות אלו כוללות את ארה ב, אוסטרליה, אנדורה, אוקראינה, ניו זילנד ומדינות אחרות.
היכן ממוקם האפוסטיל?
בואו נגלה על אילו מסמכים ספציפיים מצמידים המדינות המשתתפות באמנת האג משנת 1961 אפוסטיל.
רשימה זו של מסמכים כוללת תכתובות מסוכנויות ממשלתיות או ארגונים אחרים הכפופים לסמכות השיפוט של מדינה מסוימת, מסמכים נוטריוניים, מסמכים מנהליים, וכן הערות רשמיות שונות ואשרות המאשרות את התאריך. כמו כן, כל חתימה של מסמך שלא אושר על ידי נוטריון מאושרת באפוסטיל.
חריגים לאמנת האג
במקביל, ישנם מספר תנאים שבהם זרימת המסמכים בין מדינות שונות אפילו אינה זקוקה לאפוסטיל, כפי שנדרש באמנת האג.
קודם כל, זרימת המסמכים בצורה פשוטה יותר מתבצעת אם יש הסכם דו-צדדי בין מדינות על קבלת מסמכים ללא פורמליות נוספות. במקרה זה, גם אם שתי המדינות צד לאמנת האג, אין צורך באפוסטיל כדי לאשר את אמיתות המסמכים. מספיק להגיש בקשהתרגום נוטריוני של המסמך. למשל, לאוסטריה וגרמניה, כמו גם למדינות רבות אחרות, יש ביניהן הסכם דומה. אבל אלו הם בדיוק הסכמים דו-צדדיים בין מדינות, ולא אמנה נפרדת לכמה מדינות.
אתה גם לא צריך לשים אפוסטיל אם הארגון הזר שאליו אתה שולח את המסמך אינו דורש אישורים מיוחדים.
לא דורש אישור אפוסטיל של מסמכים המגיעים ישירות ממשרדים דיפלומטיים וקונסולריים.
החריג האחרון הם ניירות הקשורים לפעולות מכס או כאלה שהם בעלי אופי מסחרי. אך כאשר מפרידים פעילויות מסחריות מפעילות שאינן מסחריות, יכולות להתעורר בעיות, שכן אין הבחנה ברורה. לדוגמה, מסמכים בנקאיים רבים שניתן לסווג כעסקאות מסחריות מאושרים בכל זאת על ידי אפוסטיל.
חתימה על האמנה
תנאי האמנה נערכו במשא ומתן בוועידה למשפט בינלאומי פרטי בהאג ב-1961.
כנס זה מתקיים בעיר ההולנדית מאז 1893. מטרתן של המדינות המשתתפות בו הייתה לאחד את המשפט הבינלאומי הפרטי (PIL), לפטור אותו מפורמליזם מיותרים ומעט ביורוקרטי. עד 1955, הוועידה הפכה לארגון מן המניין עם מדינות חברות.
בשנים שונות, במהלך ועידת PIL, נחתמו אמנות על סדר הדין האזרחי, על גישה למשפט, על החוק בהפעלת מכירת טוביןרבים אחרים. באחת מפגישות אלה בשנת 1961, נחתמה האמנה בדבר לגליזציה של מסמכים זרים.
מדינות צדדים לאמנה
ההשתתפות בפיתוח האמנה ננקטה על ידי כל המדינות שב-1961 היו חברות בוועידת PIL. בואו לגלות מי הן המדינות המשתתפות באמנת האג משנת 1961. זה יאפשר לנו לזהות את עמוד השדרה של המדינות שהיו מעורבות בעיקר בהסרת ההגבלות על לגליזציה של מסמכים.
מדינות אלו כוללות: שוודיה, ספרד, בריטניה, יוון, נורבגיה, הולנד, דנמרק, בלגיה, אוסטריה, אירלנד, טורקיה, פינלנד, גרמניה. לוקסמבורג, שוויץ, איטליה, יפן, מצרים ופורטוגל. ארגנטינה, ברזיל, הודו, ברית המועצות, ארה ב, סין ומדינות גדולות רבות אחרות בעולם לא היו חברות בוועידת PIL, ולכן לא השתתפו בפיתוח הסכמים.
מדינות ראשונות שהצטרפו לאמנה
יחד עם זאת, יש לציין שהתפתחות הסכמים על שימוש באפוסטיל טרם הביאה לכניסה אוטומטית של הוראה זו לתוקף בשטח המדינות המשתתפות. לא, כולם היו צריכים בנוסף להחליט על הצטרפות ולאשר אותה, בהתאם לחוק הפנימי. במקביל, מדינות שלא השתתפו בפיתוח שלה יכלו גם להצטרף לאמנה.
המדינות הראשונות שעל שטחן נכנסה האמנה לתוקף הן בריטניה, צרפת, הולנד והונג קונג. זה קרה רק ארבע שנים לאחר החתימההסכמים, ב-1965. גרמניה, בוטסואנה, ברבדוס ולסוטו הצטרפו בשנה שלאחר מכן. שנה לאחר מכן - מלאווי, ובשנת 1968 - אוסטריה, מלטה, מאוריציוס וסוואזילנד.
תוספות נוספות
בשני העשורים הבאים הצטרפו המדינות הבאות לאמנה: טונגה, יפן, פיג'י, ליכטנשטיין, הונגריה, בלגיה, שוויץ, פורטוגל, ארגנטינה, מקאו, קפריסין, בהאמה, סורינאם, איטליה, ישראל, ספרד, הרפובליקה הדומיניקנית, סיישל, לוקסמבורג, סנט וינסנט והגרנדינים, ונואטו, ארה"ב. כניסתן של אחרונות המדינות הללו חשובה במיוחד. בתום התקופה הנ"ל, אנטיגואה וברבודה, נורבגיה, יוון, טורקיה, פינלנד, ברוניי הצטרפו לאמנה.
ב-1991, מספר המדינות המשתתפות התחדש בסלובניה, פנמה, מקדוניה, ברית המועצות וקרואטיה. ב-1992 הצטרפה רוסיה לאמנה כיורשת החוקית של ברית המועצות שהתמוטטה. צרפת בירכה במיוחד על האירוע הזה. מעתה, תוכל להחיל את האפוסטיל בארצנו.
בנוסף, באותה שנה, בוסניה והרצגובינה, סרביה, בלארוס ואיי מרשל הפכו צדדים להסכם. בשנת 1993, רק מדינה אחת, בליז, הצטרפה לאמנה. אבל בשנה שלאחר מכן, האמנה אושררה על ידי שתי מדינות בבת אחת - סנט קיטס ונוויס, ולאחר מכן ארמניה. מדינות אלה קיבלו מיד את הזכות להשתמש בחופשיות באפוסטיל כמעט בכל מדינות ההסכם, כולל רוסיה וארצות הברית. אוסטרליה ומקסיקו הפכו לחברות בוועידה בשנה שלאחר מכן. ללא ספק, כניסתן של מדינות גדולות אלו חיזקה את מעמדה של קהילה זו. גם ב-1995דרום אפריקה וסן מרינו הצטרפו לאמנה.
במהלך 15 השנים האחרונות, האמנה אושררה גם על ידי לטביה, ליבריה, אל סלבדור, אנדורה, ליטא, ניואה, אירלנד, צ'כיה, ונצואלה, שבדיה, סמואה, טרינידד וטובגו, קולומביה, קזחסטן, נמיביה, רומניה, בולגריה. אסטוניה, ניו זילנד, סלובקיה, גרנדה, סנט לוסיה, מונקו, אוקראינה, אלבניה, איסלנד, הונדורס, אזרבייג'ן, אקוודור, איי קוק, הודו, פולין, מונטנגרו, דנמרק, מולדובה, גאורגיה, סאו טומה ופרינסיפה, הרפובליקה הדומיניקנית, מונגוליה, קייפ ורדה, פרו, קירגיזסטן, קוסטה ריקה, עומאן, אוזבקיסטן, אורוגוואי, ניקרגואה, בחריין, פרגוואי, בורונדי. קוסובו, ברזיל, מרוקו וצ'ילה היו האחרונות שהצטרפו ב-2016.
בעיית זיהוי
אבל עדיין, לא כל המדינות המשתתפות באמנת האג משנת 1961 מכירות בשליחים של חברים אחרים. הסיבות לכך יכולות להיות גם טכניות או פורמליות וגם פוליטיות. למשל, מדינות רבות בעולם אינן מכירות בקוסובו כמדינה. מסיבה זו, האפוסטיל של מדינה זו אינו מוכר על ידי אוקראינה, סרביה, בלארוס, רוסיה. צרפת, לעומת זאת, מכירה באפוסטיל מכל המדינות החברות.
מסיבות טכניות, האפוסטיל של אוקראינה לא הוכר על ידי יוון עד 2012.
משמעות אמנת האג
קשה להפריז בחשיבותה של אמנת האג. לאחר אימוצו, זרימת המסמכים בין מדינות שונות הפכה להרבה יותר קלה. מדי שנה מצטרפות יותר ויותר מדינות לאמנה: הרפובליקה של דרום אפריקה, ונצואלה, קוסובו, צ'ילה…
לאחר אימוץ האמנה, מדינות אשר אשררו אותה אינן צריכות לעבור הליך ארוך ולא נוח לצורך לגליזציה של מסמכים. לכן, אפילו מדינות אי קטנות כמו איי מרשל, אנטיגואה וברבודה וקיפ ורדה חתמו על ההסכם.
