קל מאוד להתבלבל במעגל אירועי החיים. ילדים מלמדים לחלק את זמנם בצורה נכונה על ידי מבוגרים, שלעתים קרובות דוחים הכל למועד מאוחר יותר. ככלל, "מאוחר יותר" זה לעולם לא מגיע. כל המקרים המתוכננים נדחקים בצורה חלקה הצידה על ידי אחרים ובסופו של דבר הופכים לגוש אחד מתמשך של משימות לא פתורות.
הבעיה לרוב לא נעוצה במספר המקרים, אלא בלוח זמנים שנערך בצורה לא הגיונית. אנשים לא מקדישים תשומת לב ראויה לתכנון הפעילות שלהם. אבל, לאחר שהשקעת לא מעט זמן אישי בלימוד היסודות של ניהול זמן, אתה יכול לחסוך זמן משמעותי בעתיד. אז בחיים יהיה מקום לא רק לבעיות נצחיות, אלא גם לעצמך ולמשפחתך. אחת מטכניקות התכנון הפשוטות והיעילות ביותר היא עקרון אייזנהאואר.
מהי המהות של הטכניקה?
העיקרון של מטריצת אייזנהאואר הוא חלוקת המשימות המוסמכת בהתאם למידת חשיבותן. זה עוזר לפרק את כל רשימת המשימות לחשובות ולא חשובות, דחופות ולא חשובות במיוחד. באמצעות המטריצה, ניתן לקבוע את פרק הזמן שיידרש לפתרון הבעיה,אחרי הכל, משהו דורש יותר תשומת לב, וחלק מהדברים לא שווים חמש דקות שהושקעו בהם.
כדי להשיג הצלחה, עליך לפעול לפי אלגוריתם מסוים. סדר הפעולות הדרושות תלוי בעדיפות המשימות. ככלל, גורמים שונים מפריעים להתרכז במטרה אחת: בעיות אישיות, אנשים סביבך, הרגלים וכדומה. שיטת אייזנהאואר יכולה לעזור להיפטר מחולשות ולהתמקד רק בפעולות שימושיות.
איך נוצר העיקרון הזה, מי יצר אותו?
הנשיא השלושים וארבעה של ארצות הברית של אמריקה, דווייט דיוויד אייזנהאואר, ביסס את העיקרון המתואר של ניהול זמן. הפוליטיקאי לא יכול היה להשאיר משימה אחת ללא פתרון, אז הוא ניסה להפוך את לוח הזמנים שלו לרציונלי ומיטבי ככל האפשר. כתוצאה מכך, אייזנהאואר הפך את כל המשימות למטריצה.
היום, עובדי משרד, מנהלים ומנהיגים בכירים משתמשים בשיטת הנשיא. זה מצביע על כך שדרך זו של תעדוף היא באמת יעילה ורלוונטית.
מהי מטריקס של דווייט אייזנהאואר?
ריבוע של אייזנהאואר (או עקרונות תכנון הזמן) מבוסס על בניית מטריצה. הבסיסים של המטריצה הם ציר החשיבות (אבססיס) וציר הדחיפות (אורגנטי). ההצטלבות ההדדית שלהם נותנת ארבעה ריבועים, שכל אחד מהם מלא במשימות, לפי חלוקתם.
אז, בתור התחלה, כדאי שתחליטו מה חשוב ומה דחוף. לדברים חשובים יש את ההשפעה הגדולה ביותר על ההישגיםתוצאה, ומשימות דחופות דורשות ביצוע מיידי. באופן כללי נוצרת תמונה שנותנת תמונה מלאה של מצב העניינים.
המטריקס יאפשר לכם לקבוע את סדרי העדיפויות הנכונים - מה יכול לחכות ומה לא יתעכב.
מה יש בריבוע A?
הריבוע הראשון, הממוקם בפינה השמאלית העליונה, נקרא ריבוע A. המשימות החשובות והדחופות ביותר כתובות בתא זה. באופן אידיאלי, הריבוע הזה צריך להיות ריק, מכיוון שזמן מחולק באופן רציונלי מאפשר למנוע נוכחות של מקרים מהסוג הזה באופן עקרוני.
העניינים העיקריים כוללים:
- בעיות בריאות המתרחשות בדרך כלל בזמנים הכי לא מתאימים;
- מה עשוי להשפיע לרעה על הביצועים;
- דברים שאם לא ייעשו, עלולים להוביל לבעיות חדשות.
השליטה העצמית של אדם אחראית למלאות הריבוע הזה. אחרי הכל, אם בכל יום יופיעו מקרים חדשים בתא A, עקרון אייזנהאואר לא יעזור. כאן כדאי לפנות לניהול זמן באופן עקרוני, אבל קודם כל צריך לטפל בכל המקרים שימלאו את ריבוע A בזמן הקרוב
למרות העדיפות הגבוהה ביותר של הריבוע הזה, אפשר להעביר את פתרון הבעיות שממלאות את התא למישהו אחר. אבל זה רק אם זה אפשרי, והדברים אינם דורשים בהכרח השתתפות אישית.
לאילו משימות משמעות הריבועב?
חלק זה של המטריצה מלא בפעילויות יומיומיות. ככלל, כל מה שראוי ליותר תשומת לב נכלל כאן. מדובר בעניינים חשובים, אך לא דחופים, שרובם קשורים לפעילותו העיקרית של אדם. הדחיפות הנמוכה של המשימות תאפשר לכם לא לקבל החלטות פתאומיות, וגישה בונה וסבירה תאפשר לבצע את כל המשימות בצורה יעילה יותר.
אנשים שפותרים בעיקר בעיות ברבע B הם פרודוקטיביים יותר. עם תוצאות עבודה טובות, לאנשים כאלה יש מספיק זמן לחייהם האישיים, הם לא חווים מתח מתמיד. הריבוע הזה מורכב ממשימות שאין להן חשיבות מועטה ואולי, במידה מסוימת יומיומית, אבל מהן מורכבת בעיקר הפעילות האנושית.
למשימות ממגזר B יש השפעה חזקה הן על המורל והן על המצב החומרי. אלה הם פעילויות ספורט, דיאטה, שינה, לימודים ועבודה - הדברים שאי אפשר בלעדיהם, אבל הם בדרך כלל שמים לב לפחות, ומשחררים הרבה מעצמם.
מהם המקרים בריבוע C?
ריבוע C כולל את הדברים שלא מקרבים אותך ליעד היקר שלך, אלא להיפך, להאט אירועים, לדחות את ביצוע המשימות החשובות באמת. לרוב הם דורשים השקעת זמן דחופה, אך הם מסיטים את דעתם ומובילים שולל. כאן חשוב לזכור תמיד את תוצאות הפעילויות והמטרות שלך ולא לעבור למשנית.
במגזר זה, אתה יכול לכלול בבטחה מטלות בית והבטחות שניתנו למישהו. באופן כללי, זה לא כל כך הרבהחשוב כדחוף.
מה יש בריבוע D?
לאנשים שלא יודעים לתכנן נכון את הזמן שלהם, דברים מהכיכר הזו לוקחים הכי הרבה זמן. ניתן לקרוא למשימות אלה לא בעיות, אלא דאגות נעימות, אשר, יתר על כן, אינן מביאות שום תועלת רציונלית. ההשפעה של ריבוע D חייבת להיות, אם לא לבטל, אז לפחות לצמצם.
אל תחליף מנוחה בניטור חסר מטרה של רשתות חברתיות, צפייה בתוכניות טלוויזיה או סדרות, פטפוטים ריקים בטלפון. ניתן לבלות זמן פנוי גם לטובת עצמך ואחרים: משפחה, אהובים וחברים.
היכן נעשה שימוש בעקרון דווייט אייזנהאואר?
השיטה המתוארת של חלוקת משימות משמשת לא רק כדי להגדיר את הזמן. ניתוח מואץ על פי עקרון אייזנהאואר משמש, למשל, כדי לקבוע את הפונקציות הדרושות של מתקנים קמעונאיים. שיפור המוצר בכל שלבי מחזור החיים נקרא ניתוח עלות פונקציונלי (FSA). עיקרון זה משלב שיטות כלכליות וטכניות לקביעת היחס בין תכונות המוצר לעלות שלו. האחרון חייב להיות הגיוני ומשתלם.
מהו עקרון אייזנהאואר ב-FSA, שנחקר על ידי מומחים רבים ממדינות עם כלכלת שוק: צרפת, גרמניה, בריטניה הגדולה, ארה ב. כתוצאה מכך, נמצא כי על מנת לקבוע את טווח הפונקציות הרלוונטיות של האובייקט,חשוב להקפיד על הפרופורציות בין נחיצותם לעלות. עקרון אייזנהאואר ב-FSA הוא לנתח את המוצר ולחלק את תכונותיו לשלוש קטגוריות:
- קטגוריה A. פונקציות עיקריות או בסיסיות: המטרה הישירה של הסחורה, שאספקתה דורשת יותר כספים.
- קטגוריה B. תכונות מוצר משניות הקשורות לעיקרית. נוכחותן של תוספות כאלה מבורכת, אך ההיעדרות אינה משפיעה יותר מדי על המכירות.
- קטגוריה C. תכונות נוספות, שהיעדרן לא ישפיע בשום אופן על איכות המוצר. על ידי הימנעות מהוצאות על תוספות מיותרות לחלוטין, תוכל לחסוך הרבה.
תרגול עקרון אייזנהאואר
זה ממש לא הכרחי לחלק משימות בדיוק בצורה של מטריצה - בריבוע, אבל בהתחלה אתה יכול לעשות בדיוק את זה כדי להבטיח נראות. זה נוח להמיר את התצוגה הסטנדרטית של המטריצה למספר רשימות או תוכנית כללית, שבה מקרים מריבועים שונים מודגשים בצבע. כך, למשל, גם משימות דחופות וגם משימות חשובות (ריבוע A) יכולות להיכתב בדיו אדומה, חשוב אך לא דחוף בירוק (סקטור B), משימות לא חשובות אך דחופות (ריבוע C) בכחול, ושחור - לא חשובות ולא- דחוף. יחד עם זאת, יש להעריך את מידת החשיבות של מקרה מסוים לא במוח, אלא על הנייר. כך מתגבשות משימות, והביצוע שלהן הופך להיות אמיתי יותר.
למה צריך להשתמש בשיטה זו?
עקרוןדווייט אייזנהאואר יכול לעזור לשנות את חייך במונחים של רציונליזציה של הזמן האישי שלך. שימוש בשיטה זו מאפשר לך להשקיע פחות זמן במשימות מיותרות ולהתמקד בדברים המבטיחים ביותר, כמו גם להקדיש מספיק זמן למנוחה נכונה, הימנעות ממה שנקרא בזבזני זמן: טלוויזיה, שיטוט חסר מטרה במרחבי הרשת, ו דומים.
אדם שמיישם את העקרונות של ניהול זמן בפעילויות היומיומיות שלו לא רק מצליח יותר מאחרים, לפי הסטטיסטיקה, אלא גם בריא יותר, מכיוון שהוא לא חווה לחץ מתמיד הקשור לגודש ולמועדים קבועים. קביעת סדרי עדיפויות (עקרון אייזנהאואר או כל עיקרון אחר) יעזור לייעל את פעילויות החיים שלך בכל התחומים.
