בעת הצגת תוצאות העבודה, חשוב מאוד להכין את פנייתכם לקהל, תוך התחשבות בדרישות הבסיסיות לתקשורת בעל פה. עיצוב הדוח מספק הצגה ברורה ותמציתית של מידע הנקלט בקלות על ידי הקהל. בהתאם לכך, חשוב להקפיד על הכללים להצגת הדו ח, שיעזרו להפוך את הנאום שלך למעניין.
המטרה העיקרית של הדובר היא בעצם:
- ליידע את המאזינים על משהו בפרק זמן קצר;
- הדגמת חומר חזותי (דיאגרמות, גרפים, תרשימים…);
- נסו להעביר מידע בדרכים הנגישות ביותר;
- כדי לגבש את המידע השימושי והחשוב ביותר מכל הכרך, הצג נתונים ועובדות כך שקל לזכור אותם.
בהתבסס על המטרה, הנושא, תחום הפעילות בו הוא מתפרסם, תלוי גם עיצוב הדוח. ניתן לכתוב הודעה בצורה חופשית וגם להתנהג באופן חופשי לדובר במהלך ההפגנה. לפעמים יש צורך לצייתאבני הבניין הנדרשות.
לדוגמה, עיצוב דוחות בתחום המדעי תמיד מובנה וזהה לעבודה המדעית שעליה מוצעת המצגת.
בואו נסתכל על המרכיבים העיקריים של הדו"ח. כדוגמה, ניקח את העיצוב של דו"ח המייצג עבודה מדעית. אלגוריתם פעולות דומה מתאים להכנת דוח בכל נושא.
- הטקסט חייב להתחיל בברכה. לדוגמה: "משתתפים יקרים, חברי הוועדה, אורחים (כאן יש לרשום את קבוצות האנשים העיקריות של הנוכחים, בהתאם לאופי האירוע)!".
- כדי להכיר לנוכחים כותרת ברורה של נושא הדוח. אתה יכול לעשות זאת: "תשומת לבך מוזמנת לדוח בנושא… תן לי להתחיל עם…" (אם זה נושא מדעי, אז אתה יכול להתחיל עם הרלוונטיות של הנושא המוצע, ואז להמשיך הלאה למטרה, למשימות ולאחר מכן לסקירה של התהליך והתוצאות).
- בהמשך, לאחר החלק המבוא, אתה יכול להתחיל לספר מחדש את התהליך העיקרי של מחקר מדעי (שיווקי וכו'). רצוי להדגיש את המעבר הזה במילים. לקהל יהיה קל יותר להתמצא, ויהיה לכם קל יותר לשמור על תשומת הלב שלו. ניתן לנסח זאת כך: "עכשיו הרשו לי לעבור לתוצאות העיקריות של המחקר. הרשו לי כעת להציג את שלבי המחקר שלנו ביתר פירוט."
- יהיה טוב מאוד לחלק את כל המידע לבלוקים. ניתן לעשות זאת על ידי הצעה לשקול את כל התהליך בשלבים נפרדים. לדוגמה: "מחקר בנושא… התקיים במספר שלבים. כעת נדבר עליהם בקצרה. אז, בשלב הראשון, פנינו ל… ".
חלק זה של הדו ח הוא האינפורמטיבי ביותר, ארוך יותר, אז אתה צריך לוודא שהעניין של הקהל לא ייעלם. חומרי מצגת שונים המכילים גרפים, דיאגרמות, איורים וכו' יעזרו לך בכך.
אבל צריך לזכור שכמות מוגזמת מהם עלולה לעייף עוד יותר את הקהל ולגרום לגירוי. לכן, כדאי לבחור את השקופיות החשובות וההכרחיות ביותר שמחזקות את הדיבור שלכם, ולהימנע מקליידוסקופ של כל מיני תמונות שאדם בקושי יספיק לראות, שלא לדבר על להבין אותן.
- כדאי לקחת בחשבון שצריך להבין בבירור איזה איור מלווה את הטקסט. הם חייבים להתאים ולהשלים זה את זה. בטקסט של הדו ח כולו, יש צורך מאוד לרשום הערות לגבי מה בדיוק השקף צריך להיות על המסך כאשר אתה מבטא מילים מסוימות.
- בסוף הדוח, יש צורך לסכם בקצרה את הדברים החשובים ביותר, כדי להגיע למסקנה הגיונית. אם לומר בקצרה. למה הגעת במסקנות שלך, לאילו נתיבי התפתחות אתה רואה הלאה.
- הקפד להביע תודה על תשומת הלב שלך, הצע לך לעבור לדיון.
לסיכום, אנו יכולים לומר זאת: "תודה (למישהו) על ההזדמנות לדבר, לנוכחים על תשומת הלב. אני מציע לעבור לדיון בתוצאות שהוצגו."
כפי שאתה יכול לראות, עיצוב הדוח צריך להיות מובנה ככל האפשר. זהיעזור לדובר עצמו לנווט בקלות במידע, לענות על שאלות, להיות מסוגל לחזור לטקסט שוב ושוב במקרה של נקודות דיון, כמו גם במהלך הדיון כולו.
