מהי "פגישה"? המילה עצמה מגיעה מה"מועצה" הפרוטו-סלבית, "veche". באותם זמנים קדומים, הנבחרים, בדרך כלל הנציגים החכמים והמנוסים ביותר של החברה, ארגנו את המפגש. מטרתו הייתה לדון בנושא או בעיה מסוימת ולקבל החלטות שהיו אמורות לפתור את הבעיה שנוצרה או להסדיר את הסדר הציבורי.
מילון ההסבר של V. D. Dmitriev חושף את משמעות המילה בעלת השם כדלקמן:
פגישה
פגישה n., s., בשימוש comp. לעתים קרובות
מורפולוגיה: (לא) מה? פגישות, למה? פגישה, (ראה) מה? מפגש, מה? פגישה על מה? על הפגישה; מה? פגישות, (לא) מה? פגישות, למה? פגישות, (ראה) מה? פגישות, מה? פגישות על מה? על פגישות
1. פגישה היא פגישה של כמה אנשים כדי לדון יחד בסוגיות מעשיות ועסקיות.
פגישה קצרה וחשובה. בוקר,פגישה דחופה. נקבעה ישיבה של ראשי מחלקות לשעה 10:00. מפגש של נציגי חוגי עסקים התקיים במוסקבה.
2. הפגישה הגבוהה בעיתונות נקראת פגישה עניינית ורשמית של ראשי מדינות.
3. בפרקטיקה השיפוטית, ישיבה נקראת שיחה סגורה של מושבעים או שופטים, שבה נקבעת צורת גזר הדין לנאשם.
בסוף הדיון, פרש בית המשפט כדי לדון.
פגישה - בזבוז זמן, או כלי יעיל לעבודה עם הצוות? מי מחליט מי, מתי ולאיזו מטרה ייקח חלק בפגישה? בואו ננסה לענות על שאלות אלו ואחרות.
מטרת האירוע
פגישות משרתות מספר מטרות:
- במהלכו יש החלפה והעברת מידע. הדוברים מספרים את הסיפור שלהם, מודיעים ומחנכים את שאר המשתתפים.
- במהלך הדיווח והדיון, כל המצבים או התהליכים מוערכים על ידי הנוכחים בפגישה. קריטריוני הערכה עוברים התאמה.
- עבור מנהיג, פגישה יכולה להחליף את כל הליכי ההערכה, שכן ניתן להשתמש בהתנהגותו של הכפוף ובתגובותיו כדי לשפוט את כשירותו ומעורבותו.
- התאמה מוסמכת של פעולות ואימוץ החלטות ואמצעים יעילים.
הבוס מחליט
מי ייקח חלק במפגש, תדירות ומשך הפגישות, וכן מהי מטרתן, מחליט הראש.
זה תלוי בשאלה או בבעיה שגרמה לצורךקיום פגישות. למשל, המנהל צריך החלטה קולגיאלית - אימוץ התקציב. הוא שולח מייל לכל העובדים שצריכים להשתתף בפגישה עם התוכן המשוער:
- נציגים (רשימת דיוור) ישתתפו בפגישה וכן צוות מפתח מארגון שותף אחר;
- topic - הקצאת תקציב לתקופה;
- place - חדר ישיבות גדול;
- תאריך ושעה - 2018-10-11, שבת, התחלה 13:00, סוף 13:50;
- רשימת סעיפי סדר היום, אחראים לנאום, מגבלת זמן לכל גיליון בקובץ המצורף.
סוגים וסוגי פגישות
פגישות הן כלי ניהול רב עוצמה. ביניהם נבדלים:
- פורמלי ולא רשמי;
- מבצעי, סופי, בעייתי;
- תעשייתי, שיפוטי וכן הלאה;
- לפי רמה: קומת חנות, הנהגה, ראשי מדינות וכדומה;
- פגישות סגורות ופתוחות;
- חינוכי, מידע, מסביר;
- לפי שיטת התקשורת: השתתפות ישירה בפגישה, בורר, ועידת וידאו וכדומה.
היעילות של הפגישה תלויה בארגון הפגישות. זה צריך לקחת בחשבון את מבנה המיזם, הפרטים הספציפיים של האינטראקציה עם העובדים, שיטות התקשורת, העסקת כל אחד מהמשתתפים, הצורך בפתרון בעיות והרלוונטיות שלהם.
מבצעי, סופי ובעייתי
עבודת צוות מוצלחת פירושה קבועאינטראקציה של כל הקישורים עם קבלת משוב. לשם כך, ככלל, מתקיימות פגישות מבצעיות בתחילת יום העבודה. "אנסים", "חמש דקות", "פגישות רחפנים", "לטוצ'קי" - כך הם נקראים בינם לבין עצמם.
בסדנה ישתתפו עובדים שמתמנים על ידי הממונה הישיר. רשימת הנושאים הנדונים היא סטנדרטית: תוצאות היום האחרון, הגדרת יעדים להיום וכדומה. פגישות כאלה הן לזמן קצר. הם מתקיימים באופן קבוע, ועליהם כל המשתתפים מקבלים הודעה מראש.
ישיבות סיום מתכנסות כדי לדון בכמות גדולה של עבודה. זה יכול להיות:
- תקופת זמן: עונה, רבעון, שלטון וכן הלאה;
- השלמת התוכנית, הפרויקט, המשימה.
נעשות הכנות מדוקדקות לפגישות כאלה. לקחת חלק במפגש בנושא הסופי מוזמן מראש. המשתתפים ממונים על ידי המנהיג. הוא גם מפרט את רשימת החומרים הדרושים ליישום מוצלח. הזמן מוסדר הן עבור כל הופעה, והן באופן כללי. הפגישה מוקלטת. כל המשתתפים חייבים להכיר את תוכן הפרוטוקול.
פגישות בעייתיות מאורגנות לפי הצורך, ככלל, מדובר בנסיבות כוח עליון, מצבים לא מתוכננים. האחראי על פתרון הבעיה מזמין אתכם להשתתף במפגש בנושא שעלה. המשתתפים ממונים על ידי המנהיג. העיתוי לא נקבע. כתוצאה מהפגישה נעשה פתרון לבעיה, מתבצע ניתוח של הגורמים להתרחשות,נוצרת רשימה של אמצעי מניעה. נדרש רישום.
הזמנה
"נא לקחת חלק במפגש בנושא…" - כך נוהגים לקרוא את נוסח מכתב ההזמנה. לאחר מכן, עליך לציין את הנושא הראשי, התאריך, המקום, שעת ההתחלה והסיום של הפגישה. לאחר מכן רשום את הנושאים שיעלו במהלך הפגישה. וסמן את האחראים לכל פריט. לא יהיה מיותר לציין את מגבלת זמן הדיבור בכל אחת מהשאלות. השאלות מסודרות לפי סדר חשיבות הפתרון.
טעויות פגישה אפשריות
כל מי שלוקח חלק במפגש אחראי להתנהלותו המוצלחת והיעילה. אנו מפרטים את הטעויות האופייניות של השתתפות, ארגון והתנהלות:
- היעדרות, אי התאמה, אי דיוק בניסוח מטרת הפגישה;
- הכנה לא מספקת;
- היעדרות או התעלמות מתקנות;
- פורמליזציה, אין צורך בפגישה;
- הודעה לא בזמן, אין מספיק זמן להתכונן.
להפחית את היעילות של פגישות ואיחורים נפוצים.
שיטות יישום
לכל קהילה יש:
- הנושא הוא מטרתו, הנושאים והבעיות שנידונו.
- היעד הוא מי שישתתפו בפגישה, אנשים.
בחירת שיטת הניצוח תלויה מהו הנושא והאובייקט. אנו מציגים את העיקריים שבהם:
- report;
- החלפהמידע או דעות;
- סיעור מוחות;
- דיון.
